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Resoluciones

Marzo 7 / 2018

Resolución R- 198 del 07 de marzo de 2018 (Por medio de la cual se adoptan lineamientos para el desarrollo de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía en la Universidad del Cauca)

Número del documento: R - 198
Emitido por: Rectoría
Dirigido a: Comunidad universitaria


Por medio de la cual se adoptan lineamientos para el desarrollo de Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía en la Universidad del Cauca.


El Rector de la Universidad del Cauca, en uso de sus atribuciones legales y estatutarias establecidas en el artículo 23 del Acuerdo 105 de 1993.
 

Considerando


La Ley 489 de 1998 en sus artículos 32 y 33 sostiene la obligación, para las entidades y organismos de orden nacional, de desarrollar su gestión acorde con los principios de democracia participativa y democratización de la gestión pública.

En cumplimiento, la Administración Universitaria rendirá cuentas ante la ciudadanía a través de la Audiencia Pública, como práctica de transparencia en la gestión y estrategia de fortalecimiento de interacción con los ciudadanos.

Con tal motivo se expide la reglamentación de procedimientos previos, concomitantes y posteriores que orientarán la realización de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, que anualmente celebrará sobre la gestión inmediatamente anterior.
 
 

Resuelve

I. DISPOSICIONES GENERALES


Artículo 1. Objeto. El presente Reglamento orienta a la comunidad universitaria y la ciudadanía, sobre los parámetros dentro de los cuales la Universidad del Cauca desarrollará la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía sobre su Gestión anual.

Artículo 2. Base Legal.  la aplicación del presente Reglamento se sujeta a lo prescrito en la Constitución Política de Colombia y en especial en sus artículos 268 y 270 y la Ley 489 de 1998 Capítulo VIII artículos 32 y siguientes.

Artículo 3: Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía: Se constituyen en un espacio de participación ciudadana, de carácter deliberante, no decisorio, expresado en un acto público que propicia la Universidad, para que personas naturales, jurídicas, y organizaciones sociales se reúnan para recibir y retroalimentar información sobre aspectos relacionados con la formulación, ejecución y evaluación de políticas y programas a cargo de la Institución, y con el manejo de los recursos universitarios.
Las conclusiones obtenidas de la Audiencia no producirán un efecto vinculante para la Universidad, pero se evidenciarán en las actas, protocolos o informes que registren el desarrollo de la audiencia.

Artículo 4. Finalidad: La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas tiene en cuenta los siguientes objetivos:
 

  1. Promover la corresponsabilidad en la gestión pública, a través de mecanismos participativos de acceso a la información, toma de decisiones y concertación.

 

  1. Responder a la política de gestión social ante el ciudadano, en cumplimiento a los deberes y obligaciones asignados por la constitución y las leyes para la transparencia y control en el manejo de los recursos públicos.

 

  1. Fomentar la confianza entre la Institución, el sector privado, el gobierno y la sociedad en general, con el fortalecimiento del hábito democrático en los ciudadanos, de exigir cuentas claras a la Institución en el manejo de los recursos.

 

  1. Ajustar proyectos y planes de acción institucionales de manera que responda a las necesidades y demandas de la comunidad.

 

  1. Tomar en cuenta las necesidades y demandas de la comunidad, en la formulación de planes, proyectos y programas.

 
Artículo 5. Principios Rectores: La Audiencias Públicas de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía que celebre la Universidad del Cauca, consultará los siguientes principios.
 

  1. Buena fe

  2. Igualdad

  3. Moralidad

  4. Celeridad

  5. Equidad

  6. Responsabilidad

  7. Eficiencia y oportunidad

  8. Imparcialidad

  9. Participación

  10. Transparencia y accesibilidad

  11. Contradicción

 
Artículo 6. Participantes: Podrán participar en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la ciudadanía:
 

  1. Ciudadanos en general.

  2. Comunidad universitaria (empleados docentes y no docentes, trabajadores, pensionados, estudiantes y egresados)

  3. Instituciones de educación en todos sus niveles.

  4. Organizaciones de la sociedad civil.

  5. Empresas, los gremios o representantes del sector productivo y comercial.

  6. Autoridades civiles, políticas, religiosas y militares.

  7. Medios de comunicación

  8. Asociaciones o comités de usuarios, veedurías.

 
Artículo 7. Responsable del Informe de Gestión.  El Rector de la Universidad como representante Legal de la Institución es el responsable de presentar ante la Sociedad el Informe de Gestión en la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

 

II. ETAPA PREPARATORIA


Artículo 8. Grupo Interno de Apoyo a la Rendición de Cuentas.  Se conformará un Equipo de apoyo a la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, que coordinará las actividades de preparación, ejecución y evaluación, con las siguientes responsabilidades:
 

  1. Diseñar e implementar la estrategia de información y comunicación.

  2. Diseñar e implementar la estrategia de logística.

  3. Verificar el informe social de la audiencia.

  4. Elaborar la ficha de inscripción, el listado de participantes y demás instrumentos para el cabal desarrollo de la Audiencia.

  5. Hacer entrega de los formatos de inscripción de participantes y de evaluación de la Audiencia.

  6. Llevar el registro de las opiniones, quejas y/o denuncias presentadas.

  7. Recolectar y procesar la evaluación de los ciudadanos sobre el desarrollo de la audiencia pública.

  8. Evaluar los aspectos correspondientes al desarrollo de la Audiencia y presentar a la Dirección las propuestas de mejora.

 
El Grupo Interno de Apoyo para la de Rendición de Cuentas de la Universidad del Cauca estará integrado por:
 

  1. El Secretario General

  2. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

  3. El Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno

  4. El Profesional Especializado responsable de la División de Comunicaciones

  5. El Profesional Especializado responsable de la División de Sistemas
     

Este grupo estará coordinado por el/la Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y la Secretaría será ejercida por un Profesional de la misma Dependencia.
 
El Grupo Interno de Apoyo a la Rendición de Cuentas a la Ciudadanía, definirá los aspectos de:
 

  1. Establecimiento del Plan de trabajo.

  2. Fechas y periodicidad de las reuniones de trabajo.

  3. Difusión de la Audiencia Pública.

  4. Términos y contenido de la Convocatoria para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas.

  5. Criterios de selección e invitación de los participantes.

  6. Mecanismos e instrumentos de recopilación, procesamiento y consolidación necesarios para elaborar el documento de Rendición de Cuentas y Audiencia Pública.

  7. Metodología y desarrollo de la Audiencia Pública.

  8. Temáticas a tratar en la Rendición de Cuentas para la Audiencia Pública.

  9. Evaluación y retroalimentación de la Audiencia Pública.

  10. Propuesta de Mejoramiento de la Rendición de Cuentas en la Audiencia Pública.


Artículo 9. De la Convocatoria.  La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía se llevará a cabo con una periodicidad anual, y su organización estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación de la Universidad del Cauca y las demás instancias designadas por el Rector. Para facilitar el conocimiento de la ciudadanía en general, la convocatoria será difundida a través de diferentes medios de comunicación de que dispone la Universidad, y por un medio escrito de circulación nacional.

Artículo 10. De la Divulgación.  La Universidad divulgará en su página WEB institucional, y se utilizarán los diversos medios de comunicación en la información sobre todo lo relacionado con la Audiencia Pública, informes, documentos y orientaciones que el ciudadano y la comunidad universitaria requieren para su efectiva participación.

Artículo 11. Inscripción para Intervenciones.  El Ciudadano, las Organizaciones de la Sociedad Civil y la Comunidad Universitaria podrán intervenir en la Audiencia Pública bajo los siguientes parámetros:
 

  1. Inscripción y radicación de la propuesta es la Ventanilla Única de la Universidad del Cauca en horario de atención de 8:00 a.m. a 11:00 am y de 2.00 p.m. a 4.30 p.m. de los días hábiles.

 

  1. El documento que fundamentará la intervención debe presentarse íntegramente por el interesado con un mínimo de 8 días calendario de antelación a la fecha de realización de la Audiencia. Las participaciones que no requiera la utilización de documentos anexos se podrán formalizar a través de la inscripción por internet a través de la página WEB de Unicauca en el enlace Audiencia pública: www.unicauca.edu.co

 

  1. Para las intervenciones se debe diligenciar el formato de inscripciones disponible en la página WEB de la Universidad: www.unicauca.edu.co el cual se podrá imprimir si la inscripción se hace en físico. El formato se muestra en el presente reglamento en el Anexo No 1.

 
Artículo 12. Forma de Presentación de las Intervenciones.  Las intervenciones se formalizarán y remitirán con el formato de inscripción impreso, escrito en idioma español, en computador o en forma manuscrita, y de ser necesario irá acompañado del respectivo sustento físico o en medio magnético.
 
Artículo 13. Contenido de la Propuesta.  La propuesta presentada debe contener la información requerida por la hoja de inscripción
 
a. Lugar de la Audiencia.
b. Fecha de presentación.
c. Datos de quien presenta la propuesta.
d. Dirección.
e. Teléfono y correo electrónico.
f. Tema de la intervención, recomendación, observación o sugerencia.
g. Descripción breve de la intervención, recomendación, observación o sugerencia.
h. Relación de documentos adjuntos a la propuesta.
i. Nombre y firma de quien hace la propuesta.
 
Las propuestas de intervención versarán cada año exclusivamente sobre el Informe de Gestión que presente el Rector de la Universidad, y los elementos de juicio que aporten serán un insumo para la elaboración del Plan de Desarrollo Institucional de la Universidad.
 
Artículo 14. Comité de Selección y Evaluación de las Intervenciones, Integrantes y Funciones.Corresponde a la Dirección Universitaria la selección y evaluación de las intervenciones para la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, Comité conformado por:
 

  1. Rector

  2. Vicerrector Académico

  3. Vicerrector Administrativo

  4. Vicerrector de Investigaciones

  5. Vicerrector de Cultura y Bienestar

  6. Secretario General

  7. Jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica

  8. Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

  9. Jefe Oficina Asesora de Control Interno

 
Son funciones del Comité:
 

  1. Clasificar las intervenciones de acuerdo con los ejes estratégicos institucionales.

  2. Evaluar las propuestas, ya clasificadas, en la Matriz de evaluación. Anexo No 2.

  3. Seleccionar las intervenciones para la Audiencia.

  4. Designar a los funcionarios responsables la respuesta de acuerdo la responsabilidad en la temática.

  5. Revisar y verificar la pertinencia de la respuesta de los Directivos en la atención de las intervenciones.

 
Artículo 15. Selección, Respuesta y Evaluación de las Intervenciones.  A efecto de la selección objetiva de las intervenciones que se considerarán en la Audiencia Pública, se tendrán en cuenta los siguientes criterios:
 
a. Cumplimiento de los requisitos de participación de propuesta.
b. Pertinencia de las intervenciones con respecto al tema objeto de la Audiencia.
c. Orden de radicación o recepción de las propuestas.
 
En la Audiencia Pública, y durante el tiempo estipulado se abordarán en orden de radicación o recepción de las propuestas los temas seleccionados, en tanto que las intervenciones que no alcancen a resolver por efecto del tiempo, se responderán haciendo uso de la página WEB de la Institución link www.unicauca.edu.co dentro de los 30 días posteriores a la realización del evento.
 

III. DESARROLLO

 
Artículo 16. De los Espacios de Intervención el  Día de la Audiencia Pública de la Universidad.Se destinará un espacio de participación en la Audiencia Pública, para quienes manifiesten la voluntad de participar, bajo las siguientes condiciones:
 
a. Diligenciamiento del formato para la inscripción de intervenciones que le será entregado en la Audiencia Pública, y su depósito en la urna que se dispondrá para el efecto.
 
b. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación clasificará y elegirá las intervenciones inscritas durante la Audiencia, las cuales serán entregadas al Rector para su resolución directa o la asignación al funcionario que las resolverá.
 
c. Se permiten intervenciones verbales de tres (3) minutos, para complementar o aclarar los aspectos necesarios, y que tiendan a concretar una respuesta a la intervención debidamente inscrita.
 
La Universidad podrá responder las preguntas que queden sin solución durante la Audiencia Pública, haciendo uso de la página WEB de la Institución link www.unicauca.edu.co dentro de los 30 días posteriores a la realización del evento.
 
Artículo 17. De las Funciones del Moderador.  La Audiencia Pública de Rendición de Cuentas contará con un moderador que cumplirá las siguientes funciones:
 

  • Presentar la agenda de la jornada y el reglamento para su ejecución.

  • Verificar el cumplimiento de los tiempos establecidos para cada actividad de la Audiencia en garantía de su cabal desarrollo.

  • Llevar a cabo el control del tiempo en las intervenciones verbales.

  • Garantizar la fluidez en las intervenciones, evitando que la Audiencia se convierta en un debate.

  • Asegurar que las intervenciones verbales versen sobre las propuestas inscritas

 
Artículo 18. De la Evaluación del Desarrollo de la Audiencia Pública por parte de los Asistentes.  La Universidad del Cauca aplicará un instrumento que consigne la percepción de los asistentes sobre el desarrollo de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, identificando tanto sus fortalezas como los aspectos débiles y sus causas para implementar las acciones de mejoramiento. Dicho instrumento se entregará a cada asistente, y se recogerá durante el término establecido para el cierre de la audiencia pública.
 
Artículo 19. Registro y Participación de Asistentes.Se llevará un registro de asistencia a la Audiencia Pública, conformado por la firma de los participantes impuesta, a quienes a la entrada del recinto se entregará el formato de evaluación del evento, y los documentos que se consideren indispensables.
 
Artículo 20. Medidas de Seguridad.  La Universidad se reserva el derecho de adoptar los mecanismos que considere necesarios para mantener el orden y la seguridad de las personas y bienes durante la celebración de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas, para lo cual, entre otros aspectos:
 

  1. No permitirá el acceso de personas en estado de alicoramiento o bajo la influencia de sustancias tóxicas.

 

  1. Se ordenará el retiro de quien intente perturbar el normal desarrollo antes o durante de la Audiencia Pública.

 
Artículo 21. Instalación de la Audiencia Pública.  El acto democrático de la Audiencia Pública de Rendición de Cuentas a la Ciudadanía se inicia con la instalación de la misma a cargo de Rector de la Universidad del Cauca y será acompañada por una Mesa Directiva definida previamente.
 
Podrán participar como testigos del evento algunos organismos invitados como la Contraloría General de la Republica, Universidades, Oficinas de Control Interno, Ciudadanos, Personerías, Procuraduría, Fiscalía, Medios de Comunicación y quien dentro de este orden quiera participar dando cumplimiento al presente reglamento.
 
La audiencia pública quedará instalada con los participantes presentes a la hora convocada y con la presencia de los miembros de la mesa principal.
 
Artículo 22. Contenido de la Audiencia Pública y Tiempo Máximo para cada Intervención. Anualmente el Grupo Interno de Apoyo a la Rendición de cuentas realizará la propuesta de contenido de la Audiencia pública y estipulará el tiempo máximo para cada intervención lo que deberá garantizar el correcto desarrollo de la reunión.
 
La propuesta debe determinar anualmente de manera precisa el tiempo necesario para que cada participante realice su presentación de manera efectiva, dejando claro entre otros:
 

  1. Tiempo establecido para la apertura de la Audiencia pública.

  2. Tiempo establecido para la presentación del informe de rendición de cuentas.

  3. Tiempo de Receso.

  4. Tiempo establecido para dar respuesta a las intervenciones, observaciones, recomendaciones o sugerencias, realizadas por los ciudadanos y comunidad universitaria, previamente inscritas en la Oficina de Gestión de Documentos y con documentos radicados.

  5. Tiempo establecido para dar respuestas a las intervenciones y preguntas presentadas el día de la Audiencia.

  6. Tiempo establecido para el cierre y conclusiones de la Audiencia Pública.

 
Artículo 23. Fecha de Realización de la Audiencia Pública.  La audiencia se realizarán según lo estipulado en el manual único de rendición de cuentas conforme a los plazos que fije la ley para ello,  entre el 1 de enero al 31 de mayo de cada año, o la fecha que la Universidad  determine conveniente para ello. Se fijara fecha hora y lugar, y se publicará por medio de circular informativa.
 
Artículo 24. Cierre y Evaluación de la Audiencia. Para el cierre el día de la audiencia pública el Jefe de la Oficina de Control Interno de la Universidad del Cauca presentará una síntesis con las conclusiones más relevantes de la misma.
 
Y, dando cumplimiento a la función de evaluador independiente emitirá un concepto sobre el desarrollo de la Audiencia Pública 35 días después de trascurrido el evento.
 
El Rector y el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación harán público un informe, describiendo brevemente el proceso, los logros, las dificultades y observaciones relevantes encontradas en el desarrollo de la audiencia, resultados de la encuesta de evaluación y análisis global frente al consolidado de las intervenciones que presenten los ciudadanos en un lapso de tiempo no mayor a los 30 días finalizada la audiencia.
 
Artículo 25. Formatos Anexos.Los formatos anexos sobre inscripción de intervenciones y de evaluación de la audiencia pública se entienden incorporados como parte integrante del presente Reglamento.
 
Artículo 26. Vigencia.La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
 
Artículo 27. Dejar sin efectos la resolución a la Resolución R - 929 de 2010 y la Resolución R - 239 del 12 de abril de 2011.
 

Comuníquese, Publíquese y Cúmplase

 
Dada en Popayán a los siete (07) días del mes de marzo de 2018.
 
 
JOSÉ LUIS DIAGO FRANCO
Rector

 

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