Circular del Área de Gestión Documental sobre Transferencias Primarias 2014

Emitido por:
Dirigido a: Funcionarios

PARA: Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas, Secretarías Generales de Cada Facultad, Oficinas, Divisiones, Centros y Demás Dependencias Universitarias.

DE: Secretaría General, Área de Gestión Documental.

ASUNTO: Transferencias Primarias.

FECHA: 27 de enero de 2014.

En cumplimiento de las normas que regulan el proceso de Gestión Documental en las entidades publicas y privadas que cumplen funciones públicas como son: La Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos, Decreto 2578 del año 2012, Acuerdo 039 y 042 del año 2002, la Secretaría General y el Área de Gestión Documental, recuerdan los parámetros que se deben tener en cuenta para el proceso de las Transferencias Primarias del año 2014, como son:

1. La organización de los diferentes tipos documentales que integran los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2. La apertura e identificación de las carpetas con el rótulo institucional debe estar debidamente diligenciado reflejando la serie y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3. La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes. Los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites, es decir que el documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir el legajo (carpeta) y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4. Los tipos documentales que integran las unidades de conservación de las series y subseries deben estar foliados como parte imprescindible de los procesos de organización archivística dando fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación y es también constitutivo del Inventario Único Documental, requisito ineludible para la transferencia.

5. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, y de conformidad con el cronograma establecido para tal fin, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

6. Dando aplicabilidad al Decreto 2578 del 13 de diciembre de 2012, los funcionarios públicos responsables de administración y custodia del archivo de gestión de las dependencias académicas y administrativas, deberán allegar copia digital de los documentos electrónicos a su cargo, los cuales deben estar identificados según se encuentra establecido en la Tabla de Retención Documental.

El calendario de transferencia establecido para el año de 2014, se anexa a la presente circular normativa, cuyas fechas establecidas son inmodificables.

Descargue el calendario de transferencias primarias del año 2014. [1]

LOLA ESPERANZA MOLINA IMBACHÍ
Gestión Documental

ESPERANZA GONZÁLEZ LEDEZMA
Secretaria General (E)

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