Acuerdos

Noviembre 16 / 2011

Acuerdo Nº 018 de 2011

CONSIDERANDO:

ACUERDA:

CAPÍTULO I
PROPUESTA DEL CALENDARIO DE ADMISIÓN

ARTÍCULO PRIMERO: El calendario para cada proceso de admisión deberá ser propuesto por la División de Admisiones, Registro y Control Académico especificando las fechas en las que se dará inicio y fin a cada uno de los procesos que lo componen.

ARTÍCULO SEGUNDO: Una vez el calendario este definido por la División de Admisiones, Registro y Control Académico, este debe ser presentado al Consejo Académico para su respectiva aprobación.

ARTÍCULO TERCERO: Una vez aprobado el calendario, el Consejo Académico emitirá el respectivo acuerdo y se publicará para dar inicio a dicho proceso.

ARTÍCULO CUARTO: La presentación del proyecto de calendario académico se hará por período académico o por los dos períodos académicos del año lectivo.

ARTÍCULO QUINTO: El calendario de admisión deberá estar incluido en el calendario de actividades académicas que expide el Consejo Académico para cada período lectivo.

CAPÍTULO II
PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS PROGRAMAS

ARTÍCULO SEXTO: El calendario del proceso de admisión aprobado por el Consejo Académico deberá ser publicitado por los medios que la administración universitaria considere necesarios para ser difundido a todas aquellas personas interesadas en dicha información.

Se pueden considerar como medios de comunicación y de información tales como
Televisión, radio, periódicos nacionales y locales, redes sociales, correos electrónicos, portal web de la institución plegables, afiches, ferias universitarias, Portafolio de Servicios, etc.

PARÁGRAFO: La División de Admisiones, Registro y Control Académico realizará visitas a los distintos colegios entregando a los estudiantes de grado once, el portafolio de servicios de la dependencia.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Al inicio de cada proceso de admisión la institución contratará con periódicos (prensa escrita), el portafolio de servicios de la División de Admisiones, Registro y Control Académico, por medio del cual se darán a conocer la oferta de programas académicos de pregrado y de posgrado.

ARTÍCULO OCTAVO: Con el apoyo de monitores se podrá hacer promoción y difusión de programas a través de redes sociales, creación de blogs, envío masivo de correos electrónicos y asistencia virtual a través de skype y otros medios virtuales. Para el cumplimiento de esta tarea será necesario disponer de computadores con cámaras y demás accesorios que permitan este medio de comunicación.

ARTÍCULO NOVENO: Se concertará con los medios de comunicación escrita, la publicación de separatas publicitarias de programas de pregrado y de posgrado, indicando fechas de inscripción, requisitos y pasos de admisión.

ARTÍCULO DÉCIMO: La administración universitaria destinará el 3% del total de los recursos recaudados por motivo de inscripciones al examen de admisión, para atender el proceso de difusión y promoción de programas.

CAPÍTULO III
INSCRIPCIONES

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO: La convocatoria de inscripción a la prueba de admisión se realizara únicamente vía web y solamente podrán inscribirse quienes hayan cancelado el valor correspondiente a los derechos de inscripción.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: Para esta etapa del proceso de admisión la División de Admisiones, Registro y Control académico debe:

• Destinar líneas telefónicas exclusivas para atención al público en llamadas nacionales e internacionales.

• Enviar los números de identificación personal (PIN) al sistema bancario, para asignarlos a cada uno de los aspirantes que cancelen el derecho de inscripción

• Disponer de un funcionario para la venta del derecho de inscripción a aspirantes que certifiquen ser hijos de funcionarios, docentes y pensionados de la institución, para expedir los números de identificación personal (PIN).

• Recibir por parte de los aspirantes que se consideren que puedan aplicar a casos especiales, la documentación solicitada en el formato de recepción de documentos de matrícula. Esta información será revisada y según la veracidad de la documentación se procederá a aceptar o rechazar la condición de caso especial.

• Enviar vía web a la institución contratante que realiza la prueba interna de admisión, el listado de todos los aspirantes inscritos a los programas ofertados por la universidad en el periodo académico.

CAPÍTULO IV
PRUEBA INTERNA DE LA FACULTAD DE ARTES

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: La División de Admisiones, Registro y Control Académico debe coordinar con la Facultad de Artes la fecha en la cual los aspirantes a los programas adscritos a esta dependencia, deben presentar la prueba de aptitud interna, para lo cual se indicará en el calendario de admisión las fechas en las que se realizarán estos exámenes.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO: Para la ejecución de la prueba interna la División de Admisiones, Registro y Control Académico debe enviar los listados a la Facultad de Artes de todos los aspirantes inscritos a los programas de dicha Facultad. Así mismo la Facultad debe entregar los resultados de dichas pruebas en la fecha pactada para su posterior envío a la institución contratista responsable de la prueba interna de admisión. Este resultado será computado con la calificación obtenida en la prueba interna de la Universidad del Cauca, según los valores en porcentaje indicados por las normas institucionales.

CAPÍTULO V
EJECUCIÓN DE LA PRUEBA DE ADMISIÓN INTERNA

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: La División de Admisiones, Registro y Control Académico debe organizar para la prueba de admisión todo el despliegue logístico que esta requiera y contar con el apoyo de todo el personal docente y administrativo necesario de cada una de las facultades y unidades administrativas.

ARTÍCULO DÉCIMO SEXTO: Para esta etapa del proceso se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Solicitud de avance.
• Compra de insumos.
• Compra de refrigerios.
• Asignación de transporte.
• Vigilancia privada, oficial y de la policía nacional.
• Presencia de los organismos de seguridad y de la policía de menores.
• Presencia de la cruz roja.
• Presencia del personal de identificación de huellas dactilares.

ARTÍCULO DÉCIMO SÉPTIMO: Adicionalmente corresponde a la División de Admisiones, Registro y Control Académico, la selección de los edificios, en los cuales se realizará el examen de admisión, coordinar con los Decanos la escogencia de los docentes y administrativos que acompañaran la prueba y citarlos a través del portal web institucional, verificar el número de salones y la capacidad de cada salón y la dotación de insumos necesarios para la prueba.

ARTÍCULO DÉCIMO OCTAVO: Coordinar con el Área Administrativa y de Servicios Generales la disponibilidad de personal de esta División, que colaborara (personal de vigilancia, aseo, mantenimiento, etc.) los días previos al examen y en el día del examen.

ARTÍCULO DÉCIMO NOVENO: La realización de la prueba de admisión será fijada, para cada período académico, preferiblemente el último lunes del mes de mayo y el último lunes del mes de noviembre.

ARTÍCULO VIGÉSIMO:     Las instalaciones de la Universidad del Cauca que serán utilizadas para la realización de la prueba de admisión, deberán cerrarse a partir de las 12:00 m. del día sábado, hora en la cual el personal de aseo iniciará la organización y limpieza de pupitres, salones y corredores para usar en la prueba, si esta se realiza el lunes siguiente.     

ARTÍCULO VIGÉSIMO PRIMERO: Dentro de las obligaciones propias del personal que asumirá la labor del cuidado de la prueba de admisión se encuentran las siguientes:

• Presentarse en el bloque y aula asignada, media hora antes de la iniciación de cada prueba, para que ayude a ubicar correctamente a los aspirantes. Allí se le hará entrega del material del examen consistente en: un (1) sobre con los cuadernillos de examen, un (1) sobre con las tarjetas de respuestas (una tarjeta para cada aspirante, en la cual deberá contestar las 80 preguntas del examen de admisión: 40 de razonamiento lógico y 40 de competencia lectora). La lista de los aspirantes de cada aula, organizados numéricamente según la credencial y el informe detallado donde se registran las novedades y la asistencia.

• Cada aspirante debe situarse en el asiento que corresponda al número de su credencial. Cuando un aspirante no posea la credencial, se debe verificar en el listado que se ha enviado al aula de clase, que sí corresponda al número de credencial donde está ubicado; con el nombre y documento de identidad.

• Entregar a los aspirantes primero la tarjeta de respuestas para que lean las instrucciones que están al reverso, luego entregar el cuadernillo del examen. Las versiones de cuadernillo de cada prueba corresponden a pares e impares. Por lo tanto se hace necesario prestar especial cuidado en su distribución.

• En el evento de tener que cambiar un cuadernillo por mala impresión, se debe verificar que el que se entrega sea también par o impar, según la credencial del aspirante. Se debe anotar en el informe detallado del examen la novedad respectiva.

• Solicitar a cada aspirante el documento de identidad y verificar que el número corresponda con el que aparece en la credencial. Verificar que la foto que aparece en el documento de identidad corresponda al aspirante que presenta el examen. En caso de duda o que un aspirante no presente uno de los documentos válidos como identificación, se deberá reportar en el informe detallado y hacer saber la situación al dactiloscopista quien deberá tomarle al aspirante la huella de los cinco dedos de su mano derecha y entregar una nota al aspirante donde se le informa que aun no se le ha identificado plenamente y que de ser admitido a la Universidad, ésta podrá realizar los procedimientos adicionales que considere necesarios para verificar su identidad.

• Si se necesita aclarar el número de credencial de un aspirante se debe consultar el listado que se envía adjunto a las tarjetas de respuesta.

• Si se detecta una suplantación, fraude o intento de fraude, se debe anular el examen correspondiente e informar tal situación en el informe detallado.

• Solicitar a los aspirantes que firmen la tarjeta de respuestas en el espacio indicado para ello.

• No permitir al aspirante utilizar calculadoras, hojas adicionales, libros, revistas, computadores, beeper, radiotransmisores, grabadoras o teléfonos celulares.

• El examen es calificado de tal manera que las respuestas incorrectas no anulan las respuestas correctas.

• Entregar las tarjetas y el informe detallado a su coordinador.

• Abstenerse de llevar a la prueba exámenes, portátiles, libros o revistan que le impidan mantener atención activa al examen.

CAPÍTULO VI
RECEPCIÓN RESULTADOS DE LA PRUEBA INTERNA DE ADMISIÓN Y PUBLICACIÓN DE RESULTADOS

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEGUNDO: Los resultados de la prueba de admisión deben ser enviados vía electrónica en archivos de seguridad por la institución contratante, en la fecha previamente estipulada en el contrato interadministrativo firmado entre las dos partes. Esta información debe ser enviada cumpliendo con protocolos de inscripción y parámetros de organización que eviten la manipulación de la información en el momento de su publicación.

ARTÍCULO VIGÉSIMO TERCERO: Una vez recibidos y revisados los resultados de la prueba interna estos serán enviados a la División de Sistemas, para que sean publicados a través de la página web institucional.

ARTÍCULO VIGÉSIMO CUARTO: Los resultados serán publicados a manera de consulta individual, a la cual se podrá acceder haciendo uso del documento de identidad, especificando la información correspondiente a puesto obtenido, puntaje, tipo de inscripción, programa o programas a los que fue admitido e información correspondiente al proceso de admisión.

CAPÍTULO VII
RECEPCIÓN DOCUMENTOS DE ADMITIDOS Y LIQUIDACIÓN DE BOLETAS DE MATRÍCULA FINANCIERA

ARTÍCULO VIGÉSIMO QUINTO: Todos aquellos estudiantes que hayan sido admitidos a cualquiera de los programas ofrecidos por la universidad del cauca deberán tener en cuenta la siguiente información para iniciar su proceso de admisión y matricula:

• Ingresar al enlace formato de recepción para documentos de matrícula. Este especifica la documentación que deberá presentar cada uno de los admitidos.

• Tener en cuenta las fechas en que debe traer su documentación según el calendario de admisiones aprobado.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SEXTO: La División de Admisiones, Registro y Control Académico, recibirá los documentos de cada uno de los admitidos, y procederá a través de los funcionarios asignados para esta labor a ingresar en el aplicativo web, los datos financieros necesarios para la generación de matrícula financiera, para luego pasar a imprimir el recibo y solicitar al admitido dirigirse a realizar el pago. De igual manera cada admitido podrá descargar el recibo desde la página web institucional.

PARÁGRAFO: Con el recibo de pago el estudiante podrá solicitar en la División de Sistemas, su cuenta de correo electrónico institucional con la cual podrán ingresar al Sistema Integrado de Matrícula y Control Académico (SIMCA) el cual les permitirá tener acceso a toda la información académica necesaria para su inicio de clases.

ARTÍCULO VIGÉSIMO SÉPTIMO: El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deja sin efectos las disposiciones que le sean contrarias.


Se expide en Popayán, a los 16 días del mes de noviembre de 2011.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
Presidente.