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Noviembre 17 / 2020
Circular de la Vicerrectoría Administrativa sobre cronograma de cierre financiero y administrativo vigencia fiscal 2020
Número del documento: 5-22.1/ 00Emitido por: Vicerrectoría Administrativa
Dirigido a: Comunidad universitaria
DE: VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA
PARA: TODAS LAS DEPENDENCIAS UNIVERSITARIAS.ASUNTO: CRONOGRAMA CIERRE FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO VIGENCIA FISCAL 2020.
En el marco de los parámetros establecidos en el Acuerdo N° 051 de 2007, Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca y en aras de garantizar un apropiado cierre financiero y administrativo para la vigencia 2020, buscando la culminación de actividades en materia presupuestal, contractual, tesoral y de gestión de bienes, se informa a la comunidad universitaria que las fechas establecidas en el presente documento son de obligatorio cumplimiento, a fin de asegurar la entrega de información a los diferentes entes de control y apertura oportuna de la ejecución de la vigencia 2021.
- GENERALIDADES
1.- Entiéndase como cierre de vigencia el cese de todas las operaciones del presupuesto, Contratación, tesorería, almacén, inventarios, nomina, reconocimiento contable de legalizaciones y demás actividades que afecten la operación financiera de la Universidad.
2. – El incumplimiento de las disposiciones contenidas en el Capítulo IX, Ejecución presupuestal,artículos 26, 27 y 28, del Acuerdo Superior N° 051 de 2007, generará responsabilidad disciplinaria y fiscal, para el funcionario.
3.- El presente cronograma tiene efectos para todas las Unidades Administrativas y Académicas de la Universidad del Cauca, en razón a que la información producto del cierre presupuestal, contable y financiero es la fuente a partir de la cual se presentan informes, estados financieros y reportes ante las entidades de Control. Las deficiencias, inconsistencias y reprocesos que afecten la calidad y razonabilidad en la obtención de esta información será responsabilidad de quienes la hayan originado y revisado, motivo por el cual deberán responder ante los entes de control con las implicaciones las mismas conlleven.
4.- El funcionario que no aporte los documentos pertinentes para adelantar los trámites dentro de los plazos establecidos en el presente cronograma y ante la Vicerrectoría Administrativa, será responsable del pago ante el beneficiario sin perjuicio de la responsabilidad que tratan el Estatuto Financiero y Presupuestal y, el Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca
II. CRONOGRAMA:
El siguiente es el cronograma para el cierre fiscal de la vigencia 2020.
| ACTIVIDAD | Fecha límite para trámite | |
| 1 | CIERRE PRESUPUESTAL Y ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS | |
| 1.1 | Solicitud de traslados presupuestales. | Jueves, 19 de noviembre de 2020 |
| 1.2 | Recepción de solicitudes de Certificados de Disponibilidad Presupuestal para tramites contractuales y demás compromisos institucionales adquirir. | Viernes, 20 de noviembre de 2020 |
| 1.3 | Recepción de solicitudes de trámite para adición, modificación, prorroga y suspensión de contratos ante la Vicerrectoría Administrativa. | Viernes, 20 de noviembre de 2020 |
| 1.4 | Elaboración de ordenes contractuales, adiciones, modificaciones, prorrogas y suspensiones de contratos. | Lunes, 30 de noviembre de 2020 |
| 1.5 | Recepción de Certificados para pago de Monitorias ante Vicerrectoría Administrativa | Lunes, 14 de diciembre de 2020 |
| 1.6 | Expedición de Registros de Disponibilidad Presupuestal. | Viernes, 04 de diciembre de 2020 |
| 1.7 | Reconocimiento puntos académicos a docentes. | Miércoles, 25 de noviembre de 2020 |
| 1.8 | Envió Resolución de reconocimiento de puntos académicos ante la División de Gestión del Talento Humano. | Viernes, 27 de noviembre de 2020 |
| 1.9 | Remisión de nómina y descuentos del mes de diciembre de 2020 ante la División de Gestión Financiera. | Miércoles, 16 de diciembre de 2020 |
| 1.10 | Remisión aportes de nómina mes de diciembre de 2020 ante la División de Gestión Financiera. | Viernes, 18 de diciembre de 2020 |
| 1.11 | Recepción de solicitudes de anulación de Certificados de Disponibilidad Presupuestal ante la Vicerrectoría Administrativa | Viernes, 11 de diciembre de 2020 |
| 1.12 | Recepción de solicitudes de Reservas presupuestales ante la Vicerrectoría Administrativa. | Viernes, 11 de diciembre de 2020 |
| 2 | CIERRE DE AVANCES | |
| 2.1 | Recepción de solicitudes de avance por cualquier concepto. | Lunes, 30 de noviembre de 2020 |
| 2.2 | Reconocimiento de viáticos y gastos de viaje por comisión de servicios. | |
| 2.3 | Recepción de documentos soportes de legalización de avances por todo concepto. | Viernes, 18 de diciembre de 2020 |
| 3 | CIERRE ADQUISICIONES E INVENTARIOS | |
| 3.1 | Recepción de solicitudes para la adquisiciones de bienes (equipos e insumos). | Viernes, 20 de noviembre de 2020 |
| 3.2 | Recepción de bienes adquiridos por parte del Área de adquisiciones e Inventarios. | Viernes, 11 de diciembre de 2020 |
| 3.3 | Entrega de bienes a las Dependencias universitarias por el Área de adquisiciones e Inventarios. | Viernes, 18 de diciembre de 2020 |
| 3.4 | Entrega de Notas de Alta con recibo a satisfacción, por parte de la División de Servicios Administrativos – Área de Adquisiciones e Inventarios ante la División de Gestión Financiera. | Lunes, 14 de diciembre de 2020 |
| 4 | CIERRE TESORERIA | |
| 4.1 | Recepción de documentos para tramite de pago en la vigencia 2020 (Certificaciones de pago y liquidación de órdenes de prestación de servicios y/contratos, órdenes de compra y contratos por adquisición de bienes, facturas, certificaciones, constancias, entre otros. ) | Lunes, 14 de diciembre de 2020 |
| 4.2 | Solicitudes de pago de Servicios Públicos correspondiente a los meses de noviembre y diciembre. | Lunes, 14 de diciembre de 2020 |
Universitariamente,
CIELO PEREZ SOLANO
Vicerrectora Administrativa
Proyectó: Lina Trochez, Contratista Vicerrectoría Administrativa.
Avaló: Sonia Casanova, Coordinadora Área de Adquisiciones e Inventarios.
Otilia Solarte, Profesional Universitario, Área de Presupuesto.
Jose Reymir Ojeda, Jefe División de Gestión Financiera.
Fredy Martínez, Tesorero.
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