Procedimiento para la legalización de comisiones de estudios

Emitido por: Oficina Jurídica
Dirigido a: Docentes

Para: Decanos interventores de comisiones de estudios.
De: Oficina Asesora Jurídica.
Asunto: Legalización comisiones de estudios

En atención a las comisiones de estudios, otorgadas a los diferentes docentes, en forma comedida me permito informar que se hace necesario que los comisionados adelanten los trámites de legalización del contrato dentro del tiempo establecido, término que se establece en 5 días siguientes a la suscripción, por lo que y dado que los decanos son los interventores de los contratos de comisión de estudios, agradezco se informe de este procedimiento a los docentes que se encuentran adelantando trámites para obtener una comisión.

Dadas las constantes inquietudes que se presentan en torno al proceso de legalización de una comisión de estudios, me permito describir el proceso así:

1- El docente debe adelantar la solicitud de una comisión ante el Departamento respectivo.

2- Con el aval, el Consejo de Facultad aprueba o niega la petición.

3- La solicitud aprobada es tramitada ante el Consejo Académico, quien aprueba la comisión de estudios y la autoriza el rector, lo anterior conforme a lo previsto en el Acuerdo 048 de 2010.

4- Una vez autorizada la comisión, el Consejo Académico remite a la División de Recursos Humanos la solicitud para la liquidación respectiva, sobre los salarios que devengará el docente durante su comisión de estudios.

5- Con la resolución de autorización y liquidación, la Oficina Asesora Jurídica, procede a la elaboración del contrato.

6- Para la legalización el docente tiene 5 días y este trámite consiste en:

6.1- Constituir a favor de la Universidad del Cauca, una póliza por el 30% del valor de la comisión más la contraprestación. La contraprestación equivale al doble del tiempo de la comisión.

6.2- Pagar la publicación en el Diario Oficial ( Banco Agrarario/ Banco Davivienda), lo anterior conforme a los salarios que devengará durante el tiempo de la comisión.

6.3- Suscripción de un pagaré por el ciento por ciento (100%) de lo que devengue durante su permanencia en la comisión de estudios, según liquidación de la División de Recursos Humanos, con dos (2) codeudores que pertenezcan a la planta del personal universitario quienes no deben ser codeudores de docentes en comisión, suscripción de un pagaré en blanco, acompañado de una carta de instrucciones para ser llenado por la Universidad, los cuales deben ser firmados por el docente y un codeudor solvente, o constituir mediante hipoteca abierta en primer grado escritura pública a favor de la Universidad.

La póliza, el pagaré o hipoteca, se harán efectivos en todo caso de incumplimiento del contrato, por causas imputables al profesor.

7- Si la comisión es al exterior el docente debe dejar un apoderado que adelante los trámites de prórroga del contrato y su posterior legalización. Cada prórroga debe ser legalizada siguiendo los mismos lineamientos de la comisión inicial (ampliación de la garantía y publicación en el Diario Oficial).

8- Las prórrogas se deben tramitar con tres meses de anticipación, vencido este término se considera extemporánea la solicitud y por tanto el docente deberá reintegrarse a sus labores, de lo contrario se considera como abandono de cargo; del oficio que soporta la solicitud de prórroga debe allegarse copia a la Oficina Asesora Jurídica, con el fin de que repose dentro de la carpeta.

9- El contrato debidamente firmado por el rector y por el comisionado debe ser legalizado dentro de los cinco días siguientes, si la legalización no se surte dentro del tiempo establecido, la Oficina dejará en conocimiento del interventor la situación con el fin de que se inicien las acciones pertinentes en contra del docente comisionado.

10- Finalmente, se recuerda que una vez legalizado el contrato e iniciada la comisión, los interventores deben remitir a la Oficina Asesora Jurídica informes periódicos sobre las actividades de los comisionados.

Universitariamente,

Luis Felipe Rebolledo Manzano
Jefe Oficina Asesora Jurídica

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