Octubre 30 / 2015
La racionalización de los trámites en las instituciones del Estado
Emitido por: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Dirigido a: Comunidad universitaria
La solicitud de un trámite genera un proceso institucional culminado con la entrega de un servicio o producto; procesos que a su vez, han requerido de la implementación de estrategias de mejoramiento continuo mediante la actualización de los modelos de gestión institucional.
De modo específico, la racionalización aplica criterios coherentes con la prestación ágil y transparente de los servicios al ciudadano en un diseño sin retrocesos ni retrasos, lo que permite lograr la reducción de los tiempos, de requisitos de procedimientos, de barreras y cargas de acceso, de una información integrada, interactiva y personalizada para lo cual se utilizan las tecnologías de la información y comunicación vía internet, el desarrollo de software, la unificación de formularios y la realización de convenios interinstitucionales.
¿Entonces qué es racionalizar?
La racionalización significa la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización de los trámites y procedimientos administrativos en las Instituciones para que sean más eficientes, directos y oportunos y acerque en el Estado al ciudadano. El mejoramiento de la participación ciudadana y lograr la transparencia en la actuación administrativa, garantiza la reducción de costos operativos en la entidad y en el usuario. La mediación electrónica permite la reducción de los archivos de documentos y su mantenimiento facilita el acceso a la información; así la ejecución de los trámites y sus procedimientos desarrollan las garantías constitucionales y legales creando un ambiente de confianza necesario en el uso de los mismos.
La racionalización contribuye al desarrollo interno de las entidades públicas para que cumplan con su función administrativa y se ajustan a los atributos de seguridad jurídica en la comunicación electrónica.
¿Qué entidad del estado está encargada de la racionalización de los trámites?
El Departamento Administrativo de la Función Pública con el apoyo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TICS, lidera la formulación de la política de racionalización de los trámites. Así, la Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites formulan y orientan la Política de Racionalización de Trámites y su marco normativo, implementando las directrices que expida el Gobierno Nacional.
Esta instancia vela por la permanente estandarización de los trámites de la administración pública, autoriza la adopción e implementación de los nuevos trámites y, es la responsable de verificar su cumplimiento cuando se inscriben en el Sistema Único de Información de Trámites.
En conclusión, la política Antitrámites busca:
1. Racionalizar los trámites y procedimientos administrativos, a través de la simplificación, estandarización, eliminación, optimización y automatización, vincula el mejoramiento de la participación ciudadana y la transparencia en las actuaciones administrativas.
2. Facilitar y promover el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y disponerla para el acceso de la ciudadanía a la información con adecuados trámites y su ejecución por mediación electrónica, crea condiciones de confianza en la ciudadanía.
3. Hacer más eficiente la gestión de las entidades públicas significa dar respuesta ágil y oportuna a las solicitudes de servicio de la ciudadanía, implica el ejercicio de eficaces procesos y procedimientos internos en las entidades y el mejor uso de los recursos.
4. Promover en las entidades la confianza en el ciudadano aplicando el principio de la buena fe, así como la excelencia en la prestación de sus servicios a la ciudadanía, con el fin de garantizar una mayor efectividad a los ciudadanos.
Popayán, 26 de Octubre de 2015
Elaboró: Olga Adriana Valdés Canencio, Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional.
Nota: contenido publicado en www.unicauca.edu.co el 30 de octubre de 2015.
