Circular No.2.3-22.2/001 de 2012, sobre requisitos para trámite de convenios o contratos

Emitido por: Oficina Jurídica
Dirigido a: Comunidad universitaria

PARA: RECTORÍA, VICERRECTORÍAS, DECANATURAS, OFICINAS ASESORAS, DIVISIONES, CENTROS, INTITUTOS DE POSGRADO Y DEMÁS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS.

DE: OFICINA ASESORA JURÍDICA

ASUNTO: Requisitos para trámite de convenios o contratos.

En cumplimiento a lo establecido en el artículo 209 de la Constitucion Política, (Principios de la Funcion Administrativa) y en especial a los Principios de Planeacion y Responsabilidad, la Oficina Asesora Jurídica de la Universidad del Cauca, se permite recordar que para la elaboracion de cualquier clase de contrato o convenio se requiere que la dependencia solicitante remita a la Oficina Asesora Jurídica lo siguiente:

1. Los docentes o grupos de trabajo que agencien una iniciativa deberán someter la propuesta académica a instancias del Departamento en miras a obtener el respectivo aval, el cual deberá ser acorde a las líneas de desarrollo propuestas por el mismo.

2. Viabilidad del Consejo de Facultad, en consonancia con el Plan de Desarrollo de cada unidad y su correspondencia con el PEI y el Plan Prospectivo de la Universidad.

3. Certificado de conveniencia y oportunidad (definicion de la necesidad que se requiere satisfacer con el convenio o contrato).

4. Definicion técnica de la forma en que la Entidad pueda satisfacer su necesidad, que entre otros puede corresponder a un proyecto, estudio, diseño o prediseño.

5. Certificado de Existencia y Representacion Legal o su equivalente, correspondiente a la entidad con quien se va a suscribir el convenio o contrato.

6. Las condiciones del convenio o contrato a celebrar tales como: objeto, plazo, lugar de ejecucion, supervisor, obligaciones, disponibilidad presupuestal (cuando sea requerido).

7. Soporte economico del valor estipulado en el contrato o convenio (CDP cuando sea requerido).

8. Establecimiento de los riesgos de la contratacion que debe ser amparado por el contratista (garantías).

9. Viabilidades: Académica (expedida por la Vicerrectoría Académica) y Financiera (remitida por la Oficina de Planeacion y Desarrollo Institucional).

10. En el caso de convenios marco se requiere cumplir con los requisitos establecidos en los puntos 2, 3, 5 y 6.

Los anteriores documentos deberán ser enviados por el servidor universitario responsable de la Dependencia solicitante.

Así mismo, se informa que para adicionar y prorrogar los convenios o contratos debe existir una clara y suficiente justificacion, la cual deberá ser sustentada por el interventor mediante solicitud dirigida a esta Dependencia.

La Oficina Jurídica se abstendrá de darle el visto bueno o elaborar el contrato o convenio sin la presentación de los requisitos antes señalados.

Universitariamente,

JUAN MANUEL GRUESO RODRÍGUEZ
Jefe Oficina Asesora Jurídica.

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