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Noviembre 1 / 2018

Circular informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre cronograma cierre fiscal 2018

Número del documento: 5-22.1/007
Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Comunidad universitaria


FECHA:      POPAYÁN, 01 DE NOVIEMBRE DE 2018
 
DE:             VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
 
PARA:        TODAS LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
 
ASUNTO:   CRONOGRAMA CIERRE FISCAL 2018.

Con motivo del cierre de la vigencia del año 2018, y teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad, agradezco a la comunidad universitaria, dar cumplimiento a la programación de entrega de documentos, prevista en la presente circular:

I. Generalidades

 
1.- Se recuerda que está prohibido adquirir compromisos sin la previa autorización del Ordenador del gasto y sin el registro de disponibilidad presupuestal suscrito por la División de Gestión Financiera, según lo establece el Acuerdo 051 de 2007 en sus artículos 26, 27 y 28. En consecuencia, tendrá responsabilidad disciplinaria y fiscal el funcionario que los adquiera.
 
2.- Este calendario aplica para todos las Unidades Administrativas, debido a que los cierres presupuestales, contables y financieros arrojan un solo consolidado para la Universidad del Cauca, a partir del cual se presentan informes, estados financieros y reportes ante las entidades de Control. Los funcionarios que no atiendan la presente disposición, en materia de plazos y procedimientos serán responsables por los compromisos y erogaciones que se deriven de dicho incumplimiento.
 
3.- El funcionario que no entregue los documentos para los trámites respectivos dentro de este cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable del pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el Estatuto Financiero y Presupuestal y el Estatuto de Contratación de la Universidad.
 
4.- Toda orden de pago que esté en proceso y que no se ajuste a las fechas indicadas en esta circular, deberá centralizarse en la Vicerrectoría Administrativa
 
II. Cronograma

El siguiente es el cronograma a cumplir por el cierre fiscal de 2018:
 

ACTIVIDAD

Fecha límite para trámite

Solicitud de disponibilidad presupuestal para adquisición de bienes y servicios.

Noviembre 09 de 2018

Expedición de Registros de Disponibilidad Presupuestal.

Noviembre 23 de 2018

Reconocimiento puntos académicos a docentes.

Noviembre 26 de 2018

Envió Resolución de reconocimiento de puntos académicos a la División de Gestión del Talento Humano.

Noviembre 30 de 2018

Solicitudes de avance por cualquier concepto.

Diciembre 05 de 2018

Reconocimiento de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios.

Diciembre 05 de 2018

Elaboración de órdenes de compra y contratos de obra.

Diciembre 07 de 2018

Recepción de facturas para trámite de pago.

Diciembre 07 de 2018

Recepción de bienes adquiridos por parte del Área de adquisiciones e Inventarios.

Diciembre 07 de 2018

Entrega de bienes a las Dependencias universitarias por el Área de adquisiciones e Inventarios.

Diciembre 10 de 2018

Recepción de certificaciones de pago y liquidación de órdenes de prestación de servicios y/contratos, órdenes de compra y contratos por adquisición de bienes en la División de Gestión Financiera

 
Diciembre 14 de 2018

Recepción de Certificados para pago de Monitorias en Vicerrectoria Administrativa.

Diciembre 14 de 2018

Anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal no tramitados o no utilizados ante Vicerrectoria Administrativa.

Diciembre 14 de 2018

Entrega de bienes a las dependencias universitarias por parte del área de adquisiciones e inventarios.

Diciembre 10 de 2018

Solicitudes de pago de Servicios Públicos de noviembre y diciembre.

Diciembre 12 de 2018

Entrega por parte de la División de Servicios Administrativos – Adquisiciones e Inventarios a la División de Gestión Financiera de Notas de Alta con recibo a satisfacción.

 
Diciembre 17 de 2018

Remisión de nómina y aportes del mes de diciembre de 2018 a la División de Gestión Financiera.

Diciembre 17 de 2018

Remisión descuentos nomina mes de diciembre de 2018 a la División de Gestión Financiera.

Diciembre 20 de 2018

 

 
CIELO PÉREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa

 
 
 
 
 
 

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