Circulares

Abril 16 / 2020

Circular Informativa sobre directrices para la gestión de trámites administrativos

 
FECHA: POPAYÁN, 16 DE ABRIL DE 2020.
DE: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
PARA: COMUNIDAD UNIVERSITARIA.
ASUNTO: DIRECTRICES PARA LA GESTIÓN DE TRÁMITES DE ÍNDOLE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO, EN EL MARCO DE LA ACTUAL EMERGENCIA SANITARIA.
 

La Vicerrectoría Administrativa de la Universidad del Cauca, atendiendo las medidas preventivas frente la amenaza del CORONAVIRUS COVID-19, en concordancia con el estado de emergencia económica, social y ecológica decretado a nivel nacional y, a las Resoluciones número R – 207 y R-247 de 2020 expedidas por la Universidad del Cauca, informa a la comunidad universitaria y público en general que se adoptarán las siguientes medidas con el propósito de brindar una adecuada atención y prestación de servicios, en temas relacionados con la gestión administrativa y financiera de la institución.
 
1. Lineamientos generales para la gestión de solicitudes administrativas, académicas, de investigación y de proyección social.
 
Para los trámites relacionados con la gestión de solicitudes administrativas, académicas y de investigación se toman las siguientes medidas:


1.1 Todas las solicitudes se continuarán recibiendo de manera virtual y exclusivamente se deberán enviar al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, indicando en el asunto el tipo de solicitud (ver nota 1). Estas solicitudes serán direccionadas a los a los gestores correspondientes para su respectivo trámite.

1.2 Todas las solicitudes elevadas al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, deberán ser remitidas desde los correos personales institucionales de cada Jefe de Dependencia (Vicerrectores, Decanos, Directores de Centros, Jefes de Oficina y Coordinadores de Áreas).

1.3 Las observaciones o solicitudes de aclaración al requerimiento se realizarán por medio del correo institucional viceadm@unicauca.edu.co. Se solicita comedidamente remitir la información de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en los trámites solicitados.

1.4 Los actos administrativos que sean elaborados por dependencias externas a la Vicerrectoría Administrativa, deberán remitirlos al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co y según lo dispuesto en el numeral 1.2, para la revisión, posterior firma y autorización del ordenador del gasto.

1.5 Una vez superada la contingencia, cada una de las dependencias solicitantes allegará a la Vicerrectoría Administrativa las solicitudes en físico con las firmas en original, con el fin de salvaguardar y archivar la totalidad de documentos originales en el respectivo expediente.

 
2. Lineamientos para la gestión de solicitudes avances:
 
Para los trámites relacionados con la gestión de solicitudes de avances se toman las siguientes medidas:
 
2.1 Las solicitudes se deberán presentar conforme a lo dispuesto en los numerales 1.1 y 1.2 del presente documento.
 
2.2 El proceso de legalización de avances se atenderá según lo establecido en el Comunicado del 08 de abril de 2020, emitido por la División de Gestión Financiera. (https://www.unicauca.edu.co/versionP/documentos/comunicados
/comunicado-de-la-divisi%C3%B3n-de-gesti%C3%B3nfinanciera-sobre-legalizaci%C3%B3n-de-avances-de-maneravirtual). 

2.3 Para efectuar reintegros de avances no girados por la tesorería, se deberán enviar exclusivamente las solicitudes al correo institucional fmartinez@unicauca.edu.co con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co, indicando en el asunto el tipo de solicitud (ver nota 1) y adjuntado copia escaneada de la resolución y sus respectivos soportes. 

3. Lineamientos para la gestión de pagos.
 
Para los trámites relacionados con la gestión de pagos se toman las siguientes medidas:

3.1 La documentación para pago de contratistas y proveedores se deberán enviar exclusivamente al correo institucional financiera@unicauca.edu.co con copia a jojeda@unicauca.edu.co, indicando en el asunto el tipo de solicitud (ver nota 1) y, conforme a lo dispuesto en el numeral 1.2 del presente documento. Se aclara que los supervisores deberán revisar y avalar los documentos para el pago de cada uno de los contratistas a su cargo y posteriormente enviarlos al correo institucional personal del Jefe de su Dependencia quien consolidará y remitirá desde su correo personal institucional la totalidad de las solicitudes de pago, en las fechas estimadas para este fin dispuestas en el numeral 3.2. 

Nota: Para el pago de contratos de prestación de servicios se informa que se podrá aportar según lo disponga el Jefe de Dependencia el informe de actividades tradicional y/o el formato PA-GA-5.1-FOR-51 – “Formato para seguimiento de actividades en casa”. Los demás documentos se aportarán de conformidad con lo dispuesto en el formato denominado PA-GA-5.2-OD-5 “lista de chequeo para trámite de pago contrato de prestación de servicio y mandato”.

3.2 Todas las solicitudes de pago a contratistas deberán ser enviadas según lo indicado en el numeral 3.1, en horario institucional habitual (lunes a jueves de 8:00 am a 5:00 pm y viernes de 8:00 am a 4:00 pm) y en las siguientes fechas:
 

 
Se aclara que la recepción anticipada obedece a la intención de avanzar en la revisión documental, buscando el menor traumatismo en la oportunidad del pago.
 
3.3 Los pagos pendientes por concepto de monitorias bajo la modalidad de administración, docencia y proyección social deberán remitir el formato Certificado para pago monitoria PA-GA-5 FOR 29, según lo dispuesto en los numerales 1.1 y 1.2 del presente documento, para la liquidación y posterior pago. Se aclara que, para las monitorias realizadas bajo la modalidad de investigación, una vez se efectué el procedimiento en la Vicerrectoría de Investigaciones, se remitirán las liquidaciones con sus soportes a la Vicerrectoría Administrativa según lo señalado en los numerales 1.1 y 1.2.
 
3.4 Las observaciones, solicitudes de aclaración o devoluciones al requerimiento se realizarán directamente al supervisor por medio del correo institucional. Se solicita comedidamente remitir la información de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en los pagos.
 
4. Lineamientos para la gestión de solicitudes académicas
 
Para los trámites relacionados con la gestión de solicitudes académicas se toman las siguientes medidas:
 
4.1 Para solicitudes de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal de jurados evaluadores de trabajos de grado, expertos nacionales e internacionales, reconocimiento de estímulos económicos y contratos académicos remunerados deberán ser remitidas según lo dispuesto en el numeral 1.1 y 1.2 del presente documento. Se aclara que es necesario indicar que la modalidad de ejecución es virtual.
 
4.2 Las observaciones o solicitudes de aclaración al requerimiento se realizarán de conformidad con lo indicado en el numeral 1.3 del presente documento.
 
5. Lineamientos para la gestión de solicitudes de investigación.
 
Para los trámites relacionados con la gestión de solicitudes de investigación se toman las siguientes medidas:
 
5.1 Para solicitudes de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal deberán ser remitidas según lo dispuesto en el numeral 1.1 y 1.2 del presente documento. Se aclara que los directores o coordinadores de proyectos deberán remitir desde su correo personal institucional los requerimientos al Vicerrector de Investigaciones quién los revisará, avalara y remitirá a la Vicerrectoría administrativa para tramite.
 
5.2 Las observaciones o solicitudes de aclaración al requerimiento se realizarán de conformidad con lo indicado en el numeral 1.3 del presente documento.
 
6. Lineamientos para otros trámites de carácter administrativo y financiero de bienes y servicios:
 
Para otros trámites de carácter administrativo y financiero de bienes y servicios se toman las siguientes medidas:
 
6.1 Para Paz y Salvos estudiantiles, se deberá solicitar la factura, indicando nombre completo y número de documento de identidad, al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada y Formato PM-FO-4-FOR-33 – “solicitud de paz y salvo universitario”, al correo jhonnypacheco@unicauca.edu.co, con copia a wbenavides@unicauca.edu.co. 
 

6.2 Para Paz y Salvos de convocatorias públicas, se deberá solicitar la factura, indicando el NIT o número de documento de identidad y adjuntando copia escaneada del mismo, al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, solicitud y anexos, al correo jhonnypacheco@unicauca.edu.co, con copia a wbenavides@unicauca.edu.co. 

6.3 Para Registro y actualización de terceros en Finanzas Plus, se deberá enviar la solicitud al correo institucional dlgaviria@unicauca.edu.co, con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co, anexando para personas naturales copia escaneada legible del documento de identidad y para personas jurídicas copia escaneada legible del Registro Único Tributario. 

6.4 Para Certificaciones de pago a estudiantes, contratistas y proveedores, se deberá solicitar la factura de pago al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada, nombre completo, numero de documento de identidad, periodo solicitado, especificar la solicitud y si aplica anexos, al correo angelicatc95@unicauca.edu.co, con copia a financiera@unicauca.edu.co. 

6.5 Para Certificaciones Académicas, se deberá solicitar la factura de pago indicando el tipo de certificación requerida, nombre completo y numero de documento de identidad, al correo institucional credito@unicauca.edu.co con copia al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, una vez cancelada la factura se deberán remitir los siguientes documentos: factura cancelada y solicitud, al correo institucional admisiones@unicauca.edu.co con copia al correo institucional anajmunoz@unicauca.edu.co. 

6.6 Para Certificados de retención de proveedores, se deberá enviar desde el correo de la entidad, indicando el nombre o razón social, NIT, tipo de impuesto y periodo solicitado, al correo institucional vidalvidal@unicauca.edu.co, con copia a financiera@unicauca.edu.co. 

6.7 Para Certificados de Ingresos y Retenciones 2019 (funcionarios), Los certificados serán enviados por la División de Gestión Financiera a los correos personales de los docentes, administrativos y pensionados de la Universidad del Cauca, durante las siguientes cuatro semanas. En caso de no recibirse hasta el 15 de mayo, solicitarlo desde su correo institucional al correo: financiera@unicauca.edu.co.

6.8 Para Pagos cuotas por concepto de Financiación de Matricula, se deberá solicitar la factura de pago indicando nombre completo y numero de documento de identidad, al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, con copia al correo institucional credito@unicauca.edu.co. 

6.9 Para Información de cuentas por pagar, pagos y tramites de la Tesorería, se deberá solicitar al correo institucional dfinanpagos@unicauca.edu.co, indicando nombre completo, numero de documento de identidad y numero de contrato o asunto.

6.10 Para Liquidación de Estampilla Universidad de Cauca, se deberá solicitar la factura de pago adjuntando la copia del contrato o actas parciales, al correo institucional viceadm@unicauca.edu.co, con copia al correo institucional financiera@unicauca.edu.co, si la consignación se hace por transferencia electrónica enviar copia del pago y contrato a tesoreria@unicauca.edu.co.

6.11 Para las Solicitudes de Reintegros o Cruce de Cuentas, deberá diligenciarse el formato PA-GA-5.2-FOR-3 “solicitud de reintegro o cruce de cuentas” con sus respectivos soportes, y remitirlo según lo dispuesto en el numeral 1.1. Se solicita comedidamente enviar la documentación de manera completa, organizada y clara, a fin de evitar retrasos y demoras en el trámite.

 
Por último, se informa que la Vicerrectoría Administrativa ha dispuesto todas las herramientas que permitan el desarrollo ininterrumpido de las funciones que tiene a su cargo, y está presta atender las solicitudes y requerimientos de la Comunidad Universitaria. Nota 1: es necesario y conveniente que las solicitudes de las diferentes dependencias estén enmarcadas en el listado que se relaciona a continuación:
 

• Avances

• Pagos

• Tramites Académicos

• Tramites de proyección social

• Tramites de investigación

• Reintegros

• Paz y Salvo estudiantiles

• Paz y Salvo de convocatorias públicas

• Registro y actualización de terceros en Finanzas Plus

• Certificaciones de pago a estudiantiles, contratistas y proveedores

• Certificaciones Académicas

• Registro y actualización de terceros

• Liquidación de Estampilla

• Financiación de Matricula

• Certificados de retención de proveedores

 
 
Universitariamente,
 
Original firmado

CIELO PEREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa


 
Aprobó: Cielo Pérez Solano, Vicerrectoría Administrativa.
Aprobó: José Reymir Ojeda, Jefe División de Gestión Financiera
Revisó: Mario J. López, Profesional Universitario, Vicerrectoría Administrativa.
Proyectó: Lina Marcela Trochez y Adriana Benavidez, Contratistas Vicerrectoría Administrativa.