Circulares

Diciembre 14 / 2023

Circular informativa sobre lineamientos para la contratación de prestación de servicios para la vigencia 2024

EMITIDO POR: VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA
 
DIRIGIDO A: FUNCIONARIOS, COMUNIDAD UNIVERSITARIA
 
FECHA: 14 DE DICIEMBRE DE 2023
 
ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PARA LA VIGENCIA 2024


En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991, relacionadas con los principios de la función administrativa, la Ley 30 de 1992, el Acuerdo 064 de 2008, Acuerdo 051 de 2007 y los principios de la contratación pública, la Universidad del Cauca, a través de su Vicerrectoría Administrativa, cordialmente invita a todos los funcionarios con competencia para iniciar el proceso administrativo de contratación a presentar las solicitudes de acuerdo a las necesidades propias de su dependencia para el adecuado cumplimiento de la misión institucional.

Asimismo, la Vicerrectoría Administrativa, como una de las unidades de contratación responsable de la Ordenación del Gasto de la Universidad del Cauca, enmarcada en los principios de planeación y transparencia regulados por el Estatuto de Contratación y la Resolución R 1456 de 2017 y sus modificatorios, informa a todas las dependencias de la Universidad interesadas en este proceso que deberán dar estricto cumplimiento a cada una de las especificaciones que se indican más adelante con el fin de garantizar un proceso oportuno.

Para estos efectos, el Área de Contratación ha establecido un cronograma para la recepción, revisión, aprobación y trámite de todas las solicitudes que sean de competencia de esta Vicerrectoría, según lo dispuesto en la Resolución Rectoral No. 0698 del 02 de agosto de 2022.
 

Algunas Consideraciones

1. Las solicitudes se presentarán de forma física y presencialmente en la Vicerrectoría Administrativa. Es imperativo presentar todas las solicitudes de la dependencia asignada en la fecha establecida para permitir una revisión presupuestal integral.
 
2. Las fechas de inicio de ejecución de contratos de prestación de servicios para la vigencia 2024 se sujetan a lo dispuesto por el Acuerdo Académico 015 de 2023 Por medio del cual (establece calendario académico para estudiantes regulares de pregrado, Segundo Periodo Académico 2023 y deroga el Artículo Primero del Acuerdo Académico 031 de 2022, sobre calendario II Periodo Académico 2023) y el Acuerdo Académico 016 de 2023 por medio del cual se (Establece el calendario del proceso de admisión a programas de pregrado que ofrece la Universidad del Cauca en Popayán y Santander de Quilichao. Primer Periodo académico 2024), en tal sentido, para la vigencia 2024 los contratos podrán iniciar su ejecución, previo cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización, a partir del 15 de enero de 2024.
 
3. Por directriz institucional, solo se incrementarán honorarios como consecuencia de la modificación a la Resolución No.1456 de 2017 y sus modificatorios, representando un incremento para todas las prestaciones de servicio que apoyan la consecución de la misionalidad institucional, promoviendo el principio de igualdad y austeridad en el gasto.
 
4. Inicialmente NO se deberá radicar Hoja de Vida SIGEP Validada, ya que para su validación se deberán aportar acta de liquidación aprobada del último contrato. No obstante, el cumplimiento de este requisito se verificará del 02 al 12 de enero de 2024, una vez realizado el trámite en la plataforma SIGEP por parte del proponente. La Vicerrectoría Administrativa emitirá una circular sobre el procedimiento establecido para actualización, validación y aprobación en el SIGEP de las hojas de vida que correspondan a esta Ordenación del Gasto.
 
Para garantizar la correcta revisión jurídica de cada solicitud SI se deberá aportar hoja de vida personal actualizada, con soportes de estudio y experiencia de acuerdo al perfil requerido en la solicitud de contratación.
 
5. Inicialmente NO se deberá radicar el certificado de Talento Humano. Una vez revisada y validada el cumplimiento de las condiciones jurídicas de la solicitud presentada a través del FOR-38, el Abogado asignado de la Vicerrectoría Administrativa enviará una notificación a través de correo electrónico institucional informando su viabilidad jurídica y se podrá proceder a presentar la solicitud de expedición del certificado de Talento Humano, desde el día 18 de diciembre hasta el día 29 de diciembre de 2023. Una vez expedido el certificado, deberá entregarse al Abogado Asignado de la Vicerrectoría Administrativa para garantizar el cumplimiento de los requisitos para poder legalizar el contrato solicitado, previa suscripción del mismo.
 
6. En el proceso de revisión administrativa, presupuestal y jurídica se dará especial atención al cumplimiento estricto de los lineamientos aquí comunicados y establecidos por la dirección universitaria. Aquellas solicitudes que no se ajusten a los mencionados lineamientos podrían experimentar demoras en su trámite. La prioridad será otorgada a aquellas solicitudes que cumplen rigurosamente con todos los requisitos, garantizando así la eficacia del proceso y el cumplimiento puntual de los plazos establecidos en la presente circular.
 

Procedimiento:

1. Radicaciòn

Las Dependencias solicitantes, por medio de la persona de apoyo a la gestión administrativa designada, radicarán en medio físico y con todas las formalidades de gestión documental en la Vicerrectoría Administrativa ubicada en la calle 4 No. 5-30 segundo piso, cada una de las solicitudes con sus respectivos anexos haciendo uso de la lista de chequeo (formato PA-GA-5-OD-1) que para tal efecto se encuentran publicadas en el portal web-LVMEN.

Los documentos son:
 

1.1 Solicitud de contratación PA-GA-5-FOR-38

1.2 Cotización del proponente en la que indique el objeto del servicio, las actividades que va a realizar y el valor mensual de los honorarios debidamente firmada.

1.3 Hoja de vida del futuro contratista actualizada (NO SIGEP)

1.4 Soportes de estudio y experiencia de acuerdo al perfil requerido en la solicitud de contratación.

1.5 Matrícula profesional (Si la profesión lo requiere).

1.6 Fotocopia cédula de ciudadanía

1.7 Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)

1.8 Certificación expedida por la entidad bancaria indicando el número de cuenta de ahorros o corriente a nombre del proponente.

1.9 Para Persona Natural, planilla o certificación de afiliación al sistema de seguridad social.

1.10 Certificado de Antecedentes Fiscales.

1.11 Certificado de Antecedentes Judiciales

1.12 Certificado de Antecedentes Disciplinarios

1.13 Certificado de Medidas correctivas

1.14 Certificado de antecedentes ante el REDAM

1.15 Certificado de antecedentes de delitos sexuales cometidos contra menores de 18 años

1.16 Matriz de riesgos firmada y aceptada por el proponente.

1.17 Copia Certificado médico previo ocupacional del proponente, el cual deberá encontrarse vigente. La vigencia del requisito es de 3 años contados desde la fecha de expedición.

 
Bajo esta premisa, la recepción y revisión de las solicitudes que presenten las dependencias universitarias por medio de sus Jefes, Directores, Decanos y demás, se llevará a cabo, de acuerdo a las fechas asignadas para cada dependencia, de la siguiente manera:

2. Revisión
 
La revisión de las solicitudes es un acto responsable y objetivo que implica verificar el cumplimiento de las condiciones y/o requisitos de orden administrativo, jurídico y presupuestal, que lo realiza personal de planta y contratistas de apoyo con conocimientos idóneos debidamente acreditados en las áreas del derecho y administración de empresas.
 
Bajo esta premisa, los profesionales en Derecho asignados para realizar la revisión jurídica a cada dependencia, enviaran una comunicación por correo institucional indicando las observaciones administrativas, presupuestales, solicitud de ajustes a la información, documentos y correcciones a que haya lugar. 
 
Nota importante: El envìo de las observaciones por parte del Abogado designado en la Vicerrectoría Administrativa no será superior a tres (3) días calendario posterior a su radicación, sin embargo, también se deberán subsanar dichas observaciones por un periodo no superior a dos (2) días calendario por parte del solicitante desde la recepción de las observaciones, de lo contrario se entenderá que no se cumple con los requisitos legales para la legalización de la solicitud y se regresará la solicitud con su documentación a través del sistema de gestión documental.
 
Cada solicitud con sus respectivos anexos deberá entregarse en original debidamente firmada, en medio físico de acuerdo a los lineamientos de esta circular, en carpeta institucional y acorde con la normativa de gestión documental.

Cada dependencia deberá radicar todas las solicitudes que se encuentren a su cargo, no se admitirá la entrega parcial de carpetas, con el fin de realizar una revisión presupuestal integra por dependencia.
 
De acuerdo a las disposiciones contenidas en el Acuerdo 064 de 2008 o Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca, una vez cumplidos los requisitos de perfeccionamiento y legalización, es posible dar inicio a la ejecución contractual.

Universitariamente,

Original firmado
JORGE ENRIQUE BARRERA MORENO
Vicerrector Administrativo
Universidad del Cauca