Circular de la Vicerrectoría Administrativa sobre cronograma de cierre financiero y administrativo vigencia fiscal 2020

Número del documento: 5-22.1/ 00
Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Comunidad universitaria

DE: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA

PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS.

ASUNTO: CRONOGRAMA CIERRE FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO VIGENCIA FISCAL 2020.

En el marco de los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 051 de 2007, Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y en aras de garantizar un apropiado cierre financiero y administrativo para la vigencia 2020, buscando la culminación de actividades en materia presupuestal, contractual, tesoral y de gestión de bienes, se informa a la comunidad universitaria que las fechas establecidas en el presente documento son de obligatorio cumplimiento, a fin de asegurar la entrega de información a los diferentes entes de control y apertura oportuna de la ejecución de la vigencia 2021.

GENERALIDADES

1.- Entiéndase como cierre de vigencia el cese de todas las operaciones del presupuesto, Contratación, tesorería, almacén, inventarios, nomina, reconocimiento contable de legalizaciones y demás actividades que afecten la operación financiera de la Universidad.

2. – El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el Capítulo IX, Ejecución presupuestal,artículos 26, 27 y 28, del Acuerdo Superior N° 051 de 2007, generará responsabilidad disciplinaria y fiscal, para el funcionario.

3.- El presente cronograma tiene efectos para todas las Unidades Administrativas y Académicas de la Universidad del Cauca, en razón a que la información producto del cierre presupuestal, contable y financiero es la fuente a partir de la cual se presentan informes, estados financieros y reportes ante las entidades de Control. Las deficiencias, inconsistencias y reprocesos que afecten la calidad y razonabilidad en la obtención de esta información será responsabilidad de quienes la hayan originado y revisado, motivo por el cual deberán responder ante los entes de control con las implicaciones las mismas conlleven.

4.- El funcionario que no aporte los documentos pertinentes para adelantar los trámites dentro de los plazos establecidos en el presente cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable del pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el Estatuto Financiero y Presupuestal y, el Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca

II. CRONOGRAMA:

El siguiente es el cronograma para el cierre fiscal de la vigencia 2020.

	ACTIVIDAD	Fecha límite para trámite
1	CIERRE PRESUPUESTAL Y ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
1.1	Solicitud de traslados presupuestales.	Jueves, 19 de noviembre de 2020
1.2	Recepción de solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal para tramites contractuales y demás compromisos institucionales adquirir.	Viernes, 20 de noviembre de 2020
1.3	Recepción de solicitudes de trámite para adición, modificación, prorroga y suspensión de contratos ante la Vicerrectoría Administrativa.	Viernes, 20 de noviembre de 2020
1.4	Elaboración de ordenes contractuales, adiciones, modificaciones, prorrogas y suspensiones de contratos.	Lunes, 30 de noviembre de 2020
1.5	Recepción de Certificados para pago de Monitorias ante Vicerrectoría Administrativa	Lunes, 14 de diciembre de 2020
1.6	Expedición de Registros de Disponibilidad Presupuestal.	Viernes, 04 de diciembre de 2020
1.7	Reconocimiento puntos académicos a docentes.	Miércoles, 25 de noviembre de 2020
1.8	Envió Resolución de reconocimiento de puntos académicos ante la División de Gestión del Talento Humano.	Viernes, 27 de noviembre de 2020
1.9	Remisión de nómina y descuentos del mes de diciembre de 2020 ante la División de Gestión Financiera.	Miércoles, 16 de diciembre de 2020
1.10	Remisión aportes de nómina mes de diciembre de 2020 ante la División de Gestión Financiera.	Viernes, 18 de diciembre de 2020
1.11	Recepción de solicitudes de anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal ante la Vicerrectoría Administrativa	Viernes, 11 de diciembre de 2020
1.12	Recepción de solicitudes de Reservas presupuestales ante la Vicerrectoría Administrativa.	Viernes, 11 de diciembre de 2020
2	CIERRE DE AVANCES
2.1	Recepción de solicitudes de avance por cualquier concepto.	Lunes, 30 de noviembre de 2020
2.2	Reconocimiento de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios.	Lunes, 30 de noviembre de 2020
2.3	Recepción de documentos soportes de legalización de avances por todo concepto.	Viernes, 18 de diciembre de 2020
3	CIERRE ADQUISICIONES E INVENTARIOS
3.1	Recepción de solicitudes para la adquisiciones de bienes (equipos e insumos).	Viernes, 20 de noviembre de 2020
3.2	Recepción de bienes adquiridos por parte del Área de adquisiciones e Inventarios.	Viernes, 11 de diciembre de 2020
3.3	Entrega de bienes a las Dependencias universitarias por el Área de adquisiciones e Inventarios.	Viernes, 18 de diciembre de 2020
3.4	Entrega de Notas de Alta con recibo a satisfacción, por parte de la División de Servicios Administrativos – Área de Adquisiciones e Inventarios ante la División de Gestión Financiera.	Lunes, 14 de diciembre de 2020
4	CIERRE TESORERIA
4.1	Recepción de documentos para tramite de pago en la vigencia 2020 (Certificaciones de pago y liquidación de órdenes de prestación de servicios y/contratos, órdenes de compra y contratos por adquisición de bienes, facturas, certificaciones, constancias, entre otros. )	Lunes, 14 de diciembre de 2020
4.2	Solicitudes de pago de Servicios Públicos correspondiente a los meses de noviembre y diciembre.	Lunes, 14 de diciembre de 2020

Lo anterior, de conformidad con lo dispuesto en la Circulares informativas: N° 5-22.1/004 del 16 de abril de 2020, sobre directrices para la gestión de trámites de índole administrativo y financiero, en el marco de la actual emergencia sanitaria, emitida por la Vicerrectoria Administrativa y Circular Informativa del 19 de agosto de 2020, sobre directrices para la gestión de trámites financieros, en el marco de la actual emergencia sanitaria, emitida por la División de Gestión Financiera.

Universitariamente,

CIELO PEREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa

Proyectó: Lina Trochez, Contratista Vicerrectoría Administrativa.
Avaló: Sonia Casanova, Coordinadora Área de Adquisiciones e Inventarios.
           Otilia Solarte, Profesional Universitario, Área de Presupuesto.
           Jose Reymir Ojeda, Jefe División de Gestión Financiera.
           Fredy Martínez, Tesorero.

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