Circulares

Octubre 18 / 2023

Circular Informativa del Área de Gestión Documental sobre recepción de documentos por parte de los mensajeros

PARA: VICERRECTORÍAS, FACULTADES, CENTROS Y DEPENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA
 
DE: SECRETARÍA GENERAL Y ÁREA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ASUNTO: RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS POR PARTE DE LOS MENSAJEROS.

FECHA: 18 DE OCTUBRE DE 2023
   
La Secretaría General de la Universidad del Cauca y su Área de Gestión Documental se permiten recordar a la comunidad administrativa que la recepción de documentos en la dependencias académico-administrativas por parte de los mensajeros, se realizará dos veces, una en horas de la mañana y otra en horas de la tarde únicamente, por lo que las dependencias deberán tener listos los documentos debidamente registrados en su libro radicador o planilla que se administre en la dependencia para ser entregados a los mensajeros.
 
Los documentos deberán ser entregados al mensajero asignado a su dependencia con el fin de llevar trazabilidad de las comunicaciones en las planillas de correspondencia, es importante tener en cuenta el horario de ventanilla única con el fin de que estos documentos queden radicados en la fecha que fueron entregados al mensajero.
 
Las dependencias deberán recibir a los mensajeros las comunicaciones desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m. de lunes a jueves y hasta las 4:00 p.m. el día viernes, horario laboral en los términos de la Resolución Rectoral N° 0859 del 27 de diciembre de 2021, que estableció el horario administrativo y atención al público en las dependencias universitarias, lo anterior, en aras de dar cumplimiento oportuno con la entrega de los documentos a las dependencias.
 
Tener en cuenta el Protocolo para la elaboración de las comunicaciones oficiales, establecido en el Manual de Gestión Documental de la Universidad del Cauca.
 
Igualmente, se recuerda que atendiendo la política cero papel, las copias de las comunicaciones oficiales se deberá realizar por medio del correo electrónico institucional, en este sentido no se recibirán por parte de los mensajeros ni se radicarán copias en Ventanilla Única.

Universitariamente,
 
 ORIGINAL FIRMADO
LAURA ISMENIA CASTELLANOS VIVAS  INGRY YOHANA QUIÑONEZ DAZA
Secretaria General                                        Área de Gestión Documental