Circulares

Febrero 14 / 2022

Circular informativa de División de Gestión Financiera sobre directrices para la gestión de trámites de índole financiero vigencia 2022

FECHA: POPAYÁN, FEBRERO 14 DE 2022

DE: DIVISION GESTION FINANCIERA

PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA.

ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES DE ÍNDOLE FINANCIERO VIGENCIA 2022.
 
La División de Gestión Financiera, atendiendo las medidas preventivas frente la amenaza del CORONAVIRUS COVID-19, en concordancia con el estado de emergencia económica, social y ecológica decretado a nivel nacional y, a las Resoluciones R– 207 [1], R-234 [2], R-247 [3], R- 385 [4], R- 439 [5] de 2020 expedidas por la Universidad del Cauca, informa a la comunidad universitaria y público en general que se adoptarán las siguientes medidas con el propósito de brindar una adecuada atención y prestación de servicios, en temas relacionados con la gestión administrativa y financiera de la institución.

Lineamientos para la gestión de pagos año 2022

Para los trámites relacionados con la gestión de pagos se toman las siguientes medidas:

La documentación para pago de contratistas y proveedores sedeberá radicar mediante documentos físicos y firmados en la secretaria de la División de Gestión Financiera, edificio administrativo ubicado en la calle 4 # 5-30 de lunes a viernes en el horario de 8:00 am a 12:00 m, teniendo en cuenta las listas de chequeo publicadas en Lvmen de la página Web respecto de los documentos a adjuntar.
 

ENLACE RELACIONADO [6]

Lineamientos para otros trámites de carácter administrativo y financiero de bienes y servicios
 
Para otros trámites de carácter administrativo y financiero de bienes y  servicios, se solicita seguir las siguientes instrucciones:

1.1 Para Paz y Salvos Financieros estudiantiles
 
Para reingresos y cancelaciones

La Vicerrectoría Académica programará con las Facultades tres (03) fechas de cierre de solicitudes de paz y salvos financieros para reingresos y cancelaciones durante cada semestre (Tener en cuenta que no se crucen con los paz y salvos de grado), solicitudes que deben ser remitidas por el funcionario encargado de cada facultad con la factura cancelada y Formato PM-FO-4-FOR-33 [7] – “solicitud de paz y salvo universitario” de cada estudiante, al correo electrónico pazysalvosfinanciera@unicauca.edu.co [8] , en documento Excel.

Las facultades deben coordinar los paz y salvos de salud integral, deportes y bibliotecas previamente y enviarlos a financiera para el trámite del paz y salvo financiero. Se busca que no haya atención presencial por motivo del Covid 19, sino que el trámite se efectúe virtual desde cada facultad.

La factura puede ser también solicitada indicando nombre completo y número de documento de identidad,  al correo institucional credito@unicauca.edu.co [9]con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [10]

1.2 Para Paz y Salvos de convocatorias públicas
 
Trámite Presencial: Se deberá solicitar la factura en el primer piso del edificio Administrativo Calle 4 #5-30. cancelarla y presentarla en la ventanilla de paz y salvos de la División Gestión Financiera, con la solicitud y los anexos correspondientes.

Trámite Virtual:  Enviar correo electrónico indicando el NIT o número de documento de identidad y adjuntando copia escaneada del mismo, al correo institucional credito@unicauca.edu.co [9] con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [10], una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, solicitud y anexos, al correo pazysalvosfinanciera@unicauca.edu.co [8].

1.3 Para Registro y actualización de terceros en Finanzas Plus

Se debe enviar la solicitud al correo institucional terceros@unicauca.edu.co [11], con copia al correo institucional  financiera@unicauca.edu.co [12], anexando para personas naturales copia escaneada legible del documento de identidad, dirección, ciudad, celular y Rut si aplica. Para personas jurídicas copia escaneada legible del Registro Único Tributario.

1.4 Para Certificados de retención de proveedores

Se deberá enviar desde el correo de la entidad, indicando el nombre o razón social, NIT, tipo de impuesto y periodo solicitado, al correo institucional vidalvidal@unicauca.edu.co [13], con copia a  financiera@unicauca.edu.co [12].
 
1.5 Para Certificados de Ingresos y Retenciones 2022 de funcionarios

Los certificados serán enviados por la División de  Gestión Financiera a los correos personales de los docentes, administrativos y pensionados de la Universidad del Cauca, en la última semana del mes de marzo de 2022. En caso de no recibirse hasta el 30 de abril de 2022, solicitarlo desde su correo institucional a los correos electrónicos: financiera@unicauca.edu.co [12] y vidalvidal@unicauca.edu.co [12]
 
1.6 Para Información de cuentas por pagar, pagos y trámites de la Tesorería

Se deberá solicitar al correo institucional dfinanpagos@unicauca.edu.co [14], indicando nombre completo, numero de documento de identidad y numero de contrato o asunto.

1.7 Para Liquidación de Estampilla Universidad de Cauca

Trámite presencial: Se deberá solicitar la factura en el primer piso del edificio Administrativo Calle 4 # 5-30, para lo cual debe presentar el contrato, actas parciales y demás documentos para su liquidación de la contribución y luego de cancelada la factura, presentarse en Rentas de la Gobernación del Cauca para el trámite de las estampillas.

Trámite virtual: Se  deberá solicitar la factura de pago adjuntando la copia del contrato actas parciales y demás documentos, al correo credito@unicauca.edu.co [10] con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co [10]  y luego de cancelada la factura, presentarse en Rentas de la Gobernación del Cauca para el trámite de las estampillas.

Si la consignación se hace por transferencia electrónica enviar copia de la consignación y contrato a tesoreria@unicauca.edu.co. [15]

1.8 Para las Solicitudes de Reintegros o Cruce de Cuentas

Deberá diligenciarse el formato PA-GA-5.2-FOR-3 [16] “solicitud de reintegro o  cruce de cuentas” con sus respectivos soportes, copia de la factura pagada si aplica, cuenta bancaria y entregar los documentos físicos en ventanilla única – ubicada en la calle 5 #4-70 Rectoría.

Universitariamente,

JOSE REYMIR OJEDA OJEDA
Profesional Especializado