Circulares

Enero 4 / 2021

Circular informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre lineamientos para la contratación de prestación de servicios para la vigencia 2021

FECHA: POPAYÁN, 04 DE ENERO DE 2021.
PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA EN GENERAL.
DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
ASUNTO: CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS VIGENCIA 2021.
 
Con el propósito de iniciar los procesos de contratación directa de prestación de servicios para la vigencia 2021,  la Vicerrectoría Administrativa como dependencia responsable de la Ordenación del Gasto de la Universidad del Cauca,  enmarcada en los principios de planeación y transparencia, bajo lo regulado por el Acuerdo 064 de 2008 [1] o Estatuto de Contratación, la Resolución R 1456 de 2017 [2] y demás normas que le modifiquen,  informa a todas las dependencias de la Universidad interesadas que deberán dar cumplimiento a cada una de las especificaciones que a continuación se relacionan para llevar a cabo un adecuada contratación:

1. Las fechas de inicio de ejecución de contratos de prestación de servicios para la vigencia 2021 están determinadas por el Acuerdo Académico 055 de 2020 (Por medio del cual se establece el calendario académico para estudiantes regulares de los programas de pregrado, correspondiente al primer período académico de 2021), en concordancia, para el primer semestre del 2021 los contratos podrán iniciar su ejecución, previo cumplimiento de los requisitos de legalización,  a partir del 18 de enero hasta el 25 de junio de la vigencia.

2. Las solicitudes a presentar, su pertinencia y necesidad deberán evaluarse basados en los principios de eficiencia, eficacia y austeridad del gasto, como consecuencia de ello, cada dependencia deberá hacer una estricta planeación con el presupuesto inicial apropiado, cualquier observación o inquietud relacionada con el presupuesto asignado será la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional la facultada para resolver las inquietudes. No podrá proyectarse ejecución de contratos de prestación de servicios, judicaturas, pasantías y aprendizajes durante periodo de vacaciones colectivas de la planta de personal administrativa de la Universidad del Cauca.

3. Las solicitudes se recepcionarán inicialmente para su revisión,  de forma digital en el correo contratacionops@unicauca.edu.co [3], correo destinado exclusivamente para recepción de solicitudes de contratación de órdenes de prestación de servicio, enviando un solo correo por Dependencia, en donde se deberá adjuntar la carpeta digital por contratista solicitado. La carpeta digital deberá contener la documentación establecida según  PA-GA-5-OD-2 Lista chequeo orden de servicios cuantías menores a 50 SMMLV v2.docx [4](Anexo 1) y documentos complementarios detallados a continuación:

- PA-GA-5-FOR-38 Solicitud de contratación por OPS V2 (Anexo 2)
- Certificación División de Gestión del Talento Humano (En caso de encontrarse en     trámite anexar evidencia)
- Cotización (objeto, valor y tiempo)
- Hoja de vida (formato SIGEP debidamente validada)
- Soportes de estudio y experiencia.
- Matrícula profesional (Si el objeto contractual lo requiere)
- Fotocopia cédula de ciudadanía
- Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)
- Certificación expedida por la entidad bancaria indicando el número de cuenta de ahorros o corriente a nombre del contratista
- Para Persona Natural, planilla o certificación de afiliación al sistema de seguridad social integral en salud, riesgos laborales y pensión (si la tiene)
- Para Persona Jurídica: Certificado pago de aportes al sistema de salud, riesgos laborales, pensiones y aportes parafiscales
- Certificado de Boletín de Responsabilidad Fiscal.
- Certificado de Antecedentes Judiciales
- Certificado de Antecedentes Disciplinarios
- Certificado de Medidas correctivas
- Matriz de riesgos firmada (Anexo 3)
- Copia Certificado médico previo ocupacional vigente (Tiene vigencia 3 años)
 
4. Una vez revisada cada solicitud técnica, financiera y jurídicamente en la Vicerrectoría Administrativa, el abogado asignado remitirá todas las observaciones para ser subsanadas al correo del solicitante, en caso de haberlas, éste deberá subsanar las observaciones y remitirlas como respuesta en el mismo correo que envía el abogado asignado, esto con el fin de no entorpecer las revisiones de las demás dependencias que solicitan.
 
5. Una vez se encuentren las solicitudes correctamente soportadas acordes con los lineamientos institucionales establecidos, el Abogado asignado informara a través de correo electrónico su visto bueno y las solicitudes aprobadas deberán ser impresa y radicadas en físico en la Vicerrectoría Administrativa con sus respectivas firmas. Todas las solicitudes de la Dependencia las deberá radicar solo una persona asignada por la dependencia. El Jefe de la dependencia deberá informar dicha persona designada para ser enlace con la Vicerrectoría Administrativa. No se admitirán carpetas individuales, se deberán radicar todas las carpetas en la hora informada en el mismo correo por la Vicerrectoría Administrativa.
 
6.Acorde con lo dispuesto en el Comunicado de la Vicerrectoría Administrativa sobre actualización y validación de hojas de vida de contratistas en el SIGEP del 01 de Octubre de 2020,  las personas que se encuentren en trámite de celebración de contratos de prestación de servicios, deberán aportar sus hojas de vida en el formato único del SIGEP [5] debidamente actualizadas  y validadas. 
 
Se recuerda que los procesos de contratación se perfeccionan y legalizan con la firman entre las partes, la expedición de registro presupuestal y la aprobación de pólizas, sólo una vez cumplidos estos pasos es posible dar inicio a la ejecución contractual, de lo contrario no será posible por parte de la Universidad reconocer ejecución alguna.
  
Universitariamente
 
 
CIELO PEREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa
 
 
Ver Anexos
Anexo 1:  PA-GA-5-OD-2 Lista chequeo orden de servicios cuantías menores a 50 SMMLV 2.docx [4]
Anexo 2: PA-GA-5-FOR-38 Contratación Directa V2.docx [6]
Anexo 3: Matriz de Riesgos OPS 2019 [7]
 

Proyectó: Camilo Andrés Salazar Ortega
Revisó: Sara Milena López