Circulares

Mayo 25 / 2021

Circular Informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre proceso de envío y recepción de factura electrónica

DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
 
PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA Y DEMÁS INTERESADOS
 
ASUNTO: PROCESO DE ENVIO Y RECEPCION DE FACTURA ELECTRÓNICA
 
FECHA: 25 DE MAYO DE 2021.
 
La Vicerrectoría Administrativa informa a la comunidad en general que, a partir del 01 de diciembre de 2020, la Universidad del Cauca se acogió al sistema de facturación electrónica según Resolución 042 de 2020, modificada con la Resolución DIAN 094 de 2020 de la DIAN, Resolución 0015 del 11 de febrero 2021. Por lo tanto, todos los servicios ofrecidos por la Universidad del Cauca por concepto de matrículas, cursos de extensión, investigación, laboratorio, salud, bienestar, tienda universitaria, libros, publicaciones, cuotas partes pensionales, estampilla Universidad del Cauca 180 años, convenios y contratos, entre otros; serán facturados electrónicamente de acuerdo a la normatividad vigente.

Con la factura electrónica no cambia el proceso de pago de matrículas, el pago continuará a través del recibo generado desde SIMCA, sin embargo, al correo electrónico del estudiante se enviará la factura una vez efectúe el pago, independientemente del medio (ventanilla, corresponsal, PSE, tarjeta crédito).
 
Posteriormente se procederá a generar mediante archivo PDF y XML la factura electrónica que será enviada desde el correo facturacion@unicauca.edu.coa todos nuestros clientes (comunidad universitaria y demás interesados). Se requiere de la confirmación de recibido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En caso de no reclamar al emisor en contra del contenido de la factura electrónica en el plazo establecido, se entenderá por aceptada.

En este sentido la Institución se permite aclarar a todos los usuarios que han recibo o estén recibiendo la FACTURA ELECTRÓNICA en sus correos de contacto, que este es un documento soporte del pago realizado con anterioridad, por los distintos medios electrónicos y físicos. En consideración a lo cual el mismo NO representa un nuevo cobro y da cumplimientos a las normas vigentes. Se invita a conservar la factura electrónica en el formato en que la recibió.

Para mayor información consultar los aspectos técnicos de emisión y recepción de factura electrónica, relacionados en los siguientes apartes de esta circular:
 

ASPECTOS GENERALES DE LA FACTURA ELECTRÓNICA
DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA

 
EMISIÓN DE FACTURA

Es el proceso de expedición de factura electrónica al momento de adquirir un bien o servicio prestado por la Universidad del Cauca.

La Universidad del Cauca habilitó el correo electrónico facturacion@unicauca.edu.co, para el proceso de facturación electrónica; desde este correo les estará llegando a todos los“clientes/adquirientes”la factura al día siguiente de realizar el pago, como se muestra a continuación:

 

En el adjunto (.ZIP) encontrará dos archivos relacionados con la factura electrónica:
 

• La representación gráfica de la factura electrónica con extensión (.PDF) para impresión o digital: es un documento legible para las personas y a través del cual se puede hacer la verificación de valores, conceptos, deducciones, etc.

• Archivo con extensión (.XML): contiene información detallada y completa de la factura firmada por el emisor y validada por la DIAN en formato XML. Por lo tanto, no es necesario hacer ninguna verificación sobre este archivo.

Representación gráfica   
 

 
Una vez enviada la factura electrónica, nota débito y/o nota crédito, desde la plataforma al correo electrónico de los clientes internos o externos, lo cual requiere de la confirmación de recibido, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En caso de no reclamar al emisor en contra del contenido de la factura electrónica en el plazo establecido, se entenderá por aceptada.
 
En este sentido se informa a todos los usuarios que han recibo o estén recibiendo la FACTURA ELECTRÓNICA en sus correos de contacto, que este es un documento soporte del pago realizado con anterioridad, por los distintos medios electrónicos y físicos. En consideración a lo cual el mismo NO representa un nuevo cobro y da cumplimientos a las normas vigentes. Se invita a conservar la factura electrónica en el formato en que la recibió.
 
Para la facturación electrónica se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones:
 

• Las facturas se generan y se entregan a nombre de la persona a quien se le presta el bien o servicio, así sea menor de edad, e independiente de quien pague.
   

• Con la factura electrónica no cambia el proceso de pago de matrículas, el pago continuará a través del recibo generado desde SIMCA, sin embargo, al correo electrónico del estudiante se enviará la factura una vez efectúe el pago, independientemente del medio (ventanilla, corresponsal, PSE, tarjeta crédito).
   

• En el caso de los aspirantes al proceso de admisión de la Universidad del Cauca, se les generará la factura una vez se oficialice el procesode inscripción. Se solicita que en el proceso de inscripción se registre de manera veraz y correcta el correo electrónico del aspirante debido a que este será a donde le llegará la factura electrónica por concepto de inscripción.
   

• La factura electrónica se genera por el valor neto del costo educativo.
   

• En el campo “descripción” del formato de la factura electrónica se evidenciará el concepto detallado del servicio prestado por la Universidad del Cauca
   

• En caso de que el usuario requiera cambiar el correo electrónico registrado para la facturación se puede solicitar la actualización de datos al correo financiera@unicauca.edu.co
   

• Si se presentan errores o inconsistencias en la facturación electrónica, la solicitud se realiza a través del  correo facturación@unicauca.edu.co.
  

• La factura será enviada a todos los usuarios; “Clientes” o “Adquirientes”, estos pueden ser:
   

  • Estudiantes de pregrado, posgrado, maestrías, doctorados, aspirantes a la Universidad del Cauca, también se incluyen los servicios prestados por la Unidad de Salud, Cuotas partes pensionales, Estampilla Universidad del Cauca 180 años, convenios y contratos.
     

  • Personas naturales o jurídicas que paguen cursos libres, diplomados, seminarios, congresos, entre otros.
     

  • Personas naturales o jurídicas que adquieran libros en el Sello Editorial, tienda Universitaria o en cualquier facultad de la Universidad. O Personas naturales o jurídicas que paguen por la venta de un bien o servicio que oferte la Universidad.

 
Cualquier inquietud relacionada con la factura electrónica, deberá remitirse al correo electrónico: facturación@unicauca.edu.co

RECEPCIÓN DE FACTURA ELECTRONICA

Los proveedores y supervisores de la Universidad del Cauca deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
 

• El proceso de recepción de factura electrónica se da cuando el usuario adquiere un bien o servicio prestado por un proveedor externo a la Universidad del Cauca.
   

• Sin excepción toda factura debe ser expedida a nombre de la Universidad del Cauca, identificada con Nit.891500319-2.
   

• El correo electrónico habilitado para la recepción de facturas electrónicas de la Universidad del Cauca es cartera@unicauca.edu.co
   

• Una vez recibida la factura electrónica, nota débito y/o nota crédito, desde la plataforma del Proveedor al correo de cartera@unicauca.edu.co, se reenviará al correo electrónico del interventor o supervisor contractual encargado, quien después de verificar el contenido de la factura electrónica deberá aceptar o rechazar la factura de conformidad con lo establecido en los anexos, nota débito o nota crédito, dentro de las (72) horas o tres (3) días hábiles siguientes a su recepción. En caso de no aceptar o rechazar la factura se dará por aceptada automáticamente.
   

• Se requiere incluir en el campo de “notas finales” de la factura el nombre del contacto, teléfono, numero de orden de compra y/o contrato (quien realizó la compra o servicio) de la Universidad del Cauca: para redirigir la factura electrónica al supervisor encargado de aceptar o rechazar la factura; de lo contrario se rechazará la factura.
   

• En caso de no estar obligados a facturar electrónicamente se continuará recibiendo las facturas y soportes en físico en los horarios habituales de lunes a viernes
   

• De acuerdo a la directriz dada por la División financiera, el correo cartera@unicauca.edu.co, es solo un puente de comunicación, para la entrega de la factura electrónica al supervisor o funcionario encargado, con el fin de que él mismo valide su contenido, y de acuerdo a ello, la acepte o rechace en el enlace indicado por el proveedor, según sea el caso.
   

• Igualmente se recomienda a los supervisores dejar el contacto en el momento de la compra.

Nota.
 
Las facturas electrónicas de proveedores que lleguen a los correos de otras dependencias por favor reenviar el correo a cartera@unicauca.edu.co para evitar contratiempos y poder dar solución tanto del envío al supervisor encargado como en la actualización del correo de recepción de la universidad del cauca a los proveedores.
 
Agradecemos su colaboración y cumplimento con las normas antes mencionadas para garantizar un adecuado servicio.
 
Atentamente,
 
Original Firmado
FREDY HERNAN MARTINEZ GOMEZ
Profesional Universitario Especializado-Tesorero
Universidad del Cauca