Circular sobre el registro y actualización de proveedores

Número del documento: 4.5-22.1/0
Emitido por: División Administrativa y de Servicios
Dirigido a: Comunidad universitaria

Circular informativa para proveedores N° 002

Registro de inscripción y actualización de los proveedores de la Universidad del Cauca
(Documentos soportes comunes a todos los proveedores)

El Área de Adquisiciones e Inventarios de la Universidad del Cauca comunica a todos los proveedores de bienes y servicios que a partir de la fecha, para el registro y actualización de los proveedores de la Universidad del Cauca se debe anexar:

1. El registro de inscripción y actualización de los proveedores es un directorio de los posibles proveedores interesados en ofrecer bienes y servicios a la Universidad del Cauca.
2. Para hacer parte de la lista de proveedores y estar seleccionado en el proceso de adquisiciones deberá estar registrado cumpliendo inicialmente con el 100% de la documentación que se relaciona adjunto (excepto casos en los que la Ley ordene lo contrario)
3. Es requisito para ingresar en la lista de proveedores de la Universidad del Cauca anexar a la carpeta de documentos iniciando con el formato Identificación de Proveedores y/o Contratistas que puede descargar aquí [1].
3.1. Certificado de Cámara de Comercio original vigente y actualizado cada trimestre.
3.2. Copia del Registro Único de Proponentes, RUP (excepto plazo renovación normado para ya disponen del RUP.
3.3. Fotocopia del RUT (recuerde que la información de la ubicación comercial, al igual que los códigos CIIUS debe coincidir con la información del RUT).
3.4. Copia del certificado de la DIAN sobre resolución de facturación vigente.
3.5. Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del representante legal ampliada al 150% (persona natural y/o persona jurídica).
3.6. Fotocopia de Paz y Salvo impuesto de Industria y Comercio (impuesto municipal).
3.7. Balance general (año anterior a la vigencia presente).
3.8. Fotocopia de pago seguridad social (salud y pensión de los tres últimos meses).
3.9. Fotocopia de pago caja de compensación familiar (cuando aplica, cuando no aplica certificación de la misma).
3.10. Fotocopia aportes parafiscales (cuando aplica).
3.11. Fotocopia de la tarjeta profesional del contador o de quien firme los balances presentados.
3.12. Anexar certificación de la Junta Central de contadores sobre la vigencia de la tarjeta profesional del contador.
3.13. Certificación bancaria actualizada.
3.14. Declaración juramentada del proveedor en donde conste que firmas reportadas en los documentos soporte corresponden a las firmas de las personas que suscriben los documentos en cuestión.
4. Quedará descalificado el proveedor que no cumpla con los documento soporte (requisitos que minimizan los riesgos administrativos de la gestión pública y la eficiencia de los proceso internos de la Universidad del Cauca).
5. Por Ley de Supresión de Trámites al momento de contratar se bajará de Internet lo correspondiente a reportes fiscales y de antecedentes disciplinarios (contraloría y procuraduría) al fin de mantener actualizada la información del proveedor.
6. Cuando se declaren elegibles por cumplimiento de requisitos, en adelante y hasta los siguientes seis (6) meses serán evaluados, con los criterios estratégicos. Financieros, administrativos y comerciales cuya calificación fortalecerá su permanencia o eliminación de la lista de proveedores calificados.

Nota: toda la documentación en su orden deberá ser entregada en folder tamaño carta color azul con hoja de ruta que identifica el contenido de la carpeta incluyendo número de folios, radicada por el archivo central de la Universidad del Cauca (Calle 5 N° 4-70) y con carta dirigida al Área de Adquisiciones e Inventarios de la Universidad del Cauca.

Cualquier inquietud podrá resolverse llamando al número 8209800, ext. 2820 y 2822.

Universitariamente,

FLOR FERNÁNDEZ P.
Área de Adquisiciones e Inventarios
División administrativa y de Servicios
Vicerrectoría Administrativa

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