Resoluciones

Septiembre 15 / 2021

Resolución R - 0514 de 2021 (Por medio de la cual se reglamenta el otorgamiento, desembolso, manejo y legalización de anticipos)

Por medio de la cual se reglamenta el otorgamiento, desembolso, manejo y legalización de anticipos en la Universidad del Cauca.
 
El Rector de la Universidad del Cauca, en ejercicio de las facultades que le confiere el numeral 4 del artículo 23 del Acuerdo Superior 105 [1] de 1993, Estatuto General de la Universidad, y el artículo 92 del Acuerdo Superior 064 [2] de 2008, Estatuto de Contratación universitario, y
 

CONSIDERANDO:

 
Que conforme al artículo 69 de la Constitución Política, el capítulo VI de la Ley 30 de 1992 y el artículo 7 del Acuerdo Superior 105 [1] de 1993, la Universidad del Cauca se rige por sus propios estatutos;
 
Que mediante el artículo 16 del Acuerdo Superior 064 [2] de 2008, Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca, se habilita pactar anticipos en los contratos que celebre la institución;
 
Que el artículo 92 del Acuerdo Superior 064 [2] de 2008, Estatuto Contractual universitario, autoriza al Rector reglamentar procedimientos con miras a una adecuada aplicación de las disposiciones de ese Estatuto;
 
Que es importante facilitar la comprensión de la figura de anticipos y el alcance que tiene al momento de su otorgamiento, desembolso, manejo, inversión y legalización, con el fin de impulsar el mejoramiento continuo de los procedimientos institucionales relacionados;
 
Que, conforme a lo anterior, se requiere reglamentar el Estatuto de Contratación universitario mediante un instrumento jurídico que comprenda las reglas, restricciones y controles aplicables a la figura de anticipo;
 
En mérito de lo expuesto;
 

RESUELVE:

 
ARTÍCULO PRIMERO. Definición. Se entiende como anticipo el dinero que entrega la Universidad del Cauca al contratista en calidad de préstamo y habrá de destinarse al cubrimiento de los costos iniciales del negocio. En esta línea, se concibe como un adelanto o avance del precio del contrato dirigido a apalancar el cumplimiento de su objeto y, en consecuencia, los recursos girados por dicho concepto sólo se integran al patrimonio del contratista en la medida que se cause su amortización mediante la ejecución de las actividades pactadas en el contrato.
 
ARTÍCULO SEGUNDO. Otorgamiento y autorización.El otorgamiento y autorización de anticipos en la Universidad se sujetará a las siguientes reglas:
 

1. Desde la etapa precontractual del proceso deben determinarse las condiciones bajo las cuales se requiere autorizar el anticipo, en consideración a la naturaleza jurídica, técnica y financiera del bien y/o servicio a contratar. La celebración del contrato y sus eventuales modificaciones se ceñirán a las condiciones identificadas desde esa etapa.
 
2. El anticipo no podrá exceder del cincuenta por ciento (50%) del valor del respectivo contrato.
 
3. Cuando se pacte la entrega de anticipo, dentro de las garantías que se constituyan para asegurar el contrato como requisito para la legalización y ejecución de éste, se deberá incluir el amparo que garantice el buen manejo y la correcta inversión del mismo, por la cuantía y el tiempo fijados en el Acuerdo Superior 064 de 2008, Estatuto de Contratación universitario, o en las normas que lo modifiquen o sustituyan.
 
4. Para el manejo del anticipo en contratos cuya cuantía supere los cien (100) salarios mínimos legales mensuales vigentes, deberá aperturarse una cuenta conjunta en un banco legalmente autorizado conjuntamente entre el contratista, el supervisor y el interventor, si éste existe.
 
Para contratos de cuantía menor a ese monto, se podrá pactar el manejo del anticipo a través de cuenta bancaria conjunta, según lo justifiquen las características del contrato para garantizar la adecuada inversión y seguimiento de los recursos del anticipo, lo cual en todo caso se establecerá desde la etapa precontractual.

 
ARTÍCULO TERCERO. Desembolso.Para el desembolso del anticipo pactado en la Universidad se aplicarán las siguientes reglas:
 

1. El inicio de las actividades contratadas no estará condicionado al desembolso del anticipo por parte de la entidad.
 
2. Para que se desembolse el anticipo, el contratista está obligado a presentar un plan de inversión, que debe ser aprobado por el supervisor y el interventor, si éste existe. En todos los casos, los pagos autorizados deben corresponderse con los rubros previstos en el plan de inversión aprobado.
 
3. El desembolso del anticipo está supeditado a que inicie la ejecución del contrato cumpliendo todos los requisitos aplicables, ante cualquier novedad contractual que imposibilite iniciar la ejecución del contrato, el desembolso del anticipo sólo podrá autorizarse una vez se superen las causas que impidieron ejecutarlo y se reactive su ejecución.
 
4. El supervisor del contrato y el interventor, si éste existe, deberán comunicar al ordenador del gasto cualquier novedad que altere las condiciones y consideraciones bajo las cuales se otorgó el anticipo, de modo que se adelanten las modificaciones y medidas correspondientes.
 
5. Para garantizar la adecuada protección de los recursos del anticipo, ante cualquier modificación del contrato, el supervisor y el interventor, si éste existe, vigilarán que el amparo de buen manejo y correcta inversión del anticipo se encuentre vigente durante la ejecución del contrato y por el término de prórrogas que lleguen a pactarse.
 
6. El supervisor del contrato y el interventor, si éste existe, deberán abstenerse de solicitar y avalar el desembolso del anticipo mientras no se cumplan las condiciones requeridas para su desembolso y las exigidas para iniciar o continuar la ejecución del contrato.

 
Parágrafo. Cuando el anticipo deba manejarse mediante cuenta conjunta, deberá acreditarse su apertura en los términos pactados en el contrato a través del certificado bancario correspondiente debidamente actualizado. En tales casos, una vez los recursos del anticipo se hayan girado a la cuenta bancaria conjunta, para hacer efectivos los cheques o autorizaciones que se libren con cargo a esa cuenta se requerirá la firma del contratista, el supervisor y el interventor, si éste existe.
 
ARTÍCULO CUARTO. Manejo e inversión.El manejo y la inversión del anticipo pactado en la Universidad se regirán por las siguientes reglas:
 

1. Los recursos del anticipo no podrán destinarse a actividades distintas a las relacionadas con la ejecución del objeto contratado.
 
2. Durante la ejecución del contrato, el manejo del anticipo se ceñirá al contenido del plan de inversión aprobado. Por tanto, los gastos cancelados con esos recursos deben corresponderse con los rubros previstos en el plan de inversión.
 
3. Durante la ejecución del contrato, deberá recogerse el soporte documental correspondiente a cada pago que se efectúe con los dineros del anticipo, a fin de acreditar su amortización y legalización.
 
4. Los rendimientos financieros que produzca el dinero entregado en calidad de anticipo pertenecerán a la Universidad, por tanto, deberán ser girados a la entidad por parte del contratista una vez el anticipo se invierta en su totalidad.

 
ARTÍCULO QUINTO. Amortización y legalización. La amortización y la legalización del anticipo pactado en la Universidad se sujetarán a las siguientes reglas:
 

1. El porcentaje correspondiente al valor de anticipo autorizado en el contrato, se amortizará en la misma proporción en cada acta de pago parcial que certifique el recibo a satisfacción firmada por el contratista, el supervisor, el interventor, si éste existe, y el ordenador del gasto.
 
2. Con el fin de legalizar el anticipo, el supervisor del contrato y el interventor, si éste existe, deberán rendir informes periódicos y detallados que den cuenta de la correcta inversión de esos recursos y del adecuado seguimiento y control que han adelantado para garantizarla. Dichos informes deberán acompañarse de los respectivos soportes de los pagos asumidos con los recursos del anticipo. Tanto los informes como sus soportes deberán ser organizados en la carpeta principal del contrato.
 
3. La División de Gestión Financiera deberá realizar el registro contable de las amortizaciones del anticipo, de acuerdo con los soportes de recibo a satisfacción del bien y/o servicio contratado que presenten el supervisor y el interventor, si éste existe.

 
ARTÍCULO SEXTO. Informes. La División de Gestión Financiera deberá presentar semestralmente al vicerrector(a) Administrativo(a) un informe de los anticipos desembolsados y pendientes de amortizar a fin de llevar el control de los mismos.
 
ARTÍCULO SÉPTIMO. Comunicar el presente acto administrativo a la Vicerrectoría Administrativa, de Investigaciones, Académica, de Cultura y Bienestar, Oficina Asesora de Control Interno y División de Gestión Financiera.
 
ARTÍCULO OCTAVO. Vigencia.  La presente Resolución rige a partir de su fecha de expedición y deroga las normas que le sean contrarias.
 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

 
Se expide en Popayán, a los quince (15) días del mes de septiembre de 2021.
 
JOSÉ LUIS DIAGO FRANCO
Rector