Circular de la Vicerrectoría Administrativa sobre actividades previas al periodo de vacaciones colectivas en diferentes procesos

Número del documento: 5-22.2/10
Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Comunidad universitaria

DE: Vicerrectoría administrativa.

PARA: Comunidad universitaria.

ASUNTO: Programación de actividades previas al periodo vacacional julio de 2014.

FECHA: Popayán, 4 de junio de 2014.

Con motivo del periodo vacacional colectivo decretado a partir del 8 de Julio de 2014; la Administración de la Universidad da a conocer el cronograma de actividades a tener en cuenta en el proceso de contratación, adquisiciones, recibo de bienes, certificaciones a satisfacción y pagos, así:

1. La recepción de solicitudes para contratar adquisición de bienes o servicios y otorgamiento de avances en la Vicerrectoría Administrativa se hará hasta el 13 de junio de 2014.

2. La recepción de bienes contratados, en la División Administrativa y de Servicios - Área de Adquisiciones y Servicios se hará hasta el 16 de junio de 2014.

3. La División Administrativa y de Servicios entregará la información relacionada con los servicios públicos a más tardar el 16 de junio de 2014, a la División Gestión Financiera.

4. La recepción de notas de alta para el trámite de orden de pago se hará en la División Gestión Financiera hasta el 18 de junio de 2014; lo que se reciba posteriormente se tramitará a partir del primero (1) de julio de 2014.

5. Elaboración de certificados de disponibilidad presupuestal diferentes a nóminas, contribuciones y aportes de nóminas se hará hasta el 17 de junio de 2014; lo que se reciba posteriormente se tramitará a partir del primero (1) de julio de 2014

6. Elaboración de registros presupuestales diferentes a nóminas, contribuciones y aportes de nóminas se hará, hasta el 20 de junio de 2014; lo que se reciba posteriormente se tramitará a primero (1) de julio de 2014.

7. Recepción de los documentos necesarios para la ejecución de contratos, órdenes de prestación de servicios, órdenes de suministro, contratos académicos remunerados, órdenes de compra, que afecte el mes de junio se recibirán hasta el día 18 del mismo mes; lo recibido posteriormente, se tramitará en el mes de julio de 2014.

8. Los avances concedidos con corte junio 14 de 2014, deberán ser legalizados por los funcionarios responsables a más tardar el 18 de junio de 2014.

9. La recepción de los documentos completos y previamente revisados por el funcionario competente, para la elaboración de las órdenes de pago diferentes a notas de alta, nóminas, contribuciones y aportes de nómina, se hará en la División Gestión Financiera, hasta el 17 de junio de 2014.

10. Ingreso de puntos en el Sistema de Recursos Humanos – SRH por parte de la Vicerrectoría Académica para reajuste de Docentes Catedráticos y Ocasionales, hasta el 13 de junio de 2014.

11. La interfaz entre los aplicativos SRH y Finanzas, los reportes, archivos magnéticos de nóminas de funcionarios y pensionados se entregarán a más tardar en la División de Gestión Financiera a medio día del 18 de junio de 2014.

12. Elaboración de certificados y registros presupuestales para el trámite de orden de pago de nómina se hará hasta el 20 de junio de 2014, medio día.

13. Elaboración de órdenes de pago para nómina hasta el 24 de junio 2014.

14. Elaboración de comprobantes de egreso y pago de nómina hasta el 25 de Junio de 2014.

15. La interfaz entre los aplicativos SRH y Finanzas, los reportes, archivos magnéticos correspondientes a aportes y contribuciones de nómina de funcionarios y pensionados se entregarán a más tardar en la División de Gestión Financiera a medio día del 20 de junio de 2014.

16. Elaboración de certificados y registros presupuestales para contribuciones y aportes de nómina hasta el 25 de junio de 2014.

17. Elaboración de órdenes de pago para contribuciones y aportes de nómina del mes de junio hasta 27 de junio de 2014.

18. Elaboración de comprobantes de egreso y pago de aportes y contribuciones hasta el 2 de julio 2014.

19. Se elaborarán comprobantes de egreso y giros por conceptos diferentes a nómina, contribuciones y aportes de nómina hasta el 20 de junio de 2014, los documentos que se reciban después de esta fecha se girarán a partir del 1 de julio de 2014.

20. Recepción de documentos para expedición de paz y salvos financieros hasta el 24 de junio de 2014.

21. La División Administrativa y de Servicios- Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará con las áreas de Mercadeo, Transporte, Planta Física y Mantenimiento, hasta el 19 de junio de 2014.

22. La División Administrativa y de Servicios-Área de Adquisiciones e Inventarios entregará el informe semestral con sus notas explicativas (Balance Comercial) certificado de las unidades 01 y 04 correspondientes a los movimiento de entradas, salidas, depreciaciones, amortizaciones con corte de junio a la División Gestión Financiera a más tardar el 20 de junio de 2014.

23. La Oficina Jurídica entregará el informe certificado y consolidado de los procesos judiciales, sentencias y conciliaciones extrajudiciales de las 4 unidades que conforman la Información Universitaria y sus notas explicativas, a más tardar el 1 de Julio de 2014, a la División Gestión Financiera.

24. La División de Gestión del Talento Humano entregará con corte a junio de 2014, a más tardar el 25 de junio de 2014, el informe certificado del Pasivo Pensional con la matriz diseñada para este concepto y sus notas explicativas, en la División de Gestión Financiera.

25. La Unidad de Salud entregará en la División de Gestión Financiera los informes presupuestales certificados a más tardar el 25 junio de 2014.

26. La Unidad de Salud entregará en la División de Gestión de los informes contables, bancarios y notas explicativas certificadas a junio de 2014, hasta el 25 de junio de 2014.

27. División de Gestión del Talento Humano conciliará la información correspondiente al pasivo pensional la División de Gestión Financiera el 27 de junio de 2014.

28. Crédito y cobranzas entregará a la División Financiera entrega información consolidada de saldos pendientes de pago, clasificadas por edades con sus notas explicativas el primero de julio de 2014.

29. Crédito y Cobranza hará la conciliación semestral de la Facturación expedida y los pagos con la División Gestión Financiera, el tres de julio de 2014.

30. División Administrativa y de Servicios- Área de Adquisiciones e Inventarios conciliará con la División Gestión Financiera el 26 de junio de 2014.

31. Conciliación de procesos judiciales y sentencias y conciliaciones extrajudiciales entre la Oficina Jurídica y la División Gestión Financiera el día 2 de Julio de 2014.

32. Conciliación de convenios liquidados a junio 2014 entre la Oficina Jurídica y la División Gestión Financiera, el día primero (1) de julio de 2014.

33. Conciliación grupos de temáticas internas de la División Gestión Financiera hasta el 3 julio de 2014.

34. La Unidad de Salud entregará a la División de Gestión Financiera el informe de solicitud de devolución de IVA a más tardar el 24 de junio de 2014, con los respectivos soportes.

35. La División de Gestión Financiera entregará a la DIAN a más tardar 29 de julio la solicitud de Devolución de IVA.

36. Entrega de los pagos de retención en la fuente, e impuesto de industria y comercio por el mes de junio, el 3 de Julio de 2014.

37. Entrega informes presupuestales, medios magnéticos convenios internacionales, del servicio de la deuda, de inversiones financieras a Órganos Nacionales y de Control hasta el 2 de julio de 2014.

38. Entrega de informe trimestral de ejecución del Pac, el 4 de julio de 2014.

39. Entrega de informes presupuestales para Consejo Superior, Dirección Universitaria, Facultades hasta el 3 de julio de 2014.

40. Entrega de información económica y social a la Contaduría General de la Nación a más el 30 de julio de 2014.

41. Recepción de solicitudes de certificados laborales y estudio hoja de vida en la División de Gestión de Talento Humano, hasta el día primero de julio de 2014.

42. Las solicitudes para elaboración de cuentas de cobro se recepcionarán en la Vicerrectoría Administrativa, hasta el 25 de junio de 2014.

43. La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional recibirá hasta el día primero de julio de 2014, los informes trimestrales de gestión contractual con corte a 30 de junio de los corrientes, a rendir a través del aplicativo SIRECI.

44. Todas las unidades académicas, administrativas, culturales, investigación deberán entregar a las dependencias respectivas los avances de planes de mejoramiento, mapas de riesgo, indicadores, planes de acción.

45. El Sistema Integrado de Matrícula Académica SIMCA, realizará anulación de los recibos expedidos y no cancelados del primer semestre de 2014, máximo hasta el 15 de junio de 2014.

Universitariamente,

ZORAIDA RAMÍREZ GUTIÉRREZ
Vicerrectora Administrativa

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