Febrero 12 / 2008

Resolución No. R-067 de 2008

Número del documento: 067
Emitido por: Rectoría
Dirigido a: Comunidad universitaria




RESOLUCIÓN No. R-067 de 2008
(12 de febrero)

Resolución por la cual se adopta y reglamenta el funcionamiento de las Cajas Menores de la Universidad del Cauca.

El RECTOR DE LA UNIVERSIDAD DEL CAUCA, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias, conferidas por el Acuerdo 105 del 18 de diciembre de 1993, su modificatorio 031 de 1997, y el 051 septiembre de 2007, y


Considerando:

1. El artículo 075 del acuerdo 051 de 2007, faculta al Rector de la Universidad del Cauca para expedir la resolución que regirá la constitución y funcionamiento de las cajas menores para la Gestión General de la Institución.

2. La Universidad del Cauca desarrolla actividades institucionales, que implican la necesidad de atender en forma ágil y oportuna determinados gastos urgentes menores, que requieren ejecución inmediata.

3. La Universidad requiere unificar los criterios básicos en torno al manejo de las cajas menores, de tal forma que los funcionarios responsables apliquen los procedimientos establecidos obteniendo una mayor eficiencia.

4. La Universidad requiere de dotar a los funcionarios responsables del manejo de las cajas menores de herramientas adecuadas para el ejercicio de sus funciones, de tal manera que les permita su administración y control.

5. Es necesario reglamentar los lineamientos y procedimientos para el manejo de los recursos de las Cajas Menores de la Gestión General, ajustados a los principios de eficiencia, eficacia, transparencia, y economía consagrados en la Constitución, el Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad y demás normas concordantes.

Por lo expuesto,


Resuelve:

ARTÍCULO PRIMERO – DEFINIR: Las Cajas menores como un fondo fijo renovable, en efectivo, a cargo de un funcionario, con el fin de realizar pagos de menor cuantía de gastos carácter urgente y a nombre de la Universidad del Cauca.

ARTÍCULO SEGUNDO - CAMPO DE APLICACIÓN: Quedan sujetas al presente régimen las Cajas Menores constituidas para las diferentes dependencias de la Gestión General de la Universidad del Cauca, de conformidad con el Estatuto Financiero y Presupuestal, Acuerdo 051 de 2007.

ARTÍCULO TERCERO- DE LA CONSTITUCIÓN: La constitución de las cajas menores se hará por cada vigencia fiscal, mediante Acto Administrativo emanado del Representante Legal de la Universidad, según las necesidades Institucionales, en la se indique claramente:

1. La dependencia o unidad ejecutora
2. Objeto o finalidad de los fondos de caja menor
3. Nombre del funcionario asignado como responsable del manejo de la caja menor
4. Determinar la cuantía máxima anual del fondo de Caja menor a manejar en cada vigencia fiscal, por dependencia.
5. La Secretaría General notificará a cada uno de los responsables de caja menor las resoluciones de constitución y giro de fondo de caja menor.

PARÁGRAFO PRIMERO: Los conceptos y cuantías por rubro presupuestal, el giro de los recursos cajas menores y el valor máximo de cada gasto será autorizado mediante Acto Administrativo suscrito por el Vicerrector Administrativo, para cada dependencia y en cada vigencia fiscal; de acuerdo a las disponibilidades presupuestales y evaluación sobre el manejo de las mismas en la vigencia inmediatamente anterior.

ARTÍCULO CUARTO- DEL GIRO: Para el giro de los recursos de caja menor se deberá tener en cuenta:

1. Que esté constituida, mediante acto Administrativo suscrito por el representante legal.
2. Que se describa los conceptos de gastos que se pueden realizar con cargo a los recursos de caja menor.
3. Para las cajas menores que requieran manejar los recursos por medio de cuenta bancaria, esté acreditado ante la División Financiera la apertura y vigencia de la cuenta corriente a nombre de la Universidad del Cauca y dependencia responsable de la administración de los recursos de caja menor.
4. Que esté vigente la Póliza de Manejo Global.

PARÁGRAFO ÚNICO: La División Financiera por intermedio de la página web institucional informará a los responsables de la administración y manejo de los recursos de caja menor, la fecha del giro efectivo de ellos.

ARTÍCULO QUINTO –DEL MANEJO DE LOS RECURSOS: Para la facilidad del manejo de los recursos se fijan los siguientes criterios:

1. Las cajas menores cuya cuantía sea inferior o igual a ocho salarios mínimos mensuales legales vigentes (8 SMMLV), podrán manejarse en efectivo.
2. Los recursos de las cajas menores cuyas cuantías sean superiores a ocho salarios mínimos mensuales legales vigentes (8 SMMLV), deberán manejarse en forma combinada en efectivo y cuenta corriente, teniendo en cuenta:

a. La División Financiera notificará a la entidad Bancaria el nombre del responsable de Caja Menor para la creación de la cuenta corriente, indicando las medidas de seguridad a utilizar al giro de los cheques.
b. El nombre de la cuenta corriente será CAJA MENOR UNIVERSIDAD DEL CAUCA, seguida del nombre de la dependencia que administra los recursos.
c. La cuantía en efectivo que se podrá mantener en la caja de seguridad del fondo fijo de caja menor será hasta el 25% del valor de la constitución del mismo.

ARTÍCULO SEXTO- DE LA DESTINACION DE LOS RECURSOS: Los fondos de las cajas menores sólo pueden utilizarse para sufragar gastos de carácter urgente o imprevistos necesarios para la buena marcha de las actividades universitarias, gastos identificados y definidos en los conceptos de los rubros presupuestales y en los Actos Administrativos que las constituyen y autoriza el nivel del gasto y giro de los recursos.

Se podrán adquirir bienes de consumo o devolutivos siempre y cuando en el momento de la compra no haya existencias en el Área Comercial.

ARTÍCULO SÉPTIMO -DE LA ADMINISTRACIÓN: Los dineros de las Cajas Menores serán administrados únicamente por el funcionario facultado para ello y designado en el Acto Administrativo de Constitución, quien responderá disciplinaria, fiscal, tributaria, penal y pecuniariamente por las acciones y omisiones de sus actuaciones a la administración de estos recursos y el incumplimiento de la legalización oportuna de los mismos.

PARÁGRAFO PRIMERO: Cuando al responsable de la Caja Menor se le conceda disfrute de vacaciones, licencias o comisiones; mediante Acto Administrativo suscrito por el Representante Legal, se encargará a otro funcionario de la misma dependencia para el manejo de la caja menor, situación en la que sólo se requiere la entrega de los fondos y documentos mediante arqueo al nuevo responsable, lo que deberá constar en el documento respectivo, que se suscribirá por las partes.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Cuando al responsable de caja menor sea necesario cambiarlo en forma definitiva deberá hacer la legalización total de la caja menor, reintegrando los valores no utilizados. La asignación del nuevo responsable se hará mediante acto administrativo suscrito por el representante legal y las cuantías y giro de los recursos se hará mediante acto administrativo de la Vicerrectoría Administrativa.

PARÁGRAFO TERCERO: Cuando por cualquier circunstancia la Caja Menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra o reemplazarla, hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

PARÁGRAFO CUARTO: Cuando la Administración Universitaria decida cancelar una caja menor, el titular deberá legalizarla en forma definitiva, reintegrando el saldo de los fondos que recibió.

ARTÍCULO OCTAVO -SOLICITUD DE RECURSOS: Con cargo a los recursos de caja menor podrá hacer solicitudes así:

1. Quedan facultados los decanos de Facultad, Directores de Instituto, Secretarios Generales para hacer solicitudes de adquisición de bienes y/o servicios con cargo los recursos de fondos de caja menor de las respectivas Facultades. Si los bienes a adquirir, se clasifican en el grupo de devolutivos según lo consagrado en el Acuerdo 043 de 2002, deberá informarse el nombre del funcionario que se hará responsable del bien a adquirir.
2. Quedan facultados el Rector, Profesional Universitario de Rectoría, Vicerrectores, Secretario General, Jefes de División, Jefes de Oficina, Coordinador de Centro y Áreas para hacer solicitudes de adquisición de bienes y/o servicios con cargo a los recursos de fondos de Caja Menor para atender gastos urgentes de las dependencias administrativas a su cargo.

ARTÍCULO NOVENO – COMPROBANTES DE LOS MOVIMIENTOS DE CAJA MENOR: Para efectos de comprobación de cada gasto se deberá contar con:

1. Las facturas y recibos que expida el proveedor o prestatario del servicio, cumpliendo con los siguiente requisitos:

a. Expedido a nombre de la Universidad del Cauca y dependencia que adquiere el bien y/o servicio.
b. Nombre o Razón social del proveedor del bien y/o servicio.
c. Identificación tributaria (cédula o Nit según sea el caso)
d. Dirección del establecimiento de comercio y teléfono.
e. Lugar y Fecha de expedición del documento.
f. Detalle y especificación del gasto.
g. Valor unitario de los bienes o servicios adquiridos.
h. Valor total de la operación en números y letras del bien y/o servicio.
i. Descuentos de Ley pactados o concretados.
j. Número de Factura.
k. Para la adquisición de bienes y/o servicios a empresas inscritos en el régimen común, la factura deberá tener discriminado el valor de IVA., estar denominada expresamente como factura de venta, nombre o razón social y nit de la impresión de la factura, indicar la calidad de retenedor del impuesto a las ventas.
l. Firma del proveedor del bien y/o servicio.
m. En original sin enmendaduras o tachaduras.
n. Se acepta como factura los recibos de las máquinas registradoras expedidas por los establecimientos comerciales que tienen la autorización de la DIAN.

2. Los comprobantes de Caja Menor deberán estar diligenciados en su totalidad, así:

a. Nombre de la Facultad o Dependencia: donde se origina el gasto; en ningún caso debe elaborarse a nombre de ningún funcionario en particular.
b. Fecha: debe coincidir con la fecha de la factura la cual no puede ser anterior al recibo de los recursos del fondo fijo.
c. Beneficiario: debe ir el nombre de la casa comercial o persona natural o jurídica a quien se le paga el bien o servicio.
d. Nit y/o C.C.: el número del Nit o número de cédula de la persona natural o jurídica a quien se le paga el bien o servicio.
e. Valor en números y letras.
f. Rubro presupuestal: el nombre del rubro que se afecta según los conceptos presupuestales asignados en la resolución de creación de Caja Menor respectiva.
g. Concepto: descripción de los elementos adquiridos y/o servicios recibidos y número de factura
h. Unidad: tipo de unidad de medida, ejemplo cajas, kilos, docenas, número etc.
i. Cantidad: cantidad de elementos comprados.
j. Valor Unitario: Costo unitario de cada elemento comprado
k. Valor Total: valor total de la compra por cada elemento, si es un servicio en esta columna se escribe el valor.
l. Total: en números el valor total de la compra.
m. Son: valor en letras del valor pagado.
n. Firma del Responsable de Caja Menor: firma del funcionario que esté designado mediante resolución para el manejo de la Caja Menor.
o. Recibo a Satisfacción: nombre o firma legible de la persona que solicita los elementos.
p. Recibí c.c. No.: firma la empresa o persona que suministró los elementos y/o prestó el servicio. Si es persona jurídica debe ir sello o firma del cajero o persona que recibió el efectivo, y si es persona natural firma o nombres legibles con su respectivo número de identificación.

3. Constancia de Entrega de Dinero de Caja Menor, documento mediante el cual se constata la entrega de recursos de Caja menor a funcionarios diferentes al responsable de ésta, cuando por fuerza mayor sea estrictamente necesario que la adquisición del bien y/o servicio la realice otro funcionario.

a. Para su validez debe llevar la firma y número de cédulas legibles de quien recibe el dinero.
b. Las solicitudes deben conservar lo dispuesto en el artículo octavo de la presente providencia.
c. Cuando la adquisición del bien y/o servicio se realice en la ciudad, estos los recursos deben ser legalizadas a más tardar al día siguiente.
d. Cuando la adquisición del bien y/o servicio se realice en otra ciudad, los recursos deben ser legalizados dentro de los tres (3) días siguientes.
e. Legalizados los recursos de la entrega del dinero de Caja Menor, la constancia de entrega de dinero de Caja Menor debe anularse en presencia del funcionario que efectuó la compra y archivarse como soporte de dicho procedimiento.

4. Control diario en donde se registren forma cronológica las operaciones que afecten la respectiva caja menor.
5. Comprobantes de consignación de retenciones aplicadas.
6. Documentos denominado A-22, debidamente legalizado en el Area Comercial
7. Comprobantes de reintegro. (recibos de consignación bancaria y/o recibos de caja) de valores no utilizados del fondo fijo de caja menor.

ARTÍCULO DÉCIMO –FUNCIONES DEL RESPONSABLE: El responsable de caja menor deberá:

1.Recibir en la ventanilla de entrega de cheques los recursos del fondo de Caja Menor para la cual se le asignó como responsable, a más tardar el tercer día después de haber sido informado del giro.
2. Llevar un control diario en donde se registren forma cronológica las operaciones que afecten la respectiva caja menor, indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, beneficiario del pago, concepto del gasto y valor, utilizando las herramientas técnicas que la Institución señala para tal efecto.
3. Adquirir los bienes y/o servicios a partir de la fecha del recibo de los recursos que conforman el fondo fijo de caja menor.
4. Adquirir y pagar los bienes y servicios de conformidad con las normas vigentes y solicitados por los funcionarios autorizados en la presente resolución.
5. Utilizar las cajas de seguridad para la custodia de los documentos y dinero de la respectiva caja menor.
6. Diligenciar totalmente los comprobantes de pago de caja menor al momento de la utilización de los recursos, así como las constancias de dineros en tránsito.
7. Mantener organizados todos los documentos que respaldan los movimientos realizados con el fondo fijo de caja menor.
8. Reportar a más tardar el tercer día hábil del mes siguiente en que se efectuó el pago con fondos de caja menor, las facturas que tienen cobro del impuesto al valor agregado (IVA), documentos necesarios para efectos del cumplimiento del decreto 2627 de 1993.
9.  Solicitar el reembolso de caja menor cundo se haya ejecutado el 60% de los recursos de uno o todos los rubros presupuestales asignados a la caja menor, con el objeto de mantener la liquidez del fondo fijo.
10. Responder por el buen manejo y funcionamiento del Fondo de Caja Menor
11. Para las cajas menores que se manejan a través de cuentas bancarias presentar a más tardar el quince de cada mes la conciliación bancaria respectiva.
12. Adoptar mediante el sistema de autocontrol los mecanismos que garanticen el adecuado uso y manejo de los recursos,
13. Aplicar las retenciones de Ley al momento de realizar los pagos con fondos de caja menor según las disposiciones vigentes.
14. Consignar al finalizar cada mes, en la cuenta bancaria que indique la División Financiera, la cuantía de las retenciones aplicadas, informando por escrito el concepto de retención y valor.
15. Legalizar a más tardar el 5 de diciembre el fondo de caja menor, si a esa fecha tiene saldos disponibles deberá consignarlos en la cuenta bancaria que División Financiera autorice, indicando el rubro presupuestal a que pertenecen los recursos.
16. Responder por el incumplimiento de la legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiera lugar.

ARTÍCULO DÉCIMO PRIMERO. DE LA SOLICITUD DE REEMBOLSO: La solicitud de reembolso y/o legalización de los gastos se hará en la Vicerrectoría Administrativa teniendo en cuenta lo siguiente:

a. Los reembolsos se harán en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, cuando se haya consumido más del 60% de uno o todos rubros presupuestales. Los documentos presentados para el reembolso y/o legalización, deben ser originales, sin tachaduras, enmendaduras ni borrones, con el lleno de los requisitos que trata el artículo
b. Presentar relación de todos los comprobantes de pago clasificados por cada rubro presupuestal, los que deben corresponder a los autorizados en el Acto Administrativo del Giro, y corresponder al período de solicitud de reembolso, a fin de efectuar un corte de numeración y fechas.
c. noveno de esta resolución.
d. Para la adquisición de bienes clasificados en el grupo de elementos devolutivos, de que trata el Acuerdo 043 de 2002, deberán contar con el comprobante denominado A-22, en el se detalla el nombre del funcionario responsable de la custodia y buen uso del bien, el valor sin IVA y características; documento que debe ser legalizado en el Área Comercial dentro del mes que se realiza la compra, para ello se es necesario remitir copia a dicha área de la factura que respalda la adquisición del bien.

El formato se encuentra publicado en la dirección electrónica, ftp.unicauca.edu.co/ documentos públicos/inventarios

f. A los pagos que se les aplique retenciones en virtud de las normas tributarias vigentes, cuando se tenga autorización para ello, deberá anexarse el respectivo comprobante de consignación.
g. Presentar a la Oficina de Control Interno los documentos de que trata el artículo noveno de la presente Resolución.

PARÁGRAFO PRIMERO: No se podrá tramitar más de un reembolso por cuatrimestre.

PARÁGRAFO SEGUNDO: De la legalización definitiva. La legalización definitiva de las Cajas Menores constituidas durante la vigencia fiscal, se hará a más tardar el 5 de diciembre, cumpliendo con dispuesto en el artículo décimo y numeral 15 del artículo noveno.

ARTÍCULO DÉCIMO SEGUNDO: De las prohibiciones. Los responsables de las Cajas Menores están sujetos a las siguientes prohibiciones:

a. Efectuar pagos de contratos y órdenes de servicios suscritas por la Universidad.
b. Realizar pagos de viáticos y gastos de viaje a funcionarios públicos, excepto gastos que se puedan generar por daños de vehículos que se encuentran en comisión fuera de la ciudad, siempre y cuando la Caja Menor respectiva disponga del rubro específico.
c. Reconocer y pagar los gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones establecidas por Ley sobre nóminas, cesantías y pensiones.
d. Efectuar préstamos y cambiar cheques oficiales o personales
e. Efectuar gastos suntuarios al tenor de la Ley
f. Guardar en la respectiva caja fuerte elementos y/o valores diferentes al dinero de la Caja Menor
g. Realizar pagos de servicios públicos.
h. Fraccionar compras o servicios en una misma fecha.
i. Adquirir bienes y/o servicios por cuantía superior a los montos autorizados.
j. Legalizar gastos con fechas anteriores al recibo del cheque de los recursos de caja menor.
k. Efectuar pagos que no estén contemplados dentro de los rubros presupuéstales creados en la constitución de la Caja Menor.
l. Presentar soportes que no llenen los requisitos exigidos para su legalización.
m. Efectuar compras de elementos, que se encuentren en proceso de adquisición que tengan expedido el Registro Presupuestal, salvo autorización expresa dada por la Vicerrectoría Administrativa.

ARTÍCULO DÉCIMO TERCERO: Del Control: La Universidad realizará arqueos en forma sorpresiva por intermedio del Profesional Universitario adscrito a la División Financiera con funciones de Tesorero y sin perjuicio de los que debe realizar la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO DÉCIMO CUARTO- DE LA PUBLICACIÓN Y DIVULGACIÓN: La Secretaría General publicará y divulgará el contenido de la presente resolución vía electrónica, a través del Intranet institucional.

ARTÍCULO DÉCIMO QUINTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de expedición y deroga todas las anteriores que tratan sobre la materia.


Comuníquese y cúmplase

Se expide en Popayán, Ciudad Universitaria, a los doce (12) días del mes de febrero de dos mil ocho (2008).


DANILO REINALDO VIVAS RAMOS
Rector




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