Circular informativa sobre cronograma cierre fiscal 2019

Número del documento: 5-22.1/005
Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Comunidad universitaria

FECHA: POPAYÁN, 25 DE OCTUBRE DE 2019
DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS
ASUNTO: CRONOGRAMA CIERRE FISCAL VIGENCIA 2019.

Con motivo del cierre de la vigencia del año 2019, y teniendo en cuenta los parámetros establecidos en el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad, agradezco a la comunidad universitaria, dar cumplimiento a la programación de entrega de documentos, prevista en la presente circular:

I. Generalidades
1.- Se recuerda que es improcedente y contrario a las disposiciones de ley adquirir compromisos sin la previa autorización del Ordenador del gasto y sin el registro de disponibilidad presupuestal suscrito por la División de Gestión Financiera, según lo establece el Acuerdo 051 de 2007 en sus artículos 26, 27 y 28. En consecuencia, tendrá responsabilidad disciplinaria y fiscal el funcionario que los adquiera.

2.- Este calendario aplica para todos las Dependencias universitarias, debido a que los cierres presupuestales, contables y financieros arrojan un solo consolidado para la Universidad del Cauca, a partir del cual se presentan informes, estados financieros y reportes ante las entidades de Control. Los funcionarios que no atiendan la presente disposición, en materia de plazos y procedimientos serán responsables por los compromisos y erogaciones que se deriven de dicho incumplimiento.

3.- El funcionario ya sea en calidad de Supervisor, Jefe de Dependencia o aquel a quien se le ha asignado esa función debe entregar los documentos para los trámites respectivos dentro de este cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, so pena del pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el Estatuto Financiero y Presupuestal y el Estatuto de Contratación de la Universidad.

4.- Toda orden de pago que esté en proceso y que no se ajuste a las fechas indicadas en esta circular, deberá centralizarse en la Vicerrectoría Administrativa.

II. Cronograma
El siguiente es el cronograma a cumplir por el cierre fiscal de 2019:

Ítem	ACTIVIDAD	Fecha límite para trámite
1	Solicitudes de compra ante el área de adquisiciones	Noviembre 08
2	Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal para adquisición de bienes y servicios con destino al Área de Adquisiciones e Inventarios	Noviembre 15
3	Expedición de Registros de Disponibilidad Presupuestal.	Noviembre 22
4	Reconocimiento puntos académicos a docentes.	Noviembre 26
5	Envió Resolución de reconocimiento de puntos académicos a la División de Gestión del Talento Humano.	Noviembre 29
6	Solicitudes de avance por cualquier concepto.	Diciembre 05
7	Recepción de facturas para trámite de pago ante el Área de Adquisiciones e Inventarios	Diciembre 06
8	Recepción de bienes adquiridos por parte del Área de Adquisiciones e Inventarios.	Diciembre 06
9	Expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal para trámite de Honorarios (Estímulos, CAR, Otros )	Diciembre 06
10	Recepción de Certificados para pago de Monitorias en Vicerrectoria Administrativa.	Diciembre 13
11	Recepción de Certificaciones de Pago y liquidación de Ordenes de Prestación de Servicios y Contratos por adquisición de bienes en la División de Gestión Financiera	Diciembre 13
12	Anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal no tramitados o no utilizados ante Vicerrectoría Administrativa.	Diciembre 13
13	Anulación de Registros Presupuestales con su respectivo acto administrativo.	Diciembre 13
14	Solicitudes de pago de Servicios Públicos de noviembre y diciembre.	Diciembre 13
15	Entrega por parte de la División de Servicios Administrativos, Adquisiciones e Inventarios a la División de Gestión Financiera de Notas de Alta con recibo a satisfacción.	Diciembre 13
16	Remisión de nómina del mes de diciembre a la División de Gestión Financiera.	Diciembre 17
17	Legalización de avances en la División de Gestión Financiera	Diciembre 18
18	Remisión de aportes del mes de diciembre a la División de Gestión Financiera.	Diciembre 19
19	Entrega de bienes a las Dependencias universitarias por el Área de adquisiciones e Inventarios.	Diciembre 20
20	Remisión descuentos nomina mes de diciembre a la División de Gestión Financiera.	Diciembre 20
21	Conciliación de Información de la División de Gestión Financiera con diferentes Dependencias (Talento Humano, Oficina Jurídica y Cartera)	Diciembre 20

Para Contratos de Prestación de Servicios: Buscando la mayor celeridad posible en el procedimiento de pago, que comienza con la revisión y aprobación jurídica de los soportes propios de cada cuenta, se deberá presentar, en conjunto con los documentos para el cobro del mes de noviembre, la documentación correspondiente para el pago del mes de diciembre, la cual deberá contener Acta de Liquidación Final, Evaluación de Proveedores, Informes Finales y Planilla de Seguridad Social, que compruebe el cubrimiento del cuarenta por ciento (40%) del valor total del contrato, con fecha de constancia de firma de finalización del servicio. Su pago se hará una vez se cumpla la fecha de terminación del Contrato.

Universitariamente

Original firmado

CIELO PÉREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa

Ajustes e Impresión: Lina María Trochez Q., Contratista Vicerrectoria Administrativa.
Elaboro: Mario José López P., Profesional Universitario, Vicerrectoria Administrativa.
Avalo: José Reymir Ojeda O., Profesional Especializado, División de Gestión Financiera.

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