Circulares

Febrero 14 / 2024

Circular Informativa de la Vicerrectoría Administrativa sobre aspectos a considerar al presentar solicitudes de contratación para el año 2024

EMITIDO POR:       VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA.

DIRIGIDO A:           FUNCIONARIOS Y MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA INVOLUCRADOS EN EL PROCESO DE CONTRATACIÓN O QUE PUEDAN TENER INTERÉS EN EL MISMO.

ASUNTO:                ASPECTOS A CONSIDERAR AL PRESENTAR SOLICITUDES DE CONTRATACIÓN ANTE LA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA PARA EL AÑO 2024.

FECHA:                   POPAYÁN, 14 DE FEBRERO DE 2023.
 

INTRODUCCIÓN

 
En cumplimiento de las disposiciones establecidas en el artículo 209 de la Constitución Política de 1991, relacionadas con los principios de la función administrativa, la Ley 30 de 1992, el Acuerdo 064 de 2008, Acuerdo 051 de 2007 y los principios de la contratación pública, la Universidad del Cauca, por medio de su Vicerrectoría Administrativa, extiende una cordial invitación a todos los funcionarios con competencia para iniciar procesos administrativos de contratación. Se les solicita presentar las solicitudes de acuerdo a las necesidades propias de su dependencia para el cumplimiento adecuado de la misión institucional.

Además, la Vicerrectoría Administrativa, como unidad responsable de la Ordenación del Gasto de la Universidad del Cauca, en concordancia con los principios de planeación y transparencia regidos por el Estatuto de Contratación, informa a todas las dependencias de la Universidad interesadas en este proceso que deben cumplir estrictamente con las especificaciones detalladas a continuación, con el fin de asegurar un proceso administrativo oportuno.
 

CONSIDERACIONES

1. Entrega de Documentación:

Cada solicitud con sus respectivos anexos debe ser presentada en original, debidamente firmada y en medio físico conforme a los lineamientos establecidos en esta circular. La entrega debe realizarse en las instalaciones de la Vicerrectoría Administrativa, ubicadas en Calle 4 Nº 5-30, Sector Histórico, con la persona designada para la radicación.

2. Inclusión en el Plan Anual de Adquisiciones:

De acuerdo con los procedimientos establecidos y la normativa institucional vigente, toda solicitud de contratación debe estar contemplada en la última versión del Plan Anual de Adquisiciones institucional. Este plan, elaborado y legalizado por la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, está disponible para consulta tanto en el portal web institucional  como en la plataforma SECOP II. Es de suma importancia que la dependencia solicitante verifique que la necesidad de contratación esté debidamente incluida en el plan antes de proceder con la presentación de la solicitud ante esta Vicerrectoría.

En caso de que la necesidad de contratación no esté contemplada en la versión actual del Plan Anual, será necesario solicitar la actualización correspondiente. Para ello, se debe diligenciar el formato PA-GA-5-FOR-13 y enviarlo al correo electrónico planadquisiciones@unicauca.edu.co.Cabe destacar que el proceso de actualización del Plan Anual está a cargo de la Vicerrectoría Administrativa, en cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución Rectoral No. 0372 de 2023 y/o sus modificatorios.

Es importante señalar que las solicitudes recibidas serán consolidadas hasta el primer y tercer jueves de cada mes, conforme a los lineamientos establecidos.

3. Documentación Requerida:

Es indispensable que cada solicitud de contratación contenga todos los documentos especificados en la lista de chequeo vigente correspondiente a cada tipo de contratación. Estas listas de chequeo están disponibles en la plataforma LVMEN para consulta.

Es de suma importancia que los solicitantes verifiquen minuciosamente que todos los documentos y formatos requeridos estén debidamente diligenciados y presentados junto con la solicitud. Se enfatiza que la falta de algún requisito impedirá la recepción y radicación de la solicitud. Por lo tanto, es esencial que la documentación esté completa para garantizar la adecuada revisión en las etapas administrativa, jurídica y/o presupuestal. La omisión de algún documento podría ocasionar retrasos significativos en el trámite administrativo.
 
Notas importantes

Las solicitudes que no incluyan todos los documentos requeridos no serán recepcionadas ni radicadas hasta que se completen todos los requisitos establecidos en la lista de chequeo correspondiente.

Una vez realizada la revisión administrativa, presupuestal y jurídica, el abogado asignado remitirá observaciones al correo del solicitante.

En caso de no ser subsanadas las observaciones o de no presentarse respuesta alguna en un período de tres (3) días hábiles, la solicitud será devuelta y se entenderá como desistimiento de la misma.

Es crucial que los solicitantes estén atentos a cualquier comunicación y respondan dentro del plazo establecido para evitar demoras en el proceso de contratación.

Universitariamente,

JORGE ENRIQUE BARRERA MORENO
Vicerrector Administrativo