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Circulares
Junio 17 / 2016
Circular normativa sobre programación de transferencias primarias
Emitido por: Secretaría GeneralDirigido a: Comunidad universitaria
PARA: Vicerrectorías, facultades, centros y dependencias de la Universidad del Cauca.
DE: Secretaría General, área de Gestión Documental.
ASUNTO: Programación transferencias primarias.
FECHA: 17 de junio de 2016.
La Secretaría General y el Área de Gestión Documental presentan el cronograma de trasferencias primarias para la Institución, recordando que el Archivo Central se encuentra en la nueva sede ubicado en la carrera 9 Nº 8-51 en el barrio San Camilo.
Siguiendo los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN), la transferencia primaria es el “traslado de la documentación que deja de tener utilidad inmediata”. En sentido directo se refiere a la disminución de la frecuencia de consulta volviéndose semiactivos, sin embargo, sigue conservando los valores primarios (administrativo, legal, jurídico, contable y fiscal) por lo tanto, pueden ser consultados en cualquier momento. Por este motivo la transferencia primaria se realizará por medio del instrumento o formato único de inventario documental (FUID), donde se realiza la descripción de la cantidad de expedientes a transferir al Archivo Central. El formato se denomina PA-GA-2.1.1-FOR-5 Transferencias primarias y secundarias de archivo.
1. Beneficios de las transferencias primarias:
1.1 Recepcionar el archivo de gestión por medio de la transferencia primaria de cada una de las unidades academico administrativas con el ánimo de descongestionar las oficinas, solucionando así la acumulación de los documentos y salvaguardar el acervo documental.
1.2 Garantizar el acceso oportuno a la información.
1.3 Facilitar y garantizar el control efectivo y ordenado de los documentos
2. Requisitos y lineamientos. Las transferencias documentales se realizarán de acuerdo con el cronograma establecido, cumpliendo los siguientes requisitos:
2.1 El jefe de la dependencia y el responsable del archivo en cada unidad academico administrativa deben remitir al Archivo Central los documentos que han cumplido su ciclo de retención en el Archivo de Gestión. Los diferentes tipos documentales deben encontrarse seleccionados y clasificados de acuerdo con las series y subserie que le corresponde, según lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
2.2 El personal encargado del archivo de gestión, debe retirar el material metálico o corrosivo como: clips, ganchos de cosedora, entre otros, procurando no ocasionar deterioro de tipo físico a los documentos.
2.3 La depuración de los documentos es una actividad que debe ser supervisada por el jefe de la unidad academico administrativa; quien autoriza dicho procedimiento. Se deben excluir documentos en borrador, catálogos, boletines, instructivos, periódicos, revistas, formatos en blanco, hojas en blanco, copias, carteles, invitaciones y otros asuntos que no pertenezcan a la serie documental y no hagan parte de la evidencias de un proceso.
2.4 Cada uno de los legajos y expedientes a trasferir deben contener el índice o inventario individual (sin excepción alguna).
2.5 Los documentos deben estar ordenados cronológicamente, respetando el principio de orden original.
2.6 Los documentos anteriormente ordenados deben ser foliados utilizando lápiz de mina negra, se inicia a partir de uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
2.7 Las unidades de conservación de los documentos a transferir deben ser legajos de dos alas, los cuales deben estar identificados con sus respectivos rótulos y no sobrepasar los 200 folios, garantizando la adecuada protección de los documentos.
2.8 Los Decanos y Secretarias (o) Generales deben verificar que se realice la transferencia primaria del archivo de gestión de la Decanatura, Secretarías Generales, Departamentos y de cada una de las Coordinaciones de los programas académicos.
2.9 Las unidades de conservación (legajos y cajas de archivo) deben estar debidamente identificados con el rótulo institucional y en el momento de ubicar los legajos en la caja de archivo se debe conservar el orden estricto del formato único de inventario documental (FUID), que debe estar alineado con la TRD, ver imagen:
2.10 Es responsabilidad del jefe de la oficina y de los decanos avalar con su firma la transferencia que realizará el responsable del archivo de gestión y constatar que sea entregado el acervo documental en el nuevo edificio del Archivo Central en la fecha estipulada en el cronograma.
3. En concordancia con lo dispuesto en el Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, los funcionarios públicos responsables de la administración y custodia del archivo de gestión de las dependencias académicas y administrativas, deberán allegar de carácter obligatorio copia digital de los documentos electrónicos a su cargo y las copia de seguridad de los equipos de cómputo de la dependencia académico administrativa, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.
4. El calendario de transferencia vigencia 2016, es el siguiente:
|
Códigos |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
2. |
Rectoría |
25 de julio de 2016 |
|
2.1 |
Secretaría General |
25 de julio de 2016 |
|
2.1.1 |
Área de Gestión Documental |
25 de julio de 2016 |
|
2.2 |
Centro de Gestión de la Calidad |
25 de julio de 2016 |
|
2.3 |
Centro de Gestión de las Comunicaciones |
25 de julio de 2016 |
|
2.4 |
Oficina de Planeación y de Desarrollo Institucional |
25 de julio de 2016 |
|
2.5 |
Oficina Jurídica |
25 de julio de 2016 |
|
2.6 |
Oficina de Control Interno |
25 de julio de 2016 |
|
2.7 |
Oficina de Relaciones Interinstitucionales e Internacionales |
25 de julio de 2016 |
|
10 |
Unidad de Salud |
26 de julio de 2016 |
|
4 |
Vicerrectoría Académica |
27 de julio de 2016 |
|
4.1 |
Centro de Regionalización Abierto y a Distancia (CREAD) |
27 de julio de 2016 |
|
4.1.1 |
Centro de Educación Continua Santander de Quilichao (Satélite) |
27 de julio de 2016 |
|
4.2 |
División de Admisiones Registro y Control Académico (DARCA) |
27 de julio de 2016 |
|
4.3 |
División de Gestión de Medios y Recursos Bibliográficos |
27 de julio de 2016 |
|
4.4 |
División de Posgrados |
27 de julio de 2016 |
|
4.6 |
Centro de Formación en Idiomas |
27 de julio de 2016 |
|
5 |
Vicerrectoría Administrativa |
27 de julio de 2016 |
|
5.1 |
División de Gestión del Talento Humano |
27 de julio de 2016 |
|
5.1.4 |
Área de Salud Ocupacional |
27 de julio de 2016 |
|
5.2 |
División de Gestión Financiera |
27 de julio de 2016 |
|
5.3 |
División de Tecnologías y de la Información y las Comunicaciones |
27 de julio de 2016 |
|
5.4 |
División Administrativa y de Servicios |
27 de julio de 2016 |
|
5.4.1 |
Área de Mantenimiento |
27 de julio de 2016 |
|
5.4.2 |
Área de Planta Física |
27 de julio de 2016 |
|
5.4.3 |
Área de Mercadeo y Producción. |
27 de julio de 2016 |
|
5.4.4 |
Área de Seguridad, Control y Movilidad |
27 de julio de 2016 |
|
5.4.5 |
Área de Adquisiciones e Inventarios |
27 de julio de 2016 |
|
5.5 |
Área de Contratación |
27 de julio de 2016 |
|
6.1 |
Vicerrectoría de Investigaciones (Archivo Satélite) |
28 de julio de 2016 |
|
6.2 |
La División de Gestión de la Investigación |
28 de julio de 2016 |
|
6.3 |
La División de Innovación, Emprendimiento y Articulación con el Entorno |
28 de julio de 2016 |
|
6.4 |
Área de Desarrollo Editorial |
28 de julio de 2016 |
|
7. |
Vicerrectoría de Cultura y Bienestar |
29 de julio de 2016 |
|
7.1 |
División de Comunicaciones |
29 de julio de 2016 |
|
7.2 |
División de Patrimonio Cultural |
29 de julio de 2016 |
|
Códigos |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
7.3 |
División de Salud Integral |
29 de julio de 2016 |
|
7.4 |
División de Recreación y Deporte |
29 de julio de 2016 |
|
8.1 |
Facultad de Derecho |
|
|
8.1.1 |
Consejo de Facultad |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.2 |
Decanatura |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.3 |
Secretaría General |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.5 |
Departamento de Derecho Privado |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.6 |
Departamento de Derecho Público |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.7 |
Departamento de Derecho Penal |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.8 |
Departamento de Derecho Laboral |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.9 |
Departamento de Derecho Procesal |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.10 |
Departamento de Estudios Filosóficos y Sociales |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.11 |
Departamento de Ciencias Políticas |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.12 |
Departamento de Comunicación Social |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.13 |
Centro de Consultoría Jurídica |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.14 |
Centro de Conciliación |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.15 |
Centro de Investigaciones Socio-Jurídicas |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.16 |
Coordinación Programa de Derecho |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.17 |
Coordinación Programa Ciencia Política |
29 de julio de 2016 |
|
8.1.18 |
Coordinación Programa de Comunicación Social |
29 de julio de 2016 |
|
8.2 |
Facultad de Ciencias de la Salud |
|
|
8.2.1 |
Consejo de Facultad |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.2 |
Decanatura |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.3 |
Secretaría General |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.5 |
Departamento de Morfología |
29 de julio de 2016 |
|
8.2 |
Facultad de Ciencias de la Salud |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.6 |
Departamento de Ciencias Fisiológicas |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.7 |
Departamento de Patología |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.8 |
Departamento de Medicina Interna |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.9 |
Departamento de Ciencias Quirúrgicas |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.10 |
Departamento de Pediatría |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.11 |
Departamento de Ginecología y Obstetricia |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.12 |
Departamento de Medicina Social y Salud Familiar |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.13 |
Departamento de Enfermería |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.14 |
Departamento de Anestesiología |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.15 |
Departamento de Fonoaudiología |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.16 |
Departamento de Fisioterapia |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.18 |
Centro Universitario en Salud “Alfonso López” |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.19 |
Coordinación Programa de Medicina |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.20 |
Coordinación Programa Enfermería |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.21 |
Coordinación Programa Fonoaudiología |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.22 |
Coordinación Programa Fisioterapia |
29 de julio de 2016 |
|
8.2.23 |
Laboratorio Clínico Unificado |
29 de julio de 2016 |
|
8.3 |
Facultad de Ingeniería Civil |
|
|
Códigos |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
8.3.1 |
Consejo de Facultad |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.2 |
Decanatura |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.3 |
Secretaría General |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.5 |
Departamento de Ciencias Básicas e Ingeniería Civil |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.6 |
Departamento de Geotecnia |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.7 |
Departamento de Construcción |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.8 |
Departamento de Vías y Transporte |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.9 |
Departamento de Hidráulica |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.10 |
Departamento de Estructuras |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.11 |
Departamento de Ingeniería Ambiental y Sanitaria |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.12 |
Escuela Tecnológica en Ingeniería Civil |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.13 |
Coordinación Programa de Ingeniería Civil |
1 de agosto de 2016 |
|
8.3.14 |
Coordinación Ingeniería Ambiental |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4 |
Facultad de Ingeniería Electrónica y Telecomunicaciones |
|
|
8.4.1 |
Consejo de Facultad |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.2 |
Decanatura |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.3 |
Secretaría General |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.5 |
Departamento de Telemática |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.6 |
Departamento de Electrónica, Instrumentación y Control |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.7 |
Departamento de Telecomunicaciones |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.8 |
Departamento de Sistemas |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.9 |
Coordinación Programa Ingeniería Automática Industrial |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.10 |
Coordinación Programa Ingeniería de sistemas |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.11 |
Coordinación Programa Ingeniería Electrónica |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.12 |
Coordinación Tecnología en Telemática |
1 de agosto de 2016 |
|
8.4.13 |
Coordinación del programa de Maestría en Electrónica y Telecomunicaciones |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5 |
Facultad de Ciencias Naturales, Exactas y de la Educación |
|
|
8.5.1 |
Consejo de Facultad |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.2 |
Decanatura |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.3 |
Secretaría General |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.5 |
Departamento de Biología |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.6 |
Departamento de Física |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.7 |
Departamento de Matemáticas |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.8 |
Departamento de Química |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.9 |
Departamento de Educación y Pedagogía |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.10 |
Departamento de Educación Física, Recreación y Deporte |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.11 |
Coordinación Programa de Química |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.12 |
Coordinación Programa de Ingeniería Física |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.13 |
Coordinación Programa de Biología |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.14 |
Coordinación Programa Educación Física |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.15 |
Coordinación Programa de Matemáticas |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.16 |
Coordinación Programa de Licenciatura en Matemáticas |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.17 |
Coordinación Especialización en entrenamiento deportivo |
1 de agosto de 2016 |
|
8.5.18 |
Coordinación Programa de Pedagogía |
1 de agosto de 2016 |
|
Códigos |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
8.6 |
Facultad de Artes |
|
|
8.6.1 |
Consejo de Facultad |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.2 |
Decanatura |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.3 |
Secretaría General |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.5 |
Departamento de Música |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.6 |
Departamento de Diseño |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.7 |
Departamento de Artes Plásticas |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.8 |
Conservatorio |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.9 |
Centro de Altos Estudios Musicales |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.10 |
Coordinación Diseño Grafico |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.11 |
Coordinación Programa de Artes |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.12 |
Coordinación Programa Música Instrumental |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.13 |
Coordinación Programa Licenciatura en Música |
2 de agosto de 2016 |
|
8.6.14 |
Coordinación Programa Dirección de Banda |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7 |
Facultad de Ciencias Humanas y Sociales |
|
|
8.7.1 |
Consejo de Facultad |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.2 |
Decanatura |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.3 |
Secretaría General |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.5 |
Departamento de Español y Literatura |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.6 |
Departamento de Lingüística |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.7 |
Departamento de Lenguas |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.8 |
Departamento de Antropología |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.9 |
Departamento de Filosofía |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.10 |
Departamento de Geografía |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.11 |
Departamento de Historia |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.12 |
Departamento de Estudios Interculturales |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.13 |
Centro de Estudios Históricos "José María Arboleda Llorente" |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.14 |
Coordinación Programa de Lenguas Modernas |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.15 |
Coordinación Programa de Español y Literatura |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.16 |
Coordinación Programa de Geografía |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.17 |
Coordinación Programa de Antropología |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.18 |
Coordinación Programa de Licenciatura en Etnoeducación |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.19 |
Coordinación Programa de Historia |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.20 |
Coordinación Programa de Filosofía |
2 de agosto de 2016 |
|
8.7.21 |
Coordinación Componente de Formación Integral, Social y Humana |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8 |
Facultad de Ciencias Contables Económicas y Administrativas |
|
|
8.8.1 |
Consejo de Facultad Decanatura |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.2 |
Decanatura |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.3 |
Secretaría General |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.5 |
Departamento de Ciencias Contables |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.6 |
Departamento de Ciencias Administrativas |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.7 |
Departamento de Ciencias Económicas |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.8 |
Centro de Estudios Contables, Económicos y Administrativos |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.10 |
Escuela de Ciencias Contables, Económicas y Administrativas |
2 de agosto de 2016 |
|
Códigos |
Dependencia |
Fecha de Transferencia |
|
8.8.11 |
Coordinación Contaduría |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.12 |
Coordinación Administración |
2 de agosto de 2016 |
|
8.8.13 |
Coordinación Turismo Coordinación de Economía |
2 de agosto de 2016 |
|
8.9 |
Facultad de Ciencias Agropecuarias (Archivo Satélite) |
|
|
8.9.1 |
Consejo de Facultad |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.2 |
Decanatura |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.3 |
Secretaría General |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.5 |
Departamento de Ciencias Agropecuarias |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.6 |
Departamento de Agroindustria |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.7 |
Coordinación Programa Ingeniería Forestal |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.8 |
Coordinación Programa Ingeniería Agroindustrial |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.9 |
Coordinación Programa Tecnología en Agroindustria |
3 de agosto de 2016 |
|
8.9.10 |
Coordinación Programa en Ingeniería Agropecuaria |
3 de agosto de 2016 |
Nota: Las dependencias Universitarias que administran archivos satelitales contaran con la presencia de un funcionario del Área de Gestión Documental para evidenciar la efectividad de la Trasferencia Documental.
5. Si las transferencias presentan inconsistencias, éstas se devolverán a la unidad academico administrativa correspondiente, para que se realicen los ajustes a las mismas.
El Área de Gestión Documental está presta a resolver las inquietudes que se presenten al respecto.
LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHÍ
Área de Gestión Documental
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS
Secretaria General
Nota: contenido publicado en www.unicauca.edu.co el 22 de junio de 2016.
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