Acuerdos

Septiembre 24 / 2013

Acuerdo Superior Nº 057 de 2013, sobre reglamentación del Centro de Conciliación

Por el cual se reglamenta el Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca, sus políticas, parámetros, misión, visión, objetivos y metas, código de ética de los conciliadores, requisitos, faltas, y sanciones, de acuerdo con la normatividad vigente.

EL HONORABLE CONSEJO SUPERIOR DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial de las establecidas en el artículo 69 de La Carta Política, la ley 30 de 1993 y demás normas que rigen la actividad educativa universitaria, y
 

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 11 de la Ley 640 de 2001, los Consultorios Jurídicos de las facultades de derecho deben organizar su propio Centro de Conciliación.

Que de conformidad con la Constitución Política de Colombia, toda persona tiene derecho a acceder a la administración de justicia.

Que el reglamento que actualmente rige al Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca, debe cumplir los requerimientos exigidos por la Ley 640 de 2001 y lo dispuesto por la Resolución No. 1342 de 2004.

Que es necesario adecuar el funcionamiento del Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca a las directrices de la Circular No. 10-69-DAJ-0310 de 2 de junio de 2010 del Ministerio de Justicia y del Derecho (en su momento Ministerio del Interior y de Justicia), para facilitar las labores de Inspección, Control y Vigilancia electrónica, como Centro vigilado por esta Cartera Ministerial.

Que es conveniente consagrar en forma sencilla y de fácil comprensión las reglas básicas de la Conciliación ante el Centro.

Que se hace necesario reformar el Reglamento del Centro de Conciliación Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca, con el objeto de optimizar su funcionamiento, la designación de su personal, de los conciliadores, asesores y demás para prestar un mejor servicio y adecuarse a las nuevas exigencias legales.

Que es necesario definir las reglas que orienten y faciliten el control de los trámites conciliatorios que se realicen ante el Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho la Universidad del Cauca.

Que el Ministerio de Justicia y del Derecho requiere que el Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca adopte los Requisitos Generales del Servicio para Centros de Conciliación y/o Arbitraje consignados en la Norma Técnica de Calidad Icontec NTC 5906.

En mérito de lo expuesto,

A C U E R D A:

CAPÍTULO I
DEFINICIÓN, PRINCIPIOS, VISIÓN, MISIÓN, OBJETIVOS Y METAS

ARTÍCULO 1: - DEFINICIÓN. El Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” es una dependencia promovida por la Universidad del Cauca, adscrita y perteneciente a la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y Sociales de la Alma Máter, de conformidad con la Ley 640 de 2001 y creado por disposición del artículo 68 de la ley 23 de 1991 para el cumplimiento de los fines sociales en la aplicación de los Mecanismos Alternativos de Resolución de conflictos y concretamente la Conciliación.

ARTÍCULO 2: - PRINCIPIOS. El Centro de Conciliación, sus conciliadores, los funcionarios y el desarrollo de las Audiencias de Conciliación, se regirán por los principios del debido proceso, oralidad, celeridad, contradicción y economía procesal, además de los siguientes:

1. Igualdad. Garantizar que los funcionarios adscritos al Centro de Conciliación no presenten ninguna discriminación con respecto a las partes en disputa, en concordancia con la política efectiva de accesibilidad al servicio de la Conciliación como mecanismo alternativo de conflictos, de manera que se materialice una igualdad de oportunidades entre los usuarios del servicio.

2. Dignidad Humana. El respeto hacia las personas, creencias, valores y diferencias, será gestión encomendada a cada uno de los miembros del Centro de Conciliación, fomentando de esta forma la confianza y la participación activa de la comunidad en las actividades del Centro.

3. Legalidad. El Centro de Conciliación y cada uno de sus miembros en el ejercicio de sus funciones, velarán para propender el respeto y cumplimiento de cada una de los derechos y principios consagrados en la Constitución, la Ley y demás normas en orden de Conciliación.

4. Eficiencia. El Centro de Conciliación cumplirá los objetivos, metas y fines propuestos, mediante el óptimo empleo de los recursos económicos y humanos de los cuales dispone, para que el servicio público prestado tenga mayor proyección social.

5. Calidad. El Centro de Conciliación cumplirá con la prestación de los servicios que legal e institucionalmente ofrece a la comunidad en materia de Conciliación, colmando las expectativas de los usuarios y de la sociedad en general.

6. Eficacia. El Centro de Conciliación velará porque la conciliación a la que lleguen las partes, sea un acuerdo que garantice la solución pacífica y efectiva de los conflictos ciudadanos, es decir la actividad del Centro de Conciliación debe ir encaminada a lograr el efecto que se desea o se espera, por su naturaleza.

7. Transparencia. Cada uno de los trámites realizados serán informados de manera precisa a las partes, además de la responsabilidad frente a las obligaciones que se asuman, la naturaleza del acuerdo al que se llegue y demás interrogantes que le formulen los usuarios con respecto al Reglamento Interno y Código de Ética del Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga”, actividad realizada, de manera que cada uno de los asuntos sea realizado con la mayor claridad posible.

8. Responsabilidad Social. El Centro de Conciliación en cada una de sus actividades, velará por el compromiso social que implica el acceso al servicio dentro de los parámetros propuestos, así se valorará positivamente el impacto que el Centro de Conciliación aporta como ente eficaz a la comunidad. La responsabilidad social adquirida por el Centro de Conciliación es un compromiso con la sociedad de manera que aporte significativamente a la armonía social del país.

9. Prevención: El Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca tendrá en cuenta para efectos de cumplir con la actividad propuesta, que la Conciliación es un mecanismo de resolución alternativo de los conflictos, razón por la cual deberá impulsar la aplicación de su Reglamento Interno y Código de Ética enfocado hacia esta figura alternativa como un mecanismo trascendental para el logro de la armonía social.

10. Promoción: El Centro de Conciliación estará comprometido con la divulgación permanente del servicio que presta, a través de programas institucionales, y de esta manera promoverá la utilización de la conciliación como mecanismo de solución de los conflictos en los casos que lo requieran.
11. Gratuidad: el Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca, permitirá el acceso gratuito a la conciliación, a toda la ciudadanía de escasos recursos, con el fin de garantizar que la misma esté al alcance de todos.

12. Personal calificado en conciliación: el Centro de Conciliación tendrá la modalidad de utilizar en su estructura a estudiantes conciliadores, judicantes y docentes asesores, comprometidos con el Centro de Conciliación, inscritos en el mismo quienes además de cumplir con las tareas de conciliadores, deberán velar por el correcto funcionamiento de cada una de las tareas a su cargo. Además, contará con el apoyo en asesoría al usuario del Centro, de estudiantes del Consultorio Jurídico de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y Sociales, con formación en métodos alternativos de resolución de conflictos.

13. Coordinación interdisciplinaria: Mediante la utilización de personal calificado en otras áreas sociales, como la psicología, trabajo social prestado por estudiantes de práctica convenio con universidades que ofrezcan estos programas, se podrá garantizar la presencia en el Centro de Conciliación y en las audiencias en particular, de diferentes profesionales que velen por el buen trato entre los implicados en ellas, de manera que los acuerdos estén vigilados y supervisados desde distintas áreas del conocimiento, a modo de garantizar la utilización eficiente de los recursos disponibles.

14. Accesibilidad al servicio: El Centro de Conciliación proporcionará su servicio a los residentes de la ciudad de Popayán, específicamente a los pertenecientes a estratos más vulnerables de manera que el servicio no sea discriminado entre los ciudadanos menos favorecidos económicamente, promulgando la convivencia ciudadana.

ARTÍCULO 3: - VISIÓN. El Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca será una dependencia de la Universidad del Cauca, que se proyectará socialmente en la comarca, como el mejor centro reconocido en conciliación, brindando un espacio de diálogo mediante el cual se podrán resolver conflictos personales, jurídicos y sociales; que afecten a personas, organizaciones y comunidades; todo dentro del marco legal vigente, con la utilización de los Mecanismos Alternativos de Resolución de Conflictos y en especial la Conciliación, para construir y estructurar una nueva cultura de solución de diferencias.

ARTÍCULO 4: - MISIÓN. El Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga”, como dependencia de la Universidad del Cauca, es un espacio para diálogo amable entre personas o partes que se han involucrado en un conflicto o diferencia y que expresan su querer de solucionarlas de manera directa, mediante acuerdos perdurables y cumplibles en el tiempo, con la ayuda de un estudiante conciliador, Judicante o docente asesor.

ARTÍCULO 5: OBJETIVOS.- Contribuir a la solución de las diferencias individuales y colectivas, mediante la institucionalización de Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos en especial la Conciliación.

Promover en particular el desarrollo y utilización de la conciliación en derecho, como una herramienta idónea y necesaria para resolución de controversias entre las personas que así lo soliciten y en todas las sedes que para el efecto sean creadas y en las materias que autorice la constitución y la ley.

PARÁGRAFO 1: GRATUIDAD. Por la vocación social del Centro de Conciliación y del Consultorio Jurídico, los trámites de la Conciliación, la asesoría jurídica, la expedición de copias de actas y constancias y en general todas las actividades de cualquier índole que se lleven a cabo ante el centro serán de carácter gratuito y según lo preceptuado, dirigiéndose su actividad esencialmente a personas de escasos recursos y población vulnerable en general.
PARÁGRAFO 2: ATENCIÓN AL PÚBLICO. El Centro de Conciliador prestará sus servicios a la comunidad continuamente en el periodo académico de los estudiantes de Consultorio Jurídico que será señalado en cada semestre y publicado en lugar visible de la Secretaría.

CAPÍTULO II
DEL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS SERVICIOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN

ARTÍCULO 6: INDICADORES DE GESTIÓN.- Son indicadores de gestión del Centro de Conciliación Miguel Ángel Zúñiga los siguientes:

1. Realización de audiencias de conciliación: este indicador se obtiene al evaluar el número de audiencias programadas, entre el número de audiencias de conciliación efectivamente realizadas.

2. Seguimiento de acuerdos: Este indicador se obtiene de la evaluación entre el número de acuerdos celebrados en el Centro de Conciliación y el número de acuerdos a los cuales se les hace seguimiento.

PARÁGRAFO: La evaluación de cumplimiento de los indicadores de gestión incorporados en el artículo 6º del presente acuerdo, así como el procedimiento para la misma se coordinarán entre el Director del Centro de Conciliación y la Oficina de Planeación de la Universidad del Cauca, o quien haga sus veces.

ARTÍCULO 7: GRADOS DE SATISFACCIÓN.- De manera periódica, en un número no inferior a dos veces por año, se realizará encuestas a los usuarios sobre el grado de satisfacción por los servicios prestados por parte del Centro de Conciliación.

Para tal fin, en atención a la recomendación de la Norma NTC 5906, se utilizará el sistema de encuesta, para lo cual el Director del Centro de Conciliación, con apoyo del Secretario Jurídico Conciliador, determinarán estadísticamente la muestra de población a la cual se aplicará el formato que se diseñe para tal fin con la Oficina de Planeación de la Universidad del Cauca, o quien haga sus veces.

ARTÍCULO 8: MEJORAMIENTO CONTÍNUO.- Los resultados de las encuestas se evaluarán por el Director del Centro de Conciliación y los funcionarios administrativos del mismo, con el fin de tomar las decisiones ejecutivas necesarias para mejorar las actuaciones o procesos administrativos que generen insatisfacción en los usuarios del servicio.

CAPÍTULO III
DE LAS FUNCIONES DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN

ARTÍCULO 9: FUNCIONES.- El Centro de conciliación cumplirá las siguientes funciones.

1. Administrar los procesos que se le confíen.
2. Atender las consultas, conceptos y peritazgos solicitados por particulares o el Estado.
3. Integrar las listas de Conciliadores.
4. Llevar un Archivo – Banco de Datos de Solicitudes, Actas de Conciliación, Constancias de fracaso por no acuerdo o inasistencia, que permitan su consulta y la expedición de copias y certificaciones en los casos autorizados por la ley.
5. Propender por la divulgación, utilización, capacitación, agilización y mejora de la Conciliación y demás mecanismos alternativos para la solución de conflictos (MASC).
6. Llevar Archivos Estadísticos y Libros Radicadores que permitan conocer cualitativamente y cuantitativamente los desarrollos y actividades del Centro.
7. Mantener actualizada la base de datos del Centro de Conciliación en el Sistema Electrónico de Control, Inspección y Vigilancia del SECIV – Ministerio de Justicia y del Derecho.
8. Desarrollar programas de cooperación y de intercambio académico respecto de negociación y de resolución alternativa de conflictos entre particulares nacionales y extranjeros tomando en cuenta los principios de reciprocidad, equidad y justicia a nivel internacional.
9. Celebrar y fomentar acuerdos con organismos nacionales y extranjeros interesados en la resolución alternativa de conflictos.
10. Desarrollar programas de capacitación continuada en mecanismos alternativos de solución de conflictos y acreditación de conciliadores, prestando además en este campo la colaboración que sea necesaria a otros Centros de Conciliación.
11. Las demás que la ley autorice y ordene.

CAPÍTULO IV
DE LA ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA DEL CENTRO

ARTÍCULO 10: ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA.- El Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca, contará con el siguiente personal administrativo:

1. Director
2. Asesor en Conciliación
3. Secretario Administrativo
4. Monitores judicantes
5. Estudiantes Conciliadores

DIRECTOR. El Director del Centro de Conciliación será designado por el Representante Legal de la Universidad del Cauca o quien haga sus veces, tomado de la terna que le envíe el Decano de la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y Sociales; que por razones del servicio podrá ser el mismo Director del Consultorio Jurídico, bajo cuya coordinación estarán todas las funciones encomendadas al Centro.

El Director del Centro deberá ser docente de planta de la Facultad de Derecho, Ciencias Políticas y Sociales de la Universidad del Cauca, de dedicación exclusiva, abogado titulado con tres (3) o más años de experiencia profesional y por lo menos uno (1) como docente activo de la misma facultad.

ASESOR EN CONCILIACIÓN. El Centro de Conciliación contará con un asesor en conciliación, nombrado directamente por el Representante Legal de la Universidad del Cauca o quien haga sus veces, quien atenderá las necesidades que el servicio requiera.

El Asesor en Conciliación podrá ser docente o administrativo de la Universidad del Cauca, abogado titulado con uno (1) o más años de experiencia profesional, con capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos como Abogado Conciliador, de acuerdo a los lineamientos de la Ley 640 de 2001 y dictada por una entidad debidamente aprobada para tal efecto por el Ministerio de Justicia y del Derecho y realizará sus funciones bajo remuneración acordada con su vinculación con la Universidad del Cauca. Además deberá acreditar experiencia en la dirección de por lo menos 30 audiencias de Conciliación con resultado positivo.

SECRETARIO ADMINISTRATIVO. El Centro de Conciliación, tendrá una persona encargada de la secretaría, que podrá ser abogado, nombrado por el Rector de la Universidad del Cauca, quien realizará actividades de soporte administrativo que garanticen el cumplimiento de los objetivos del Centro de Conciliación, con las funciones asignadas en el Manual de Funciones de la Universidad del Cauca y las que además le asigne el Director según los requerimientos del Centro. Su remuneración será la que le corresponda conforme al escalafón del personal administrativo de la Universidad del Cauca.

MONITORES O JUDICANTES. El Centro de Conciliación podrá contar con por lo menos un Monitor o Judicante, según lo dispone el Parágrafo 1º del artículo 11 de la Ley 640 de 2001, y/o las que rijan la materia, designado por el Director del Centro, quien atenderá las necesidades que el servicio requiera en su calidad de Judicante para asuntos hasta de mínima cuantía, que deberá ser egresado o estudiante de décimo semestre con promedio de carrera superior a 3.8 (tres punto ocho) del programa de Derecho de la Universidad del Cauca, con capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos como Conciliador con una intensidad superior a cincuenta (50) horas, de acuerdo con los lineamientos legales y realizará sus funciones bajo remuneración acordada con su vinculación con la Universidad del Cauca o ad-honorem según sea el caso.

ESTUDIANTES. Los estudiantes de Derecho del 8º semestre en adelante que realicen sus prácticas en el Consultorio Jurídico, podrán actuar como conciliadores del Centro para lo cual deberán acreditar los siguientes requisitos:

1. Estar cursando 8º semestre del programa de Derecho, lo que implica estar debidamente matriculado y encontrarse académicamente al día.
2. Allegar a la secretaría del Centro de Conciliación los documentos exigidos para ser miembro adscrito del mismo.
3. Acreditar su capacitación en Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos mediante la aprobación del seminario de conciliación que se orienta en VII semestre el cual cumplirá con el contenido y ejes temáticos del Decreto 3756 de 2007 para estudiantes y judicantes
4. Haber obtenido el código de conciliador en términos de la Resolución 2722 de 2005, el cual se obtiene con la inscripción que hace el Director del Centro en la lista de conciliadores del mismo.

Verificado por el Director del Centro el lleno de los requisitos antes mencionados, se procederá a la inscripción.

PARÁGRAFO 1: ELECCIÓN DE ESTUDIANTES QUE ACTUARÁN COMO CONCILIADORES: Todos los estudiantes que cumplan los requisitos anteriores podrán actuar como conciliadores del Centro, bajo los siguientes parámetros:

(i) “El conciliador no podrá actuar como árbitro, asesor o apoderado de una de las partes intervinientes en la conciliación” artículo 17 de la Ley 640 de 2001

(ii) Si, de acuerdo a la asignación de casos del Consultorio Jurídico, el estudiante en rote de Derecho Civil no posee asuntos donde se haya solicitado audiencia de conciliación, el Conciliador del Centro gestionará la asignación de una audiencia para este estudiante.

En todo caso, el Centro de Conciliación debe promover la práctica en Conciliación por parte de todos los estudiantes.

(iii) Estos mismos estudiantes en noveno y décimo semestre, continuarán siendo asignados como estudiantes conciliadores por el Consultorio Jurídico dentro de su rote de práctica en entidades. De esta forma se tendrá cada semestre disponibilidad de estudiantes conciliadores debidamente avalada por el Ministerio de Justicia y del Derecho, a los cuales se les asignarán por reparto las diferentes conciliaciones.

PARÁGRAFO 2: REPARTO DE CASOS: El reparto de casos se realiza según el orden de llegada de solicitud, asignando por orden de lista al estudiante conciliador de turno, notificándole del asunto y haciéndole entrega del expediente. El estudiante conciliador es responsable del estudio del asunto objeto de conciliación, elaboración de citación para efectos de notificación, la cual deberá entregar al usuario, guardando el soporte de recibido; del desarrollo de la audiencia y elaboración de la respectiva acta o constancia. El estudiante conciliador deberá asesorarse del docente del área a estudio, adscrito al Consultorio Jurídico y del Asesor Conciliador. Será de cargo del solicitante, la notificación al solicitado.

ARTÍCULO 11: FUNCIONES DEL DIRECTOR DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.- Las funciones del Director (a) del Centro de Conciliación son las siguientes:

1. Llevar la representación del Centro en las labores a que se refiere este Reglamento y en el cumplimiento de las funciones que la ley le determine.
2. Autorizar y registrar con su firma las actas y las constancias que se realicen en el Centro de Conciliación.
3. Velar porque el Centro de Conciliación cumpla su función social conforme a la filosofía propia de los Mecanismos Alternativos de Solución de Conflictos consagrados en la ley.
4. Propender porque se cumplan los objetivos de la misión y la visión del Centro de Conciliación, de manera eficiente, eficaz, ágil y oportuna conforme a la ley.
5. Promover la conciliación como herramienta eficaz, idónea y confiable en la solución extrajudicial de conflictos.
6. Verificar que los conciliadores cumplan con todos los requisitos señalados en la ley y este reglamento.
7. Proponer ante el Rector de la Universidad las modificaciones que estime convenientes o necesarias al presente reglamento, para que éste a su vez determine si debe promover su modificación ante el Ministerio de Justicia y del Derecho.
8. Expedir constancias y certificaciones que acrediten la calidad de conciliadores de los estudiantes activos del Centro de Conciliación.
9. Establecer un límite para la recepción de solicitudes de conciliación, de acuerdo con el número de conciliadores adscritos al Centro de Conciliación, previo análisis con el Asesor de Conciliación.
10. Enviar periódicamente al Ministerio de Justicia y del Derecho o a la autoridad que corresponda, los informes que la ley y sus reglamentos exijan.
11. Verificar el reporte periódico de la información que se requiera en el Sistema de Control, Inspección y Vigilancia SECIV del Ministerio de Justicia y del Derecho.
12. Definir, coordinar y adelantar los programas de promoción, difusión, investigación y desarrollo del Centro.
13. Coordinar con los otros centros nacionales e internacionales labores de tipo académico, relacionadas con la difusión y capacitación o de cualquier otra actividad que resulte de mutua conveniencia.
14. Desarrollar junto con las directivas académicas de la Universidad del Cauca programas de capacitación para Conciliadores y acreditar la idoneidad de las personas que van a ejercer estas funciones.
15. Dar oportuna respuesta a las solicitudes, peticiones, quejas, reclamos y correspondencia en general que sea dirigida al Centro, de acuerdo con la Resolución No. 117 de 2013 expedida por la Rectoría de la Universidad del Cauca y que se encuentra a disposición del público en la página web de la Institución.
16. Gestionar la consecución de elementos físicos y logísticos necesarios para el adecuado cumplimiento de las funciones del Centro
17. Las demás indicadas en la ley y en este reglamento.

El Director durante su periodo, es responsable y custodio de los archivos originales de actas, constancias y resoluciones y otros documentos emanados durante su gestión en el Centro y de los actos llevados por el mismo durante su periodo administrativo.

ARTÍCULO 12: - FUNCIONES DEL ASESOR EN CONCILIACIÓN: Sus funciones serán las siguientes:

1. Hacer las veces del Director del Centro en las faltas temporales de éste, previa designación por parte del Rector de la entidad promotora.
2. Responder ante la dirección del Centro de Conciliación por el normal y correcto desempeño de las actividades propias de su cargo.
3. Revisar y verificar el cumplimiento de los requisitos de forma de las actas de conciliación para formalizar su registro ante el Director del Centro de Conciliación y posterior radicación.
4. Remitir la solicitud al conciliador designado para que decida sobre la posibilidad legal de conciliación del asunto. Si el asunto no es conciliable, transigible o desistible, el conciliador expedirá dentro de los diez (10) días calendario siguientes a la presentación de la solicitud la respectiva constancia en los términos del artículo 2 de la Ley 640 de 2001, en concordancia con el Decreto 30 de 2002 artículo 19.
5. Solicitar a la Dirección del Centro de Conciliación, que limite la recepción de solicitudes para conciliación cuando las necesidades de la respectiva área lo requieran.
6. Previa autorización del Director, ingresar y llevar el registro de los Conciliadores inscritos que figuren en el Centro en la página del Ministerio de Justicia y del Derecho o a la entidad que cumpla sus funciones, para que se asigne el respectivo código de conciliador, e inactivar a quienes hayan culminado su práctica.
7. Organizar el archivo de actas de conciliación y constancias de los casos adelantados en el Centro y el correcto diligenciamiento de los libros Radicadores, siguiendo los lineamientos que al respecto fije el Ministerio de Justicia y del Derecho, y la Dirección del Centro.
8. Llevar el registro de las solicitudes y actas de conciliación y constancias de no acuerdo, de inasistencia o de asunto no conciliable radicadas en el Centro, cumpliendo con las normas que sobre la materia expida el Ministerio de Justicia y del Derecho.
9. Actualizar oportunamente la información del Centro de Conciliación en el Sistema de Control, Inspección y Vigilancia SECIV – del Ministerio de Justicia y del Derecho de acuerdo a la Circular Interna No. CIR-10-69-DAJ-0310 u otras directrices emitidas por este Ministerio.
10. Verificar el desarrollo de los procesos y el cumplimiento de los deberes de los conciliadores designados por el Centro.
11. Verificar la correcta emisión de las citaciones y su recibido por el solicitante y solicitado. Los conciliadores firmarán las boletas de citación y las entregarán para notificación a los solicitantes, previa firma de recibido.
12. Velar y propender por el cumplimiento de los términos que sean fijados por la ley y el Centro.
13. Analizar y tramitar las solicitudes de Conciliación, según los casos excepcionales del numeral 7º de este artículo.
14. Designar de la lista, los conciliadores que deban actuar en los procesos que se adelanten en el Centro, salvo que las partes establezcan su deseo de efectuar las nominaciones.
15. Recibir y radicar las solicitudes de Conciliación.
16. Radicar las actas de conciliación y las constancias, llevando con diligencia y cuidado, los libros que ordene la Ley.
17. Asesorar al estudiante en todo lo referente a la perfecta realización y culminación de la audiencia de conciliación.
18. Revisar y autorizar los asuntos de acuerdo con los informes de los estudiantes y con la competencia del Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico.
19. Participar en los talleres de inducción que señale la dirección del Centro de Conciliación del Consultorio Jurídico con ocasión del ingreso de los nuevos estudiantes.
20. Las demás que le asigne el Director.

ARTÍCULO 13: FUNCIONES DEL SECRETARIO ADMINISTRATIVO. Sus funciones serán las siguientes:

1. Atender las solicitudes del público e informar sobre los horarios de atención y servicios que presta el Centro de Conciliación.
2. Recibir y radicar las solicitudes de Conciliación.
3. Entregar las actas y constancias expedidas por los conciliadores a los usuarios que la soliciten.
4. Recibir solicitud de radicación de las actas de conciliación y las constancias, llevando con diligencia y cuidado, los libros que ordene la Ley.
5. Recibir, controlar, y orientar a las personas que ingresen al Centro de Conciliación de acuerdo con la naturaleza y materia de la consulta.
6. Llevar bajo su entera responsabilidad el archivo general del Centro de Conciliación.
7. Elaborar las actas de reunión que realiza el Comité Asesor.
8. Controlar la asistencia de los conciliadores a las audiencias, vigilar el proceso de citación de los usuarios a las audiencias, velar por los turnos de los conciliadores y elaborar el calendario de audiencias en conjunto con el Asesor Juridico, de acuerdo a la disponibilidad de salas.
9. Colaborar en la elaboración de oficios, resoluciones y demás documentos que requiera el Centro de Conciliación, para su eficiente funcionamiento.
10. Administrar la distribución de la papelería, velar por el mantenimiento de todos los útiles y equipos e implementos de trabajo al servicio del Centro de Conciliación.
11. Colaborar con la realización de los cursos de Conciliación ofrecidos a los conciliadores y demás actividades académicas que se programen.
12. Elaborar las estadísticas semestrales de las audiencias y diligencias realizadas en el Centro de Conciliación.
13. Las demás funciones que surjan en la naturaleza del cargo y le sean asignadas por el Director.

ARTÍCULO 14: - LOS MONITORES JUDICANTES. Serán los estudiantes que hayan terminado materias y se encuentren a paz y salvo con el Consultorio Jurídico y Centro de Conciliación quienes serán escogidos previa selección, para prestar su servicio social de judicatura, según los lineamientos de ley, servicio que podrá ser ad honorem, encargados de acompañar y complementar la actividad del estudiante conciliador en práctica.

Serán competentes para ejercer como tales en asuntos de mínima cuantía siempre y cuando cumpla la capacitación previa en conciliación.

ARTÍCULO 15: FUNCIONES DE LOS MONITORES JUDICANTES:

1. Elaborar las actas de conciliación cuando actúe como conciliador.
2. Asesorar permanentemente a los estudiantes en la recepción de consultas y elaboración de actas de conciliación, acompañándoles en las audiencias cuando lo requieran.
3. Actuar como conciliadores cuando por razones de fuerza mayor, impedimento o recusación, deba reemplazar al conciliador inicial, según lo disponga el asesor en conciliación.
4. Llevar el control de las audiencias suspendidas para su reanudación dentro del término de duración del trámite.
5. Controlar las citaciones a las audiencias de conciliación, colaborando con la verificación de la asistencia a las mismas.
6. Cumplir con el horario asignado para el desempeño de sus funciones.
7. Colaborar con el asesor en la organización interna del Centro de Conciliación y la vigilancia de todos los materiales y elementos del mismo.
8. Acatar y hacer cumplir las disposiciones emanadas de la Universidad , la dirección del Centro de Conciliación, del Consultorio Jurídico y los abogados asesores.
9. Colaborar con la secretaría del Centro con el levantamiento de las estadísticas de todas las actuaciones.
10. Asistir a los seminarios de actualización programados por el Centro de Conciliación.
11. Hacer el seguimiento a los acuerdos para verificar el cumplimiento y asesorar al usuario frente a las dificultades que generen un incumplimiento y ruta a seguir.

ARTÍCULO 16: - DE LOS ESTUDIANTES. Los estudiantes del Consultorio Jurídico de la Universidad del Cauca habilitados por la ley y por el reglamento interno del Centro de Conciliación para desempeñar sus funciones de conciliadores, además de cumplir con las obligaciones como miembros del Consultorio Jurídico durante el periodo lectivo, ejercerán como tal en asuntos que no superen la mínima cuantía o en asuntos de alimentos.

ARTÍCULO 17: - FUNCIONES DE LOS ESTUDIANTES: Además de las funciones que les asigna la ley, deberán:

1. Aceptar el conocimiento de los casos asignados a ellos, cuando no haya causal de impedimento.
2. Asistir a las sesiones de conciliación el día y la hora que se establezca.
3. Tramitar los asuntos asignados, gobernados por los principios éticos que rigen en la conciliación, obrando de manera neutral, objetiva, transparente e imparcial.
4. Limitar sus funciones a lo previsto en el reglamento interno del Centro de Conciliación.
5. Comprometerse con lo previsto en el Código de Ética del Centro de Conciliación.
6. Gestionar las solicitudes de conciliación asignadas, en concordancia con los parámetros establecidos en la legislación colombiana, y en consonancia con el procedimiento diseñado por el Centro de Conciliación.
7. Expedir las boletas de citación en las que sea designado conciliador y entregarlas con nota de recibo al solicitante, quien tiene la obligación de notificar al solicitado y traer prueba de la debida notificación.
8. Asistir a los programas de educación continuada en materia de Conciliación, que organice la dirección del Centro, la Facultad de Derecho y Ciencias Políticas y Sociales y la Universidad del Cauca.
9. Cumplir cabalmente su función en las audiencias de conciliación, de acuerdo con la Constitución, la Ley y el reglamento interno del Centro de Conciliación.
10. Suscribir el documento prescrito por la ley para cada uno de los resultados posibles de la audiencia de conciliación, y entregar copia o constancia del mismo a cada una de las partes, luego del correspondiente registro ante la dirección o coordinación del centro.
11. Velar por que todos los documentos cuando se encuentren bajo su custodia, se conserven en buen estado, hasta la entrega total de ellos al responsable de su archivo dentro del Centro de Conciliación.
12. En las ocasiones que su ayuda sea solicitada o necesaria, colaborar en la atención al público que lo requiera en materia de conciliación.
13. Dejar constancia de la entrega de cualquiera de los documentos necesarios para el desarrollo de sus funciones dentro del Centro de Conciliación, o para con los usuarios.

Llevar a cabo las funciones que se le fijen, por el Director(a) del Centro de Conciliación en aras de crear un ambiente adecuado para el funcionamiento del Centro de Conciliación.

ARTÍCULO18: OBLIGACIONES DE LOS ESTUDIANTES. Los estudiantes conciliadores del Centro de Conciliación además de las generales, y las del Consultorio Jurídico tienen las siguientes obligaciones:

1. Actuar como conciliadores en los asuntos que por cuantía y naturaleza sean competencia de los Consultorios Jurídicos.
2. Elaborar mediante la entrevista directa con el usuario la solicitud de Conciliación.
3. Estudiar y presentar informe sobre la solicitud de Conciliación al Asesor en Conciliación, solicitando la autorización para citar a la audiencia cuando haya lugar.
4. Citar a las partes y a todos los que considere que deben participar en la audiencia de conformidad con lo dispuesto en la ley, previa autorización del Asesor en Conciliación.
5. Desarrollar todas las diligencias necesarias para hacer concurrir a quienes en su criterio, deban asistir a la audiencia.
6. Ilustrar a los comparecientes sobre el objeto, alcance y límites de la conciliación.
7. Motivar a las partes para que presenten fórmulas de arreglo con base en los hechos tratados en la audiencia.
8. Formular propuestas de arreglo.
9. Levantar el acta de la audiencia de conciliación
10. Velar por que no se menoscaben los derechos ciertos e indiscutibles, así como los derechos mínimos e intransmisibles.
11. Permanecer en la sede del Centro de Conciliación durante los turnos establecidos.
12. Asistir a todo el programa de educación continuada que se desarrolle en capacitación y actuación del Centro de Conciliación.
13. Realizar el seguimiento correspondiente a los acuerdos para verificar su cumplimiento.
14. Promover la Conciliación como alternativa óptima para la solución de conflictos, que garantiza el acceso a la justicia.
ARTÍCULO 19: - - ELABORACIÓN DE LISTAS: Las Listas de Conciliadores, deberá elaborarse de tal manera que se cuente con un número suficiente de integrantes que permita atender de manera ágil y dentro de los plazos previstos por el Centro o ley la prestación de los servicios. La lista estará integrada por los estudiantes conciliadores, asesores, monitores judicantes, el asesor en conciliación.

Para ser incluido en las listas, el interesado en realizar su judicatura deberá presentar la correspondiente solicitud acompañada de la hoja de vida, soportada con certificaciones y demás documentos que acrediten su condición.

CAPÍTULO V
DEL CÓDIGO DE ÉTICA DEL CONCILIADOR

ARTÍCULO 20: SUJETOS.- Las normas de este capítulo se aplicarán a los conciliadores y funcionarios administrativos que desarrollen actividades relacionadas con la prestación de los servicios que ofrece el Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de La Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca..

ARTÍCULO 21: OBJETO.- La finalidad del Código de Ética del Centro de Conciliación es complementar las pautas mínimas de comportamiento descritas en la Constitución, la ley y los reglamentos, de todas las personas que desempeñen funciones relacionadas con los servicios que administra el Centro.

ARTÍCULO 22: VALORES ÉTICOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN.- Las actuaciones del Centro de Conciliación, además de los Principios que se le relacionen con los descritos en el artículo primero de este reglamento, deben ceñirse en sus actuaciones por los siguientes valores:

1. Garantía de cumplimiento de su función: Quien acepte su designación como conciliador, deberá garantizar a los usuarios, que está en capacidad de cumplir a cabalidad con los servicios solicitados.

2. Imparcialidad: El Conciliador deberá dirigir con honestidad e imparcialidad el proceso de Conciliación, actuando como un tercero neutral y pondrá a disposición de las partes todas las habilidades inherentes a su profesión y todos los esfuerzos tendientes a conducir la conciliación con el más alto grado de excelencia.

3. Ecuanimidad: Bajo este principio, los conciliadores deberán actuar con sentido de justicia frente a todos los usuarios de los servicios del Centro, evitando presiones y sugerencias en favor de una de las partes.

4. Prevención: El conciliador deberá actuar de manera proactiva frente a posibles hechos que afecten los intereses y derechos de los usuarios del Centro de Conciliación, para evitar su realización.

5. Integridad: Los valores éticos de los funcionarios del Centro de Conciliación se fundamentan en todas las normas de rango Constitucional y legal vigentes en Colombia y que rigen las actuaciones públicas.

6. Respeto a las normas sociales: El conciliador deberá guardar respeto a las normas de conducta social compatibles con la Constitución y las leyes, en relación con los usuarios de los servicios del Centro.

7. Disciplina: El funcionario del Centro de Conciliación ejercerá de manera estricta las funciones que le son inherentes de acuerdo su rol en el Centro. Ningún conciliador bajo ninguna circunstancia puede intervenir en otra conciliación que no esté dirigiendo.

8. Confidencialidad: El funcionario del Centro de Conciliación no podrá utilizar información de la que haya tenido conocimiento en desarrollo de sus funciones, para obtener provecho propio o en favor de terceros. La información recibida por el Conciliador en la Audiencia de conciliación es confidencial y no debe ser revelada a ninguna otra persona, ni a las partes fuera del contexto de la audiencia

9. Veracidad: Se plantea como la búsqueda de lo querido realmente por las partes y se refleja en el acuerdo conciliatorio al que llegan de manera libre, como la mejor solución para ambas.

10. Idoneidad: Quien sea designado conciliador, debe procurar su preparación de alta calidad en el caso concreto para lograr los fines de la conciliación.

11. Probidad: Se concibe como la integridad y honradez en el obrar.

12. Buena fe: Se entiende como la necesidad de que las partes procedan de manera honesta y leal, confiando en que será la conducta correcta en el procedimiento de conciliación.

13. Discrecionalidad: Como reserva absoluta de todo lo sostenido o propuesto en la audiencia de conciliación, advirtiendo que todo lo dicho en la etapa conciliatoria no puede ser usado en ningún proceso y carece de valor probatorio.

14. Neutralidad: Alude a la postura interna que el conciliador debe mantener, es decir, una persona neutral no involucrada con el tema. El Conciliador no debe usar su posición para obtener alguna ventaja o ganancia, o tomar parte en labores, actividades o proyectos que contravengan o se opongan a su desempeño como conciliador.

15. Lealtad: Entendida en el sentido que, quien haya actuado como Conciliador en un caso específico, no podrá actuar posteriormente como apoderado de ninguna de las partes vinculadas al conflicto.

16. Celeridad: Las actuaciones del funcionario del Centro de Conciliación deben propender siempre por concretar resoluciones rápidas y duraderas de los conflictos que le sean planteados.

CAPÍTULO VI
DE LOS DEBERES Y OBLIGACIONES DE LOS CONCILIADORES Y FUNCIONARIOS DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN

ARTÍCULO 23: OBLIGACIONES GENERALES.- Son obligaciones de los conciliadores y funcionarios del Centro de Conciliación “Miguel Ángel Zúñiga” de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca:

1. Cumplir, de manera general e imperativa, la Constitución, la ley, los lineamientos institucionales del Ministerio de Justicia y del Derecho, los reglamentos de la Universidad del Cauca y en especial, el presente reglamento interno.
2. Obrar con respeto de los Principios del Código de Ética que regulan las actuaciones de los miembros del Centro de Conciliación.
3. Comunicar de manera oportuna a las Directivas del Centro de Conciliación cualquier anomalía que se advierta en el cumplimiento de las funciones propias del Centro.
4. Tratar de manera respetuosa a todos los usuarios del Centro de Conciliación.

ARTÍCULO 24: OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONCILIADOR.- Son obligaciones especiales del Conciliador:

1. Estudiar disciplinadamente el caso que llega a su conocimiento, determinando si es o no posible de conciliar por su naturaleza, cuantía y demás requisitos legales, procurando siempre la protección de derechos ciertos, indiscutibles, intransigibles e irrenunciables.
2. Asistir en forma puntual a la hora y cita programadas para las audiencias.
3. Garantizar el debido proceso en todas las actuaciones necesarias para llevar a cabo la audiencia de conciliación.
4. Citar o hacer citar a las partes de acuerdo con lo establecido en la ley y hacer concurrir a quienes, en su criterio, deban asistir a la audiencia.
5. Identificar a las partes antes de iniciar la audiencia. (Solicitar prueba de debida notificación y anexarla al expediente como prueba).
6. Ilustrar a los comparecientes sobre el objeto alcance y límites de la conciliación informando que es un servicio gratuito de la Universidad del Cauca
7. Desarrollar una ilustración previa, concisa y clara sobre los fines de la Conciliación como Método Alternativo de Solución de Conflictos.
8. Propiciar un ambiente amable con las partes y escuchar con atención y respeto sus requerimientos y argumentos.
9. Ser proactivo en la audiencia celebrada por las partes, para que en lo posible termine con un acuerdo entre las partes, sin que esto implique su injerencia en la posición de las mismas.
10. Garantizar siempre su neutralidad, imparcialidad y objetividad frente a las partes en el asunto materia de conciliación.
11. De ser conciliable el caso, estará en el deber de explorar todas las posibles soluciones que sean justas y equitativas para ambas partes.
12. De ser necesario, de acuerdo a los planteamientos de cada caso en particular, el conciliador deberá solicitar asesoría de los funcionarios calificados con que cuente el Centro.
13. Elaborar, en debida forma de acuerdo a la ley vigente, el Acta o Constancia, según sea el caso, entregándola a las partes debidamente firmada por el Conciliador.
14. Entregar inmediatamente al Secretario, monitor, judicante o a quien sea designado para el efecto por el director, el acta o constancia debidamente suscrita por las partes y el conciliador para efectos del registro de acuerdo a las normas vigentes y, en especial a las recomendaciones del Ministerio de Justicia y del Derecho.
15. Distribuir adecuadamente su tiempo de consultas, turnos y diligencias en procura de cumplir cabalmente sus obligaciones como conciliador.
16. Atender las políticas y parámetros establecidos en este Reglamento, sobre las garantías de calidad, eficiencia y eficacia de los servicios que presta el Centro.
17. Los demás deberes consagrados en la Constitución, la ley y normas concordantes.
 

CAPÍTULO VII
RÉGIMEN SANCIONATORIO APLICABLE A LAS PERSONAS QUE HACEN PARTE DEL CENTRO DE CONCILIACIÓN

ARTÍCULO 25: IMPEDIMENTOS Y RECUSACIONES: Serán causales de impedimento y recusación las siguientes:

1. Ser el conciliador pariente de alguna de las partes de la conciliación, en cuarto grado de consanguinidad, dentro del segundo grado de afinidad o primero civil.
2. Tener algún interés en las resultas de la conciliación.
3. Que el conciliador, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral 1o, sea representante de cualquiera de las partes.
4. Que alguna de las partes, sea o haya sido apoderado, dependiente o mandatario general o especial del conciliador.
5. Existir pleito pendiente entre el conciliador, su cónyuge, compañero permanente o alguno de sus parientes indicados en el numeral (1) y cualquiera de las partes de la conciliación, su representante o apoderado.
6. Haber formulado alguna de las partes, su representante o apoderado, denuncia penal, queja disciplinaria o fiscal contra el conciliador, su cónyuge o compañero permanente, o pariente en primer grado de consanguinidad, antes de iniciarse la audiencia de conciliación.
7. Existir enemistad grave por hechos ajenos a la conciliación, o amistad íntima entre el conciliador y alguna de las partes, su representante o apoderado.
8. Ser el conciliador, su cónyuge o alguno de sus parientes en segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad o primero civil, acreedor o deudor de alguna de las partes, su representante o apoderado.
9. Ser el conciliador, su cónyuge o alguna de las partes indicados en el numeral anterior, socio de alguna de las partes o su representante o apoderado en sociedad de personas.
10. Que sea el conciliador apoderado de alguna de las partes en algún proceso.
11. Ser el conciliador, su cónyuge o alguno de sus parientes indicados en el numeral primero, heredero o legatario de alguna de las partes, antes de iniciar la conciliación.
12. Haber emitido opinión o concepto previo a algunas de las partes intervinientes en la conciliación y que comprometan su imparcialidad.
13. Cualquier otra causal que la ley o este reglamento indiquen como tales.

ARTÍCULO 26: TIPOS DE FALTAS.- Para efecto de imposición de sanciones se hará una clasificación de las faltas como leves o graves, de acuerdo con las funciones desempeñadas en el Centro de Conciliación, en concordancia con las del Consultorio Jurídico y el reglamento estudiantil de la Universidad: En tratándose de administrativos y docentes se aplicarán además las que rigen su calidad, con base en los siguientes criterios:

FALTAS LEVES: Tienen esta índole las siguientes conductas:

1. No cumplir con los términos establecidos en la ley para el registro de actas y constancias.
2. No comparecer al Centro dentro de los uno (1) días hábiles siguientes a la notificación de la designación como conciliador.
3. No elaborar y firmar las citaciones a las partes dentro del día siguiente hábil a la aceptación de la designación como conciliador.
4. Quejas sustentadas en forma escrita por usuarios del Centro.
5. No cumplir con los requisitos legales exigidos para la elaboración de actas y constancias.
6. No asistir a la audiencia de Conciliación previamente programada
7. La utilización de vocabulario o expresiones indebidas en la audiencia de conciliación o en cualquier actividad del Centro de Conciliación.
8. Presentarse a las audiencias de conciliación sin observancia de las normas sociales mínimas de presentación personal.
9. Realizar actos que perturben el normal desarrollo de la audiencia de conciliación, tales como la utilización indebida de celulares, instrumentos de videograbación, música o similares.
10. Consumir alimentos o fumar en la Sala de Conciliación en presencia de las partes.

La sanción por la comisión de faltas leves será la amonestación verbal y escrita.

FALTAS GRAVES: Constituyen faltas graves las siguientes:

1. La no comparecencia a la audiencia de conciliación sin causa justificada.
2. No elaborar el acta de conciliación o la constancia de no acuerdo a la terminación de la audiencia de conciliación.
3. No elaborar la constancia por inasistencia en el término establecido en la ley.
4. Cuando el conciliador se encuentre incurso en alguna inhabilidad, impedimento o conflicto de interés, y lleve cabo la audiencia de conciliación, conociendo de las mismas.
5. Cuando reciba dinero, dádiva u obtenga algún beneficio por realizar la conciliación.
6. Cuando por culpa suya no se registre el acta de conciliación.
7. Cuando por su culpa se extravíe o destruya un expediente en todo o en parte.
8. Cuando atente contra la integridad física o moral de alguna de las partes o sus apoderados.
9. Desatender las indicaciones del Asesor en conciliación hechas verbalmente o por escrito.
10. Falsificar certificaciones y demás documentos para cualquier efecto académico, administrativo o que vayan en detrimento de los usuarios.
11. Reincidir en faltas previstas como leves.
12. Asumir directamente o recomendar abogados para tramitar los asuntos que son motivo de trámite en el Centro de Conciliación.
13. Intervenir de cualquier manera en otra u otras audiencias de conciliación que se desarrollen en el Centro.
14. El incumplimiento de las normas legales o del código de ética, previstas para los conciliadores.
15. Abstenerse o rehusarse injustificadamente a atender los casos asignados o no concurrir a la audiencia, salvo excusa verificada.
16. Haber sido sancionado penal o disciplinariamente.
17. Cobrar o recibir dinero o dádiva remuneratoria por la atención de todo tipo de asunto asignado en cumplimiento de la práctica y el desarrollo de sus funciones.

La sanción por la comisión de faltas graves dará lugar a la exclusión como conciliador del Centro de Conciliación de Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca.

De la decisión de exclusión se cursará traslado al Ministerio de Justicia y del Derecho.

A efectos de imponer las sanciones señaladas en el presente reglamento interno se aplicará el siguiente proceso sancionatorio especial.

CAPÍTULO VIII
PROCESO SANCIONATORIO ESPECIAL

ARTÍCULO 27: TRÁMITE ESPECIAL: El proceso sancionatorio descrito en el presente capítulo se aplica de manera exclusiva para la investigación y sanción de las faltas cometidas por los estudiantes que funjan como conciliadores, por los docentes asesores, asesor en conciliación o director igualmente, cuando funjan como conciliadores del mismo.
Todas las actuaciones que se adelanten en este proceso podrán notificarse por medios electrónicos, siempre y cuando el conciliador investigado lo autorice expresamente y por escrito.

ARTÍCULO 28: INICIACIÓN DE LA ACTUACIÓN.- Por cualquiera de las faltas descritas anteriormente o por violación al Código de Ética, se podrá dar apertura a proceso sancionatorio que iniciará de oficio o por queja interpuesta de manera oral o escrita por cualquier persona en el Centro de Conciliación, de la cual se abrirá el respectivo expediente.

ARTÍCULO 29: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.- La investigación preliminar tiene la finalidad de verificar, con base en los medios de prueba legalmente reconocidos, la ocurrencia de los hechos que motivaron la presentación de la queja e identificar o individualizar al posible autor de una falta disciplinaria.

La investigación preliminar tendrá una duración máxima de un (1) mes y culminará con el archivo definitivo o con el acto administrativo de apertura de la investigación disciplinaria.

ARTÍCULO 30: INVESTIGACIÓN DISCIPLINARIA.- Esta etapa, cuya duración máxima será de tres (3) meses, tiene la finalidad de verificar la ocurrencia de la conducta; y si ésta es constitutiva de falta disciplinaria de acuerdo a las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que actuó el posible autor o autores.

Esta etapa se abre con acto administrativo que debe contener la identificación del posible autor o autores, una breve descripción de las circunstancias que motivaron la apertura de la investigación, la relación de pruebas que obran en el expediente, así como las que se ordene, de ser necesario.

El acto que ordene la apertura de la investigación disciplinaria será notificado personalmente o por aviso al disciplinado, comunicándole además su derecho a designar defensor. De todas las actuaciones se dejará constancia en el expediente respectivo.

ARTÍCULO 31: SUSPENSIÓN PROVISIONAL.- Durante la investigación disciplinaria o el juzgamiento por faltas calificadas como graves, mediante acto motivado sobre el que procede recurso de reposición, el funcionario que adelante estas actuaciones podrá ordenar la suspensión del estudiante designado como conciliador en el caso concreto.

ARTÍCULO 32: FORMULACIÓN DE CARGOS.- De la valoración de los medios de prueba que obran en el expediente, el funcionario competente podrá formular cargos al disciplinado siempre y cuando advierta objetivamente una conducta tipificada como falta; de lo contrario, ordenará el archivo del caso. En uno u otro evento, la decisión deberá ser motivada, identificando claramente al autor o autores, las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que ocurrieron los hechos, las pruebas y su valoración, así como una mención de las faltas presuntamente cometidas.

El acto administrativo de formulación de cargos se notificará personalmente al procesado o a su apoderado si lo tuviere, para lo cual se librará la comunicación respectiva y se surtirá con el primero que se presente. Si dentro de los cinco días hábiles siguientes a la comunicación no se ha presentado el procesado o su defensor, si lo tuviere, se procederá a designar defensor de oficio con quien se surtirá la notificación personal.

ARTÍCULO 33: DESCARGOS.- Notificado el acto administrativo de formulación de cargos, el expediente quedará en el Despacho del Director del Centro de Conciliación por el término de diez (10) días a disposición de los sujetos procesales, quienes podrán aportar o solicitar pruebas. Dentro de este mismo término, el estudiante investigado o su defensor podrán presentar descargos.

El Director del Centro de Conciliación decretará las pruebas solicitadas, siempre y cuando resulten pertinentes y conducentes; además de las pruebas de oficio que considere oportunas. Si se niegan, el acto podrá ser recurrido y apelado ante el Decano de la Facultad de Derecho de la Universidad:

ARTÍCULO 34: FALLO. Si no existiesen pruebas que practicar, el Director del Centro de Conciliación proferirá el fallo dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes al vencimiento del término para presentar descargos, o al del término probatorio, según el caso. El fallo contendrá una descripción detallada de todos los elementos de juicios que motivaron la decisión.

El fallo se notificará personalmente o por aviso y frente a éste proceden los recursos de reposición ante el Director del Centro y el de apelación ante el Decano de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca, el cual deberá interponerse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la notificación.

ARTÍCULO 35: SEGUNDA INSTANCIA. El funcionario competente en segunda instancia será el Decano de la Facultad de Derecho de la Universidad del Cauca, quien deberá decidir en el término de cuarenta y cinco días (45) siguientes a la fecha en que se hubiere recibido el proceso. De considerarlo necesario, el Decano podrá decretar pruebas de oficio, caso en el cual el término para fallar se ampliará hasta en cuarenta y cinco (45) días más.

ARTÍCULO 36: EJECUCIÓN DE LAS SANCIONES. En el caso de las faltas leves y graves, éstas serán de competencia en primera instancia del Decano y en segunda instancia del Consejo de Facultad, previo informe del Director del Centro de Conciliación.

ARTÍCULO 37: - REGISTRO DE LAS SANCIONES.- Las sanciones que se impongan a los estudiantes según el proceso especial descrito, se registrarán en una carpeta especial para tal fin y se hará un reporte de las mismas a la División de Admisiones, Registro y Control Académico de la Universidad del Cauca.

CAPÍTULO IX
COSTO DE LOS PROCESOS

ARTÍCULO 38: - TARIFAS.- Por tratarse de un Centro de Carácter Institucional Universitario Público, no se podrá cobrar emolumento alguno por la prestación del servicio de conciliación.

CAPÍTULO X
EL TRÁMITE Y LA AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN

ARTÍCULO 39: - TRÁMITE.- Recibida la solicitud de conciliación por el CENTRO, el Asesor en Conciliación asignará, en estricto orden de turno el Conciliador que conocerá del caso y su trámite, para que éste a su vez proceda a analizar si el asunto es susceptible de transacción o de conciliación de acuerdo con la Ley. Una vez designado, el conciliador comunicará a las partes la fecha de realización de la audiencia.

La designación o designaciones serán comunicadas a las partes para que en un término no mayor de 5 días hábiles manifiesten ante el Director si existen causales de recusación respecto de los nombramientos.

El Conciliador será designado ponderando su especialidad, competencia y cuantía de conformidad con los requerimientos de la Conciliación.

En todo caso, el nombramiento del Conciliador por parte del Centro deberá efectuarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recibida la solicitud.

El Conciliador deberá procurar que las circunstancias de modo, tiempo y lugar de la reunión, convengan por igual a los intereses de las partes.

Luego, a más tardar dentro de los 10 días hábiles siguientes a su nombramiento se citará a las partes mediante comunicación remitida a la dirección o domicilio registrado en la petición respectiva, señalándole fecha y hora en el cual se desarrollará la Audiencia de Conciliación en el Centro de Conciliación de la Universidad del Cauca.

PARÁGRAFO 1: - Si el asunto de que se trate la solicitud comporta un conflicto no conciliable, o no susceptible de aplicación de esta figura; se expedirá constancia por el Conciliador del Centro de Conciliación que haya actuado en el caso como tal.

PARÁGRAFO 2: - La solicitud de conciliación podrá ser presentada verbalmente, aportando la información mínima exigida por el Ministerio de Justicia y del Derecho según lo prescrito a través de los conceptos de Línea Institucional emitidos por esta Cartera.

PARÁGRAFO 3: - La citación a la audiencia de conciliación deberá ser remitida por el convocante, a la parte o partes convocadas.

ARTÍCULO 40: - AUDIENCIA DE CONCILIACIÓN: El Conciliador deberá actuar con absoluta equidad, razonando sobre las distintas argumentaciones propuestas por las partes, además estimulará y realizará la presentación de fórmulas de avenimiento respecto de las cuestiones controvertidas.

Si las diferencias no pudieren resolverse en la primera reunión, se convocarán tantas reuniones o audiencia como fueren necesarias a juicio del Conciliador asignado, siempre y cuando las partes, así lo acepten. Sin sobrepasar tres meses contados desde la fecha de solicitud.

Con el fin de facilitar el desarrollo del procedimiento conciliatorio, las partes y el conciliador, disponen de asistencia administrativa en cuanto a elementos e insumos por parte del Centro.

ARTÍCULO 41: - OBJETO DE LA AUDIENCIA: La audiencia de conciliación tendrá por objeto reunir a las partes con el fin de alcanzar un acuerdo entre las mismas, para lo cual se les dará la debida importancia en todo el desarrollo del proceso conciliatorio.

ARTÍCULO 42: -FACULTADES DEL CONCILIADOR: El Conciliador tendrá facultades para proponer fórmulas de arreglo y aprobar los acuerdos que conforme a derecho o equidad no vulneren derechos fundamentales ciertos e indiscutibles.

ARTÍCULO 43: - COMPARECENCIA. REPRESENTACIÓN: Las partes se presentarán 15 minutos antes de iniciar la Audiencia de Conciliación, con el objeto de acreditar la identidad correspondiente y podrán ser representadas por abogado titulado si no residen en el mismo Circuito Judicial de realización de la audiencia, todo previo aviso por escrito al Centro, de ésta u otra circunstancia que impida su presencia personal en la diligencia.

PARÁGRAFO: - El convocante deberá entregar al conciliador a más tardar el día de la audiencia, la constancia de recibido de la citación por parte del convocado o la constancia del hecho expedida por empresa de correos autorizada para el efecto; de omitir esta exigencia no se podrá llevar a cabo la audiencia, salvo que la parte convocada asista.

ARTÍCULO 44: AUTORIZACIÓN.- Si concurrieran a la audiencia de Conciliación representantes o apoderados, deben acreditarse los instrumentos legales pertinentes. Cuando la representación sea de hijos con respecto a los padres o viceversa y los cónyuges entre sí, será obligatorio presentar prueba siquiera sumaria de su parentesco y carácter de representación legal.

ARTÍCULO 45: APERTURA. Posteriormente se procederá a la apertura de la Audiencia donde las partes podrán revisar previamente el expediente.

ARTÍCULO 46: - INSTRUCCIONES DEL CONCILIADOR A LAS PARTES: El Conciliador instruirá a las partes sobre el mecanismo conciliatorio, sus efectos, su papel como conciliador y el o los puntos a resolverse, con el fin de tratar solo los que están en conflicto, procediéndose al debate.

ARTÍCULO 47: -ACUERDO ENTRE LAS PARTES. - ACTA: Una vez finalizada la Audiencia, si las partes lograran un acuerdo, se procederá a la elaboración de un Acta, dejando constancia de los puntos tratados y los que oportunamente fueran resueltos.

PARÁGRAFO PRIMERO. Dicha Acta será elaborada por el estudiante conciliador o monitor judicante en conformidad con las partes, para luego certificar y registrar dentro de los dos (2) días siguientes a la audiencia, con el cumplimiento de las normas dictadas por el Ministerio de Justicia y del Derecho, según la normatividad vigente, agregándose al expediente la original y entregando una copia auténtica, con nota de primera copia que hace tránsito a cosa juzgada y presta mérito ejecutivo, a cada una de las partes.

Se consignarán en el acta de manera clara y definida los puntos de acuerdo, determinando las obligaciones de cada parte, el plazo para su cumplimiento y si se trata de obligaciones económicas, se especificará su monto, el plazo y condiciones para su cumplimiento y se anotará el mérito ejecutivo.

El acuerdo hace tránsito a cosa juzgada, pudiéndose discutir en posterior juicio solamente las diferencias no conciliadas. En la conciliación parcial, se determinarán los puntos de desacuerdo con objeto de que las partes puedan proceder acorde con la Ley.

PARÁGRAFO SEGUNDO. El seguimiento de las conciliaciones realizadas, estará a cargo del Secretario Jurídico Conciliador o del Monitor Judicante según designación del Director y se deberá dejar constancia del medio utilizado y la respuesta obtenida del interrogado utilizando el formato que para el efecto elaborará el Centro el cual deberá anexarse al respectivo expediente.

ARTÍCULO 48: -CONSTANCIA DE NO ACUERDO: Si no se lograra un acuerdo entre las partes, el Conciliador levantará la Constancia pertinente de no acuerdo y se procederá a su registro en un plazo no mayor a tres (3) días hábiles posteriores a la misma, con la cual se dará constancia de que fracasó la instancia conciliatoria. Dicha constancia no requerirá la firma de las partes, pero en ella el Conciliador dará fe de la presencia de ellas en la diligencia.

ARTÍCULO 49: - REGISTRO: Se registrarán solamente las actuaciones de las cuales la ley ordene dicho trámite.

ARTÍCULO 50: - AUSENCIA INJUSTIFICADA: Pueden darse los siguientes eventos y soluciones:

1. De una de las partes: Después de citar y notificar de manera debida al solicitado, y éste no asiste, se le dará término de tres (3) días para que justifique la inasistencia; una vez cumplido éste, el Conciliador dejará constancia de la situación en el expediente y la registrará como tal por inasistencia del solicitado.-

2. De ambas partes: Si la ausencia fuere injustificada por ambas partes, se dejará constancia de este hecho en el expediente, por entenderse que el convocante ha desistido de la actuación y se procederá al archivo por falta de interés de la parte solicitante definitivo según lo dispone el Art. 52 del presente acuerdo.

ARTÍCULO 51: - AUSENCIA JUSTIFICADA: Las partes o la parte que no asista deberá informar al Centro de conciliación los motivos de su inasistencia y presentar los medios de justificación de la misma dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha que se programó la audiencia.

ARTÍCULO 52: - LLAMADO A NUEVA AUDIENCIA: Si la parte que se justifica en su inasistencia, solicita la reprogramación de la audiencia, la decisión de llevar a cabo una nueva diligencia conciliatoria será de la parte que asistió.
ARTÍCULO 53: DESISTIMIENTO.- Cuando admitida la solicitud de audiencia de conciliación el solicitante no desee seguir el trámite, se presentan las siguientes situaciones:

1. Desistimiento Expreso: Que el solicitante manifieste expresamente su decisión de desistir de la solicitud, presentando escrito al Centro de Conciliación en tal sentido, indicando las razones de su decisión.

PARÁGRAFO: El usuario solo podrá presentar nuevamente la solicitud pasados dos meses de radicado su escrito de desistimiento, en caso de presentarse desistimiento expreso por segunda vez, el usuario no podrá solicitar nuevamente el servicio del Centro de Conciliación para ese mismo asunto.

2. Desistimiento Tácito: Cuando admitida una solicitud de conciliación, el usuario solicitante no haya dado cumplimiento a los requisitos exigidos para dar trámite a la solicitud, es decir, no muestra interés en el asunto, el Centro de Conciliación declarará el desistimiento tácito que se entenderá con el archivo del asunto el cual no debe ser superior a tres meses desde la fecha de solicitud.

PARÁGRAFO: El usuario solo podrá presentar nuevamente la solicitud pasados cuatro meses de haberse declarado el desistimiento tácito por parte del Centro de Conciliación. Además, en caso de declararse el desistimiento tácito por segunda vez, el usuario no podrá solicitar nuevamente el servicio del Centro de Conciliación para ese mismo asunto.

CAPÍTULO XI
ATENCIÓN OPORTUNA DE PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

ARTÍCULO 54: PROCEDIMIENTO.- Para dar una respuesta oportuna a las peticiones, quejas o reclamos, el Centro de Conciliación y el Consultorio Jurídico de la Universidad del Cauca, debe seguirse de manera estricta la Constitución Política, el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo vigente y la Resolución No. 117 de 2013 expedida por la Rectoría de la Universidad del Cauca, que rige para el Centro por ser una dependencia de la Universidad del Cauca y que se encuentra a disposición del público en la página web de la Universidad: Las peticiones quejas o reclamos se presentarán en forma verbal o escrita, bien sea personal o a través de la página web, www.unicauca.edu.co [1], link (quejas y reclamos) o en Secretaría General a través de la ventanilla única de la Universidad:

Todos los procedimientos, resoluciones, acuerdos aquí reseñados se encuentran publicados en la página web de la Universidad del Cauca.

CAPÍTULO XII
MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO

ARTÍCULO 55: PROCEDIMIENTO DE MODIFICACIÓN.- Las normas de este Reglamento podrán ser modificadas por el Consejo Superior de la Universidad del Cauca cuando el cambio de normatividad y las razones de la buena prestación del servicio así lo requiera, previa autorización por parte del Ministerio de Justicia y del Derecho.

ARTÍCULO 56: AVAL.- El Centro de Conciliación está sometido a la vigilancia y control del Ministerio de Justicia y del Derecho. Estará obligado a cumplir con las solicitudes de información requeridas por éste.

ARTÍCULO 57: VIGENCIA.- El presente reglamento rige a partir de la fecha de su aprobación y deroga y sustituye de manera efectiva en su totalidad el Acuerdo 052 de septiembre 21 de 2004.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Se expide en Popayán, Ciudad Universitaria, a los veinticuatro (24) días del mes de septiembre de dos mil trece (2013).


Carlos David Rocha Avendaño.
Presidente.


Laura Ismenia Castellanos Vivas.
Secretaria General.