Circulares

Noviembre 16 / 2010

Circular No. 05 a propósito de las transferencias primarias

Para: Rectoría, vicerrectorías, decanaturas, oficinas asesoras, divisiones, centros, institutos de posgrado y demás dependencias universitarias.

De: Secretaría General, Unidad de Correspondencia y Archivo.

Asunto: transferencias primarias.

En cumplimiento a lo establecido en el articulo 1º del Acuerdo 039 de 31 de octubre de 2002, (por el cual se regula el procedimiento Documental en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000) y en especial a los Principios de Planeación y Responsabilidad, la Unidad de Correspondencia y Archivo de la Universidad del Cauca se permiten recordar que las Transferencias Primarias y Secundarias se adelantará teniendo en cuenta los tiempos establecidos en la Tabla de Retención Documental.

Para las próximas transferencias se les solicita remitir al correo archivo@unicauca.edu.co [1], copia digital de la transferencia, cada dependencia Universitaria debe cumplir con los para metros establecidos en Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, que nos prevé de unos criterios de conservación para los documentos:

1) La organización de los archivos de gestión debe basarse en la Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

2) La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.

3) La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la fecha más antigua de producción, será el primer documento que se encontrará al abrir la carpeta y la fecha más reciente se encontrará al final de la misma.

4) Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries, estarán debidamente foliados debido a que es parte imprescindible de los procesos de organización archivística pues da fe de la responsabilidad de los productores documentales. La foliación consolida la ordenación. Es también constitutiva del Inventario Único Documental y requisito ineludible para las transferencias tanto primarias (archivo de gestión al archivo central) y secundarias.

5) Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación, dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie, subserie, número de expediente, número de folios y fechas extremas, número de carpeta y número de caja si fuere el caso.

6) Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la Tabla de Retención Documental, para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá la metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único de inventario, regulado por el Archivo General de la Nación.

7) Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: código de la dependencia cuando se trate de transferencias primarias, fondo, sección, legajos identificados con su número respectivo, libros cuando sea del caso, identificados con el número que le corresponda, número consecutivo de caja, número de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.

El calendario de transferencia establecido para el año de 2011, se anexa a la presente, para que su cumplimiento sea de manera uniforme y no se presten ningún contratiempo debido que para enero del próximo año se debe tener lista la información a transferir del archivo de gestión de todas las dependencias universitarias.

Atentamente,

Lola Esperanza Molina Imbachí
Área de Correspondencia y Archivo

Laura Ismenia Castellanos Vivas
Presidenta Comité de Archivo