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Circulares
Febrero 15 / 2012
Circular Nº 02, por la cual se establecen los lineamientos para eliminar documentos de archivo de la Universidad del Cauca
Emitido por: Secretaría General
Dirigido a: Comunidad universitaria
PARA: RECTORíA, VICERRECTORÍAS, DECANATURAS, OFICINAS ASESORAS, DIVISIONES, CENTROS, INSTITUTOS DE POSGRADO, UNIDAD DE SALUD Y DEMÁS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS.
DE: PROCESO DE COMUNICACIÓN NORMATIVA INSTITUCIONAL - PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL.
ASUNTO: PROCEDIMIENTO RECOLECCIÓN DE ARCHIVO PARA ELIMINAR.
FECHA: 6 DE FEBRERO DE 2012.
El Proceso de Gestión Documental informa que a partir de la fecha se establecen los lineamientos para eliminar documentos de archivo de la Universidad del Cauca, cumplidos los tiempos de retención establecidos en la Tabla de Retención Documental (T.R.D). Para ello se tendrán en cuenta las siguientes recomendaciones:
1- Levantar "acta de eliminación” de conformidad con el formato que se encuentra en el programa LVMEN identificado con el código MA-GD-2.1.1-FOR-5 (Word - 236 Kb), en donde se registra las series documentales y los documentos de apoyo a eliminar, atendiendo el tiempo estipulado en la Tabla de Retención Documental aprobada por el Archivo General de la Nación.
2- Comunicar al coordinador de archivo para su revisión y firma de acta.
3- Programar la recolección del archivo a eliminar con la ruta del reciclaje de la Institución, a través del Área de Aseo y Servicios.
Universitariamente,
Laura Ismenia Castellanos Vivas.
Secretaria General.
Juan Manuel Quiñones Pinzón Vicerrector Administrativo.
